Manter o andamento de atividades mesmo com a perda de um colaborador é a chave pode ser a chave para o sucesso de uma empresa. Em tempos de desafios na retenção de talentos, a tecnologia surge como aliada para evitar a falta de histórico de dados no dia a dia de trabalho

O cenário é familiar para a maioria dos gestores: o desligamento de um profissional com anos de empresa ou em um cargo estratégico é suficiente para que uma série de informações se percam. Contatos de clientes, histórico de negociações e até mesmo contratos podem sair do negócio junto com o colaborador.

Evitar esse problema tão recorrente é a função da gestão do conhecimento. O termo, já conhecido por muitos – mas praticado por poucos – diz respeito a uma série de ações que garantem à empresa a certeza de que os dados relacionados ao seu negócio estão registrados em um ambiente confiável. Não depender de uma única pessoa para tocar as atividades, ou não ficar preso a um e-mail que acaba se perdendo.

De acordo com Marco Aurélio Neuwiem, gerente comercial da Ellevo, não há maneira confiável de se implantar gestão do conhecimento sem uso de tecnologia. “Em pleno século XXI, com a evolução rápida de processos e serviços, não ter um histórico dos dados e ações resulta não só em perda de tempo, mas de clientes e de oportunidades. Muitas empresas ainda confiam apenas no boca a boca, atas de reunião que nunca ficam armazenadas em um local de fácil acesso, ou e-mails que podem ser apagados ou perdidos. Enquanto isso, quem se destaca está partindo para a nuvem e garantindo segurança de dados em plataformas desenvolvidas com este propósito”, explica.

O executivo cita como exemplo a rotina da empresa, que utiliza a Plataforma Ellevo, voltada para a gestão de atendimentos, processos e serviços, no controle das atividades. “Nenhuma informação se perde porque cada passo fica registrado. Sabemos o que foi feito ou não e por qual motivo, quem foi o profissional envolvido e todo o histórico de negociação. Não é apenas a gestão do conhecimento para fazer o negócio girar, independentemente da equipe envolvida, mas também a certeza de que estamos entregando o que foi acordado e que podemos resolver qualquer questão que venha a surgir futuramente. Basta consultar as tarefas cadastradas na plataforma, que é hospedada na nuvem. Acesso de qualquer lugar, de forma segura, reduzindo a zero a perda de informações ou o retrabalho por conta da falta desse histórico”, exemplifica.

Gestão proativa é diferencial

De acordo com um levantamento da consultoria global Deloitte, já é claro para grande parte dos gestores que é preciso atuar de forma proativa na gestão do conhecimento. Para 80% dos empresários ouvidos na pesquisa, gerir a informação da maneira correta traz vantagem competitiva e adiciona valor ao negócio.

“Isso significa que, ao ter os dados em ambiente compartilhado e seguro, mais de uma área da empresa pode atuar sobre ele. É a oportunidade de oferecer ao cliente uma solução para um desafio que ele relatou em determinado momento e que agora se encaixe à realidade dele. Ou entregar antes do prazo os projetos acordados, graças ao acompanhamento do trabalho realizado ao longo do percurso. Gerir o conhecimento se tornou, sem dúvidas, um pilar de sustentação para a competitividade desse novo momento econômico que vivemos”, conclui Marco.