GRFGTS: Conheça a nova guia de recolhimento e como isso afeta a sua empresa

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Confira as novas guias de recolhimento, prazos e o que gera de mudanças para sua empresa.

Se manter em dia com os deveres tributários pode parecer confuso, principalmente com as constantes mudanças nas leis. Com o objetivo de tornar o trabalho de profissionais de Recursos Humanos mais simples e aumentar o controle do governo sobre os tributos nacionais surgiu o GRFGTS, nova guia de recolhimento do FGTS.

Essa guia promete simplificar as obrigações relativas ao imposto e será implantada gradativamente durante o ano de 2019. Por isso, ainda não é obrigatória para grande parte das empresas. Você já conhece o GRFGTS? Neste artigo, explicaremos o que é a nova guia e como ela afeta a sua empresa.

Antes, porém, vamos explicar o que é o eSocial. Todas as adequações da nova guia surgiram para acompanhar esse sistema, por isso é importante compreendê-lo em primeiro lugar.

O que é eSocial

eSocial é o novo sistema online de escrituração fiscal previdenciária e trabalhista. Ele foi criado em 2018 para facilitar o trabalho dos profissionais de contabilidade, unificando o envio de informações pelo empregador sobre os trabalhadores.

Assim, o sistema reúne informações da área trabalhista, como as que vêm de declarações como RAIS, GFIP, SEFID e CAGED, em um mesmo local. A transição para o sistema também acontece de forma gradual. Como é necessário usar o eSocial para aderir ao GRFGTS, é muito importante que os profissionais de Recursos Humanos conheçam bem o sistema.

O que é GRFGTS

Com o surgimento do eSocial, foi necessário fazer algumas alterações nas obrigações acessórias. Por isso foi criado o GRFGTS, nova Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. Ela é gerada a partir das informações prestadas pelo empregador sobre os seus colaboradores para que a empresa cumpra suas obrigações legais relativas ao FGTS.

A nova guia, bem como as novas formas de tributação, veio para simplificar a rotina fiscal das empresas, permitindo que elas cadastrem as informações sobre os trabalhadores em um único lugar, uma só vez, acabando com o retrabalho. Assim, unifica as antigas GRF (Guia Recolhimento FGTS) e GRRF (Guia Recolhimento Rescisório FGTS).

Conheça as novas guias de recolhimento

Agora que você já sabe o que é a GRFGTS, é importante conhecer as duas modalidades em que ela virá: regular e rescisória — as duas permitem que as informações sejam unificadas.

A guia da modalidade regular é gerada mensalmente, à medida que o empregador declara informações sobre a remuneração do trabalhador no eSocial.

Ela pode ser utilizada por todas as pessoas físicas e jurídicas sujeitas ao recolhimento do

FGTS e pode ser emitida de duas formas: automaticamente, de acordo com o fechamento dos Eventos Periódicos, ou em uma data limite previamente estipulada; a qualquer momento, desde que o empregador a solicite por meio de Folha de Pagamento ou transação na internet.

guia rescisória, por sua vez, é gerada em caso de desligamento, quando há indenização ou multa por rescisão de contrato. A emissão da guia deve ser solicitada pelos trabalhadores pela internet.

Prazos para a Implantação da GRFGTS

Como mencionado, a implantação da GRFGTS acontecerá de forma gradativa. Em fevereiro deste ano a guia entrou em vigor apenas para um grupo de empresas — que têm o faturamento superior a R$78 milhões. No entanto, o limite para que essas organizações comecem a utilizar o novo modelo foi alterado para o dia 31 de julho de 2019.

Para fazer a implantação do sistema, a receita federal dividiu as empresas em 4 grupos, de acordo com o faturamento anual das organizações.

  • Grupo 1: empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões. Para essas organizações o limite para aderir ao GRFGTS ainda não foi divulgado. Por enquanto, a adoção do guia é facultativa.
  • Grupo 2: empresas com faturamento anual de até R$78 milhões em 2016 — não devem ser optantes pelo Simples Nacional. O prazo para utilizar a guia ainda não foi divulgado.
  • Grupo 3: empregadores pessoa física (exceto doméstico) ou optantes pelo Simples Nacional, produtor rural pessoa física e entidades sem fins lucrativos. Esse grupo ainda não tem definição de data limite.
  • Grupo 4: organizações internacionais e administrações públicas. O grupo ainda não tem data definida para adotar a guia.

Acompanhe as notícias da CAIXA para garantir que a sua organização está agindo de acordo com o cronograma. O prazo do primeiro grupo foi alterado, portanto pode ser que novas alterações também aconteçam para os outros grupos.

O que muda para a sua empresa

A unificação das antigas GRF e GRRF altera também a forma de consultar e enviar as informações. O sistema SEFIP —Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social — e o GRRF deixam de ser usados. Com a implementação do GRFGTS, as novas guias serão geradas pelo eSocial.

Apesar das mudanças trazidas pela nova guia e da diferença de prazos para cada grupo, o prazo para o recolhimento do Fundo de Garantia permanece o mesmo. O FGTS mensal deve ser recolhido até o dia 7 do mês posterior e o FGTS rescisório deve ser recolhido em até 10 dias após a data do desligamento.

As regras também não mudam caso o recolhimento não seja feito de forma correta. Empregadores que não cumprirem as regras nesse sentido podem ser penalizados com multas pelo Ministério do Trabalho.

Grandes empresas e organizações que não fazem parte do Simples Nacional precisão de certificado digital para conseguir utilizar a GRFGTS. Esse certificado — em padrão ICP-Brasil — deve ser credenciado ao Instituto Nacional de tecnologia da Informação (ITI) para ser emitido por uma autoridade certificadora.

Empreendedores individuais, micro e pequenas empresas não precisarão do certificado e poderão usar o sistema após fazer um cadastro em que receberão um login e uma senha.

Agora você já conhece o GRFGTS e sabe quais mudanças a guia trará para a rotina fiscal das organizações. Veja o grupo em que a sua empresa se enquadra, o cronograma de implantação e acompanhe as notícias da Caixa federal sobre o assunto para garantir que o seu negócio está dentro dos prazos estipulados e de acordo com as novas normas.

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Como já sabemos, o eSocial traz muitas informações importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de entrega.

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