Já afirmo de primeira: não há dificuldade em se verificar a incidência, ou não, do imposto no reembolso de despesas, mas tudo dependerá da situação.

A maioria dos escritórios de contabilidade, ao serem perguntados sobre tal questão, respondem afirmativamente sobre a incidência do ISS, com base em decisões pouco claras sobre o assunto, em seguida, pedem para que o cliente consulte um advogado tributarista acerca do tema, pois envolve questões contratuais e legais, bem específicas.

Fato é que o reembolso constitui uma prática corriqueira nas relações empresariais, sobretudo nos contratos de prestação de serviços. Com o passar do tempo algumas empresas utilizaram o reembolso das despesas dos clientes como forma de camuflar receitas, e então iniciou-se um forte atrito com a Fazenda Municipal, a qual passou a autuar prestadores de serviço indiscriminadamente, levando milhares de contribuintes à ajuizarem ações anulatórias em razão dessa cobrança abusiva.

Como então distinguir um do outro, ou seja, o reembolso de despesa que paga ISS daquele reembolso que não paga?

Há um certo consenso no sentido de que “reembolso de despesa” é o ressarcimento (restituição) de uma quantia anteriormente desembolsada para o pagamento de gastos de uma empresa. Portanto se esta despesa for da empresa prestadora dos serviços incidirá o ISS e a operação deverá ser registrada por meio de Nota Fiscal de Serviços. E a razão disto é muito simples, as despesas do prestador não podem ser excluídas do valor cobrado pela execução dos serviços. As despesas do prestador devem compor o seu preço, pois a despesa é um dos elementos do preço.

Entretanto, se o prestador paga uma despesa que não é sua, ou seja, uma despesa do tomador, este valor, que será posteriormente reembolsado, não precisa ser tributado pelo ISS.

Este tipo de reembolso é apenas uma entrada financeira que tem por objetivo recompor o patrimônio do prestador. Importante fixar o seguinte:

a) Reembolso de despesa do prestador tem caráter de receita e deve compor o preço do serviço.

b) Reembolso de despesa do tomador, assumida temporariamente pelo prestador, não tem caráter de receita e não deve compor o preço do serviço. Outra coisa: É um equívoco imaginar que pelo simples fato do reembolso de despesas constar do contrato de prestação de serviços ela fica fora do campo de incidência do ISS.

A presença de informação no contrato de prestação de serviço, descrevendo o que é, e o que não é, despesas para reembolso, pouco importa para decidir se há ou não incidência da exação, aliás, descrever as despesas no contrato poderá inclusive facilitar a autuação do fisco municipal.

Para melhorar visualizar tal questão, segue um exemplo prático:

Um arquiteto, para prestar seus serviços, calcula e inclui no seu preço todas as suas despesas operacionais, tais como os deslocamentos, os telefonemas, os materiais, entre tantas outras. A partir disso ele fixa o valor de seus honorários.

Imagine que esse arquiteto, somente poderá iniciar o trabalho para qual foi contratado se uma viga de aço for colocada no local. Então, o arquiteto combina com o proprietário do imóvel, que ele (arquiteto) irá pagar para um pedreiro comprar e instalar a viga de aço, e assim, o proprietário teria o compromisso de reembolsá-lo posteriormente.

Veja que neste caso a despesa “comprar e instalar viga de aço”, não é do prestador, mas sim do tomador dos serviços, o proprietário do imóvel. Porém o arquiteto desembolsou o valor da multa para depois, num segundo momento, ser reembolsado pelo tomador. Este é o verdadeiro reembolso de despesa que fica fora do campo de incidência do ISS.

Assim, para evitar riscos de autuação, antes de registrar a operação como reembolso de despesas, é preciso primeiro identificar, com segurança e precisão, se aquela despesa é do prestador ou do tomador dos serviços. Se for do prestador, deve ser incluída no seu preço e cobrada por meio de Nota Fiscal. Por outro lado, se a despesa for do tomador, o valor do reembolso fica fora da Nota Fiscal justamente para não incidir ISS.

Qualquer dúvida sobre o tema poderá ser enviada para [email protected]

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