Os contadores são os principais responsáveis por ajudar pequenas empresas a lidarem com as atuais incertezas presentes em todos os setores da economia.

As informações dadas às empresas que atendem são essenciais para a manutenção de um fluxo de caixa resiliente.

Compreender a movimentação de caixa das pequenas empresas é fundamental para tomar decisões bem-informadas. Criamos este guia para ajudar você a avaliar a situação financeira de seus clientes e ajudá-los a atingir e manter um fluxo de caixa positivo.

Ferramentas de previsão, combinadas às boas práticas do setor e informações sobre os recursos do governo, darão a você uma gama de opções para ajudar seus clientes a manterem o caixa positivo nos próximos três meses.

Identificando os clientes que mais precisam de ajuda

Elaborando uma previsão de fluxo de caixa 

Maximizando o fluxo de caixa

Estando sempre à frente

Gerando relatórios no QuickBooks

Este conteúdo é fundamentalmente informativo e não deve ser tido como conselho fiscal, contábil ou jurídico nem como um substituto para a obtenção de tais conselhos. Informações adicionais e exceções podem ser aplicadas.

As leis aplicáveis podem variar de acordo com o estado e a localidade. Não é dada nenhuma garantia de que essas informações tenham abrangência total em sua cobertura ou sejam ideais para lidar com situações específicas de cada cliente.

A Intuit Inc. não tem nenhuma responsabilidade pela atualização ou revisão de qualquer informação aqui apresentada. Além disso, as informações fornecidas não devem funcionar como substituição a pesquisas independentes.

A Intuit Inc. não garante que este material continuará sendo preciso ou não conterá nenhum erro quando publicado. Os leitores devem conferir as informações antes de confiar total e exclusivamente nelas.

Identificando os clientes que mais precisam de ajuda 

Alguns de nossos clientes precisarão de mais ajuda do que outros – e alguns deles terão mais urgência. Existem atitudes que você pode tomar para avaliar quais clientes precisam de sua atenção imediata.

Assim, será mais fácil criar um plano de ação para realizar seu trabalho e dar suporte a seus clientes durante os meses de incerteza.

A atual volatilidade econômica afeta os clientes de diferentes formas, dependendo, em grande parte, do setor em que atuam e da quantidade de funcionários que possuem.

Diversos setores estão enfrentando desafios significativos, incluindo os de alimentação, varejo, automotivo e muitos outros baseados em serviços. Priorizar os clientes com base no tipo de negócio pode ajudar você a gerenciar sua estratégia de divulgação.

Conforme segue fazendo contato com eles, você pode reafirmar que está por dentro das constantes mudanças e que possui as informações necessárias para ajudá-los a tomar as melhores decisões.

Veja um modelo de e-mail 

[Nota sobre identificação de clientes]

Este conteúdo é fundamentalmente informativo e não deve ser tido como conselho fiscal, contábil ou jurídico nem como um substituto para a obtenção de tais conselhos. Informações adicionais e exceções podem ser aplicadas. As leis aplicáveis podem variar de acordo com o estado e a localidade. Não é dada nenhuma garantia de que essas informações tenham abrangência total em sua cobertura ou sejam ideais para lidar com situações específicas de cada cliente. A Intuit Inc. não tem nenhuma responsabilidade pela atualização ou revisão de qualquer informação aqui apresentada. Além disso, as informações fornecidas não devem funcionar como substituição a pesquisas independentes. A Intuit Inc. não garante que este material continuará sendo preciso ou não conterá nenhum erro quando publicado. Os leitores devem conferir as informações antes de confiar total e exclusivamente nelas.

Elaborando uma previsão de fluxo de caixa 

Antes de aconselhar seus clientes para que se adaptem a essas condições instáveis, você precisa ter uma imagem clara da atual situação dos negócios. Uma previsão de fluxo de caixa ajuda você a determinar por quanto tempo os clientes podem manter as operações da empresa, de acordo com os padrões típicos de entrada e saída de recursos.

Você pode usar a previsão como uma ferramenta de planejamento para avaliar os possíveis cenários, com base em potenciais ajustes nas receitas e despesas. Crie um plano de três meses, com o objetivo de manter o caixa de seus clientes positivo.

Nós elaboramos um planejamento de fluxo de caixa que pode ser útil. Você pode fazer uma cópia desse documento nesta planilha no Google Docs.

Antes de começar, certifique-se de que a conciliação das transações tenha sido feita e que os livros contábeis estejam ajustados. Para elaborar a previsão, você precisará dos dados de alguns relatórios do QuickBooks.

