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Todo contador tem uma grande preocupação em cuidar das informações e documentos dos seus clientes. Não é à toa que antigamente chamávamos o contador de “guarda-livros”, não é mesmo?
O nome mudou, mas você continua sendo o anjo da guarda das informações contábeis das MPEs, e por isso uma das suas grandes missões como parceiro do micro e pequeno empreendedor é garantir que as informações do negócio dele estejam seguras e não vazem em hipótese alguma.
Com as novas tendências nos escritórios contábeis e a realidade do contador 2.0, este desafio da segurança da informação se potencializou. Para enfrentar este cenário e aproveitar as oportunidades que chegam com a evolução do papel do contador, a tecnologia é presença confirmada como um meio para ganhar tempo, organização e segurança, dando condições para que o contador atue como um consultor de negócios das MPEs.
Fazer a gestão dos documentos contábeis do seu cliente em formato digital é um assunto que deve estar na pauta do escritório contábil. Automatizar atividades que demandam tempo demais do time, como a digitação de lançamentos, é sinônimo de produtividade e precisão. Quanto mais você demorar a adotar este modelo onde tudo é digital na rotina do escritório, mais oportunidades de negócio você perderá.
Como evoluir o seu escritório de contabilidade para este novo patamar com a garantia de que as informações dos clientes não saiam do escritório para as mãos de pessoas não autorizadas?
Um primeiro passo a ser dado é levar seu escritório contábil para a nuvem. Há inúmeros motivos para você adotar o modelo da computação em nuvem no escritório contábil, e segurança da informação é um deles.
Nos Estados Unidos, de acordo com uma pesquisa feita com 500 escritórios, os números apontam que 65% deles já adotaram a nuvem nos seus processos. Isso significa que cloud computing já é uma realidade. Neste modelo da computação em nuvem, um dos principais benefícios que o escritório vai obter é a garantia da segurança e a disponibilidade da informação do seu cliente.
Veja um exemplo bem conhecido da sua rotina. Com as escriturações contábeis feitas eletronicamente, você precisa de um lugar seguro para armazenar os arquivos, não é mesmo? Armazenar os documentos fiscais em um ambiente que não tenha uma garantia mínima de proteção e segurança é um risco para o negócio do seu cliente.
Adotando o modelo em nuvem, estes documentos fiscais ficarão em um ambiente protegido por meio do que há de mais moderno em tecnologia de segurança e metodologias que garantem a confidencialidade e integridade dos dados.
Além disso, você terá cópias de segurança feitas periodicamente e configurações de permissão de acesso para cada pessoa que precisar lidar com as informações. Assim, você protege os arquivos de escriturações contábeis de ataques de pessoas não autorizadas – os chamados hackers. Tudo isso sem precisar ter servidores e especialistas em TI (tecnologia da informação) no seu escritório.
Agora imagine este mesmo benefício para todos os documentos hábeis dos lançamentos contábeis das MPEs que são clientes do seu escritório?
É aí que vem o segundo passo na direção da segurança da informação do seu cliente: automatizar a integração contábil! Por meio de soluções gratuitas, como o ContaAzul para Contadores, você pode exportar as informações contábeis do seu cliente e importar diretamente no seu sistema contábil, eliminando a digitação dos lançamentos que toma aquele tempo precioso do seu time! Gostou? Pois não é só isso.
O seu cliente pode anexar os documentos hábeis digitalizados aos lançamentos, e você importa este conjunto de informações totalmente organizado no sistema do seu escritório, eliminando a troca física dos documentos.
Com o controle de segurança que a nuvem oferece, e os níveis de permissão de acesso à informação por usuário, você garante que somente pessoas autorizadas visualizem as informações contábeis do seu cliente.
Ficar preso a documentação em papel e aos inúmeros arquivos e pastas ocupando espaço no escritório contábil é coisa do passado. Com todos os mecanismos de segurança da informação que a computação em nuvem oferece e adoção de tecnologias como o ContaAzul para MPEs e o ContaAzul para Contadores, que dispõem destes recursos e favorecem o aumento da produtividade do seu time, você vai superar em pouquíssimo tempo o medo de que as informações contábeis do seu cliente vazem.
Marcelo dos Santos
Formado em Ciência Contábeis, Marcelo dos Santos tem MBA em Administração Global pela Universidade Independente de Lisboa e MBA pela Fundação Getúlio Vargas. Ganhou diversos prêmios como o Marketing Company on Technology Marketing e Grandes Sacadas de Marketing. Atualmente, é Chief Growth Officer (CGO) da ContaAzul.
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