Guia do eSocial: Aprenda como transmitir eventos

O eSocial é uma obrigatoriedade do governo que tem desafiado negócios de todos os portes a adequarem seus processos. Desde o dia 1 de agosto, o governo liberou o acesso ao ambiente de testes do eSocial, permitindo que as empresas se preparem antes do envio obrigatório dos eventos – cuja primeira onda obrigatória começou em janeiro de 2018. O eSocial não disponibilizará ambiente de testes no formato web (com interface) como temos hoje no acesso do empregador doméstico. Para realização de testes, as empresas deverão utilizar sistemas próprios, que farão a comunicação com o eSocial via Web Service, conforme orientações para desenvolvedores na área de Produção Restrita. Muitos gestores têm nos questionado sobre o procedimento a ser executado no envio de dados e, por isso, resolvemos listar alguns esclarecimentos e orientações quanto a ambientação com termos e processos que irão enfrentar no dia a dia. A ideia é ajudar os gestores a se acostumarem com novos termos que passarão a usar e com os novos processos terão que enfrentar. Além disso, é importante compreender todas as exigências da obrigatoriedade, pois o não envio de dados de forma correta pode resultar em multas para as empresas que não se adequarem.

Guia eSocial para envio de eventos: entenda o que fazer antes de enviar os dados:

Qualificação cadastral dos colaboradores: validar informações básicas, como CPF, PIS, Data de Nascimento e o Nome completo e correto dos colaboradores vai evitar muitos problemas no momento da transição, sem contar que serve para atualizar todos os dados do quadro de funcionários da empresa. Saneamento da base de dados: os dados a serem enviados devem estar de acordo com a situação atual dos colaboradores e com as tabelas-padrões disponibilizadas pelo eSocial. Essa etapa deverá ser tratada de forma minuciosa, pois o envio de dados desatualizados ou inconsistentes, como endereço, CEP, documentos, entre outros, poderá gerar problemas futuros. Para saber mais, acesse esse conteúdo, disponibilizado no site da Senior.

Saiba quais eventos enviar primeiro:

1. S-1000: neste evento, são fornecidas as informações do empregador/contribuinte/órgão público e nossa recomendação é que os demais eventos sejam enviados apenas após a validação deste.
2. Eventos iniciais e de tabelas: são aqueles responsáveis por informações que validarão os eventos periódicos e não periódicos, utilizados como base para compor informações dos outros eventos do eSocial, como o S-1010, S-1020, S-1030, s-1050 entre outros. Nesse momento, caso existam divergências entre a base de dados do cliente e o esperado pelo ambiente do governo, o usuário deverá providenciar os ajustes necessários antes de dar continuidade no processo de envio dos demais eventos.
3. S-2200: este evento refere-se ao Cadastramento Inicial do Vínculo, levando ao ambiente os dados relacionados ao cadastro e admissão do colaborador. As informações prestadas nesse evento servem de base para construção do “Registro de Eventos Trabalhistas” – RET, que será utilizado para validação dos eventos de folha de pagamento e demais eventos enviados posteriormente.
4. Demais eventos não periódicos: Uma vez informado o cadastro inicial do colaborador, todos os demais eventos vinculados a esse, poderão ser enviados, completando assim as informações relacionados a vida laboral do mesmo, tais como S-2206, S-2230, S-2250, entre outros, podem ser enviados.
5. Eventos periódicos: uma vez que a base de dados relacionada aos colaboradores, as empresas poderão enviar as informações doe eventos periódicos que dizem respeito ao cálculo da folha de pagamento e servirão de base para a apuração dos encargos a serem recolhidos posteriormente.
6. S-1299: este evento tem por finalidade informar o encerramento da transmissão dos eventos periódicos em determinado período de apuração.
7. S-1295: este evento foi criado como solução de contingência para o caso de a empresa não conseguir fazer o fechamento dos eventos periódicos.
8. Eventos totalizadores: após o envio dos eventos periódicos, ocorrem os eventos totalizadores S-5001, S-5002, S-5011, S-5012 que são os de retorno ao contribuinte e permitem a conferência de encargos.

A execução dessas etapas poderá ajudar no processo de envio dos eventos, mas cabe a cada gestor identificar as necessidades de acordo com a realidade existente.

Por isso, atenção aos passos do eSocial:

• Procure manter seu sistema sempre atualizado. Dessa forma, é possível garantir o completo preenchimento das informações e a correta geração dos dados a serem enviados nos eventos do eSocial.
• O acesso ao eSocial poderá ocorrer via Certificado Digital (CD) – uma assinatura com validade jurídica que funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. O CD pode ser solicitado no site das Autoridades Certificadoras e os tipos mais comercializados são o A1 (tem validade de um ano e é armazenado no computador) e o A3 (tem validade de até 5 nos, sendo armazenado em cartão ou token criptográfico). Para a emissão do CD, é necessário que um gestor da empresa solicitante vá pessoalmente a uma autoridade de Registro da Autoridade Certificadora para validar os dados preenchidos na solicitação. Clientes da Senior precisam de um Certificado Digital válido do tipo A1 para atender o eSocial.

Recapitulando o passo a passo:  O envio dos eventos não é uma tarefa complexa, mas exige atenção e muito cuidado. Por isso, revise os principais passos abaixo e garanta compliance total para sua empresa. Conteúdo via Senior