  • Gere um relatório com o resultado do exercício dos três últimos meses para entender os lucros e despesas médios de cada mês. Para o lucro, foque nas principais fontes de receita. Para as despesas, dê atenção especial aos gastos com marketing, folha de pagamento, aluguel e seguros. 
  • Gere o relatório de faturas em aberto para que você possa ver fontes antecipadas de dinheiro. 
  • Gere o relatório de faturas não pagas para identificar saídas de recursos no curto prazo. 

[Nota sobre a elaboração da previsão]

Este conteúdo é fundamentalmente informativo e não deve ser tido como conselho fiscal, contábil ou jurídico nem como um substituto para a obtenção de tais conselhos. Informações adicionais e exceções podem ser aplicadas. As leis aplicáveis podem variar de acordo com o estado e a localidade. Não é dada nenhuma garantia de que essas informações tenham abrangência total em sua cobertura ou sejam ideais para lidar com situações específicas de cada cliente. A Intuit Inc. não tem nenhuma responsabilidade pela atualização ou revisão de qualquer informação aqui apresentada. Além disso, as informações fornecidas não devem funcionar como substituição a pesquisas independentes. A Intuit Inc. não garante que este material continuará sendo preciso ou não conterá nenhum erro quando publicado. Os leitores devem conferir as informações antes de confiar total e exclusivamente nelas.

Maximizando o fluxo de caixa

Após analisar a situação financeira atual e elaborar uma previsão, você pode focar em ajudar seus clientes a definirem o melhor método de gerenciamento do fluxo de caixa.

Provavelmente, será preciso implementar uma combinação de abordagens para aumentar os recebimentos e diminuir os gastos.

Assim como fez com a previsão, você deve usar os dados dos principais relatórios do QuickBooks para encontrar os planos de ação mais recomendados. 

Aumente as receitas

Encontrar novos fluxos de receita e acelerar os já existentes pode ajudar os clientes a obterem uma injeção de recursos que pode ser usada imediatamente para garantir a continuação dos negócios.

Agilize o recebimento de contas 

O QuickBooks oferece diversos relatórios para ajudar você a identificar os clientes que possuem saldos em aberto e aqueles que têm as maiores dívidas.

Você e seus clientes podem escolher como gerenciar essas contas para aumentar o valor disponível em caixa.

Para ver quais são os clientes com mais dívidas, use o relatório Faturas em aberto

Para um detalhamento de quanto cada cliente deve e os prazos de pagamento, verifique o relatório Detalhes do saldo por cliente.

Explore as opções de fundos de ajuda

Há muitas opções disponíveis para as empresas e organizações solicitarem empréstimos, concessões e outros fundos.

É importante que você ajude seus clientes a determinarem a elegibilidade aos principais programas governamentais de auxílio a empresas, profissionais autônomos e outras organizações.

Para informações atualizadas sobre os auxílios disponíveis, confira o site do BNDES ou acesse a página do Governo Federal. Esperamos que você desempenhe um papel importante auxiliando e aconselhando os clientes que desejem solicitar algum tipo de ajuda.

Outras ideias

Você pode trabalhar com seus clientes para implementar formas criativas de ajustar os modelos de negócios e aumentar as opções de receita. Veja algumas ideias para começar:

Reduza as despesas

Quanto menos os clientes gastarem, mais tempo suas reservas vão durar. Existem diversas estratégias que podem ajudá-los a gerenciar seus gastos, produzindo efeito imediato no fluxo de caixa.

No caso dos que trabalham com débito automático para o pagamento de contas, sugira que cancelem esse recurso até que você consiga priorizar os gastos.

Negocie valores e prazos de pagamento

Incentive seus clientes a trabalharem com fornecedores, credores e órgão públicos a fim de explorar as opções de adiamento de pagamentos ou negociação de taxas e prazos.

Use os dados dos relatórios do QuickBooks para ajudar seus clientes a definirem quem contatar primeiro. 

Dicas para a comunicação com fornecedores

Reduza as despesas fixas

Grandes despesas mensais são as mais fáceis de identificar. Diminui-las pode ter um impacto significativo no caixa disponível da empresa. 

Aluguel: Use o relatório Aluguel ou arrendamento para obter o valor médio mensal de despesas com aluguel. 

Seguro: Use o relatório Detalhes de transações por conta para visualizar as despesas mensais com seguros.

Folha de pagamento: Ajude seus clientes a avaliarem as diversas opções de gerenciamento de mão de obra. Ou confira se eles se qualificam para crédito para folha de pagamento para ajudá-los a manter seus funcionários.   

Verifique a situação atual das contas

Talvez seja mais útil começar com as contas que já estão em atraso. Os fornecedores podem ser flexíveis em relação a prazo ou capazes de trabalhar com planos de pagamento.

Para visualizar um resumo das contas vencidas e a vencer, use o relatório Faturas não pagas

Para saber quanto seu cliente deve a cada um de seus fornecedores, use o Resumo de despesas por fornecedor.

Explore as opções de adiamento de empréstimos e impostos 

Para identificar quais credores contatar para solicitar o adiamento do pagamento de empréstimos, use o relatório Detalhes das transações por conta.

Reduza os gastos secundários

Há uma ampla gama de despesas que você pode controlar. Identificar os itens não imprescindíveis – seja no curto prazo ou no geral – pode diminuir um pouco da tensão que afeta negativamente o fluxo de caixa.

Se os seus clientes usam débito automático para o pagamento de contas, sugira que cancelem esse recurso até que você consiga priorizar os gastos.

Fluxo de caixa

Despesas recorrentes

Os clientes provavelmente possuem despesas mensais ou trimestrais que não serão necessárias no curto prazo.

Talvez eles possam cancelar ou suspender assinaturas, mensalidades ou pedidos de suprimentos. Você pode ajudá-los a encontrar formas de economizar identificando padrões de transação recorrentes.

Para visualizar todas as transações de um período específico, agrupe-as por fornecedor e gere uma lista de transações por fornecedor.

Propaganda e marketing

Os orçamentos de marketing geralmente possuem alguma flexibilidade, e os clientes podem ser capazes de ajustá-los para os próximos meses.

Para visualizar os gastos médios, use o relatório Detalhes de transações por conta

Refeições e entretenimento

Sugira que os clientes minimizem os gastos nessas áreas nos próximos meses. Use o relatório Detalhes de transações por conta para visualizar o gasto médio com alimentação. 

[Notas sobre maximização de fluxo de caixa]

Os programas de ajuda são atualizados regularmente. Consulte o site do BNDES ou Governo Federal para obter as informações mais recentes. Os auxílios listados são disponibilizados a empresas localizadas no Brasil e não estão disponível em outras localidades. 

Este conteúdo é fundamentalmente informativo e não deve ser tido como conselho fiscal, contábil ou jurídico nem como um substituto para a obtenção de tais conselhos. Informações adicionais e exceções podem ser aplicadas. As leis aplicáveis podem variar de acordo com o estado e a localidade. Não é dada nenhuma garantia de que essas informações tenham abrangência total em sua cobertura ou sejam ideais para lidar com situações específicas de cada cliente. A Intuit Inc. não tem nenhuma responsabilidade pela atualização ou revisão de qualquer informação aqui apresentada. Além disso, as informações fornecidas não devem funcionar como substituição a pesquisas independentes. A Intuit Inc. não garante que este material continuará sendo preciso ou não conterá nenhum erro quando publicado. Os leitores devem conferir as informações antes de confiar total e exclusivamente nelas.

Estando sempre à frente

Na Intuit, estamos comprometidos em oferecer suporte a você e seus clientes conforme a situação da COVID-19 evolui.

Podemos observar o impacto, tanto fiscal como emocional, que a incerteza atual gera sobre os profissionais de contabilidade de todo o mundo.

Continuaremos a criar ferramentas e conteúdo para ajudar você a passar por este momento complicado.  

Veja os recursos da Intuit que podem ajudar você a dar um direcionamento adicional a seus clientes: 

Ajuda às pequenas empresas durante a COVID-19

Queremos garantir que você tenha acesso aos recursos de que precisa. Caso queira fazer algum comentário sobre este guia ou tenha ideias sobre informações adicionais que possamos oferecer, é só falar com a gente

Agradecemos os conselhos e opiniões que recebemos de alguns profissionais de contabilidade para elaborarmos este guia:
Dan Luthi, IgniteSpot Accounting
Chris Macksay, Prix Fixe Accounting
Jacob Schroeder, Ascend Consulting

[Nota sobre estar sempre à frente]

Este conteúdo é fundamentalmente informativo e não deve ser tido como conselho fiscal, contábil ou jurídico nem como um substituto para a obtenção de tais conselhos. Informações adicionais e exceções podem ser aplicadas. As leis aplicáveis podem variar de acordo com o estado e a localidade. Não é dada nenhuma garantia de que essas informações tenham abrangência total em sua cobertura ou sejam ideais para lidar com situações específicas de cada cliente. A Intuit Inc. não tem nenhuma responsabilidade pela atualização ou revisão de qualquer informação aqui apresentada. Além disso, as informações fornecidas não devem funcionar como substituição a pesquisas independentes. A Intuit Inc. não garante que este material continuará sendo preciso ou não conterá nenhum erro quando publicado. Os leitores devem conferir as informações antes de confiar total e exclusivamente nelas.

Gerando relatórios no QuickBooks

Nossos relatórios fornecem os principais dados de que você precisa para elaborar uma previsão e recomendar atitudes que seus clientes podem tomar a fim de maximizar o fluxo de caixa.

Relatório Detalhes do saldo por cliente

Contas a receber por cliente. Você pode ordenar as informações por data de vencimento para ajudar a definir quais clientes contatar primeiro.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Quem deve a você, selecione Detalhes do saldo por cliente.
  3. Selecione Gerar relatório.
  4. Selecione Classificar e escolha data de vencimento, em ordem decrescente.

Relatório Mensalidades e assinaturas

Um resumo das transações relacionadas a assinaturas e mensalidades. 

  1. Acesse Contabilidade e selecione Plano de contas.
  2. Filtre por Mensalidades e assinaturas.
  3. Selecione Gerar relatório.

Resumo de despesas por fornecedor

Despesas totais por fornecedor. Você pode ordenar as informações por total da despesa para ajudar a definir quais fornecedores contatar primeiro.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Despesas e fornecedores, selecione Resumo de despesas por fornecedor.
  3. No menu superior, selecione o período a ser visualizado. 
  4. Selecione Gerar relatório.
  5. Selecione Classificar e escolha Total em ordem decrescente.

Relatório Faturas em aberto

Faturas não pagas e encargos, com o total por cliente.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Quem deve a você, selecione Faturas em aberto.
  3. Selecione Gerar relatório.

Relatório Resultado do exercício

Receitas, despesas e lucro líquido

  1. Acesse Relatórios.
  2. Selecione Resultado do exercício.
  3. Selecione Últimos 90 dias no menu suspenso Período do relatório. Ou selecione
    Personalizado e insira um intervalo de três meses.
  4. No menu suspenso Exibir colunas por, selecione Meses.
  5. Selecione Gerar relatório

Relatório de Aluguel/Arrendamento

Resumo das despesas com aluguel/financiamento imobiliário.

  1. Acesse Contabilidade e selecione Plano de contas.
  2. Filtre por Aluguel ou Arrendamento de prédios.
  3. Selecione Gerar relatório.

Relatório Detalhes de transação por conta (seguro)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de seguros para visualizar os gastos mensais médios com seguros.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Escolha Conta de distribuição e, depois, selecione as contas de seguro apropriadas.
  5. Selecione Gerar relatório.

Relatório Detalhes de transação por conta (propaganda e marketing)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de propaganda e marketing para ver as despesas relevantes.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Escolhe Conta de distribuição e, em seguida, selecione as contas designadas a propaganda e marketing.
  5. Selecione Gerar relatório.

Relatório Detalhes de transação por conta (refeições e entretenimento)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de refeição e entretenimento para ver as despesas relevantes.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Escolha Conta de distribuição e, em seguida, selecione as contas referentes a viagens, refeições e entretenimento.
  5. Selecione Gerar relatório.

Relatório Detalhes de transação por conta (passivo)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de passivos para identificar os credores.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Escolha Conta de distribuição e, em seguida, selecione Todas as contas do passivo no menu suspenso.
  5. Escolha Fornecedor e, então, selecione os fornecedores corretos no menu suspenso.
  6. Selecione Gerar relatório.

Lista de transações por fornecedor

Transações por período de tempo, agrupadas por fornecedor. Foque nos últimos meses para ver as tendências recorrentes. 

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Despesas e fornecedores, selecione Lista de transações por fornecedor.
  3. No menu superior, selecione o período a ser visualizado. 
  4. Selecione Gerar relatório.

Relatório Faturas não pagas

As faturas não pagas, com datas de vencimento e dias em atraso.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Quem deve a você, selecione Faturas não pagas.
  3. No menu superior, selecione o período a ser visualizado. 
  4. Insira a data de vencimento.
  5. Selecione Gerar relatório.

[Nota sobre relatórios]

Este conteúdo é fundamentalmente informativo e não deve ser tido como conselho fiscal, contábil ou jurídico nem como um substituto para a obtenção de tais conselhos. Informações adicionais e exceções podem ser aplicadas. As leis aplicáveis podem variar de acordo com o estado e a localidade. Não é dada nenhuma garantia de que essas informações tenham abrangência total em sua cobertura ou sejam ideais para lidar com situações específicas de cada cliente. A Intuit Inc. não tem nenhuma responsabilidade pela atualização ou revisão de qualquer informação aqui apresentada. Além disso, as informações fornecidas não devem funcionar como substituição a pesquisas independentes. A Intuit Inc. não garante que este material continuará sendo preciso ou não conterá nenhum erro quando publicado. Os leitores devem conferir as informações antes de confiar total e exclusivamente nelas.

Fonte: Intuit QuickBooks