Invoice: Entenda o que é, para que serve e como preencher

Se a sua empresa atende pessoas físicas e/ou pessoas jurídicas que estão no exterior, é essencial saber o que Invoice.

Invoice é documento semelhante a uma nota fiscal, que deve obrigatoriamente ser emitido em transações comerciais internacionais com valores acima de 3 mil dólares americanos, ou quantia equivalente em outra moeda

Se a sua empresa atende pessoas físicas e/ou pessoas jurídicas que estão no exterior, é essencial saber o que Invoice. 

Em tradução literal, Invoice significa fatura. Na prática, trata-se de um documento similar a uma nota fiscal, utilizado para cobrança de valores de transações comerciais feitas entre empresas do Brasil e seus clientes que estão em outros países.

Isso quer dizer que a Invoice regulamenta as operações comerciais de importação e/ou exportação de serviços e produtos, sendo essencial para evitar que o negócio que atua dessa forma tenha problemas com a Receita Federal, tal como incorrer no crime de sonegação fiscal.

E como gerar uma Invoice? Esse documento é obrigatório em todas as transações feitas com clientes que estão no exterior? Quem é o responsável pelo seu preenchimento? Essa fatura incide no pagamento de taxas?

Neste artigo você vai conferir essas e outras respostas. Por isso, continue a leitura e fique por dentro do assunto! 

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O que é um documento Invoice?

Invoice Internacional, Comercial Invoice, ou apenas Invoice, é um termo em inglês usado para nomear uma fatura emitida em casos de transações comerciais entre uma empresa e clientes que estão em países diferentes.

Assim, é possível dizer que Invoice é um tipo de nota fiscal, emitida para importação e/ou exportação de produtos e serviços.

Seguindo esse princípio, a Invoice tem a mesma importância e valor das outras notas fiscais gerados por um negócio, a exemplo da NFS-e — Nota Fiscal Eletrônica de Serviços; da NFC-e — Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, e da NF-e — Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias.

Como funciona o Invoice?

A Invoice funciona da seguinte forma: ela deve ser emitida quando houver uma relação comercial internacional, seja uma exportação, seja uma importação de produtos e/ou serviços, e transitar com a nota fiscal do item alvo da negociação comercial.  

Sobre isso, é bem importante destacar que não são todos os casos de transações comerciais envolvendo empresas e clientes de países diferentes que exigem a emissão desse comprovante — porém, ainda assim, é recomendado.

Confira agora quando a emissão da Invoice é obrigatória e quando é apenas indicada.

1. Emissão obrigatória

A emissão da Invoice é obrigatória quando o valor da operação for superior a 3 mil dólares americanos, ou quantia equivalente em outra moeda.

Nesse caso, é indispensável que esse tipo de fatura seja gerado para regulamentação e registro da transação comercial.

2. Emissão indicada

Já a emissão da Invoice é indicada em situações nas quais a relação comercial gere cobrança inferior a 3 mil dólares americanos, ou valor equivalente em outra moeda.

Vale destacar que, nesses casos, é dispensada a emissão desse tipo de documento. No entanto, ele é recomendado como forma de indicar o código da natureza da operação, evitando problemas futuros com os órgãos fiscalizados, o que pode resultar diversos transtornos e até na obrigatoriedade desse comprovante.

O que deve constar na Invoice?

Por ser uma espécie de fatura de cobrança, os dados e informações que devem constar em uma Invoice são:

  • data de emissão;
  • número do documento;
  • nome e endereço completo do emissor;
  • nome e endereço completo do destinatário;
  • descrição completa da mercadoria, ou do serviço prestado, preferencialmente incluindo o NCM, Nomenclatura Comum do Mercosul;
  • tipo de transporte do fruto da operação comercial;
  • local de embarque e de desembarque;
  • preço unitário, moeda, valor total;
  • peso bruto, peso líquido e quantidade;
  • forma e canal de pagamento;
  • condições e termos de vendas (Incoterms (International Commercial Terms);
  • assinatura do emissor da Invoice (indicado).

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Quem faz Invoice?

A Invoice é emitida por quem vende o produto ou presta o serviço. Afinal, esse é um modelo de documento que serve para faturar (cobrar) uma transação comercial.

Assim, depois que você descobre como abrir uma empresa, é essencial entender como gerar esse comprovante se for atender clientes que estão em outros países.

Quanto a isso, vale destacar que cada região tem um processo de emissão distinto. Por esse motivo, é interessante que você se oriente junto à prefeitura onde a sua empresa está localizada, ou ainda, converse com o seu contador.

Como preencher a Invoice?

Não existe um modelo padrão de Invoice que precise ser usado por todas as empresas que fazem transações comerciais internacionais.

Desse modo, fica a critério do empreendedor utilizar um formulário pronto, ou mesmo criar o seu próprio.

O ideal é que a Invoice seja preenchida no idioma do cliente, ou em inglês, para facilitar a compreensão.

Esse tipo de comprovante de relação comercial deve ser gerado em 3 vias iguais, devidamente assinadas e carimbadas pelo emissor.

Como pagar uma Invoice?

O pagamento da Invoice é feito por transferência internacional, e essa transação financeira pode ser feita por intermédio de bancos tradicionais ou de plataformas especializadas nesse tipo de serviço.

No artigo, “Como receber dinheiro do exterior? Dicas e Melhores Opções” você confere todos os detalhes de como isso funciona.

Quais são as taxas cobradas?

Quando você faz uma transação comercial internacional, a sua empresa fica isenta de pagar impostos municipais e estaduais, a exemplo do ISS e do ICMS. 

Porém, não está livre de outros tributos, como o IOF, Imposto sobre Operações Financeiras — atualmente, 0,38% sobre o valor da nota. 

Somado a esse, dependendo da natureza da operação, pode haver a cobrança do Imposto de Renda.

O que é uma Invoice Number?

Invoice Number é um código numérico sequencial que identifica cada Invoice emitida pela empresa.

Como emitir nota fiscal de importação de serviços?

A nota fiscal de importação de serviços pode ser emitida diretamente por sistemas de geração voltados para o comércio exterior.

Geralmente, cada região tem a sua própria solução. Por isso, é interessante se informar com a prefeitura onde está a sua empresa, bem como com o seu contador.

Aqui, vale lembrar que esse tipo de nota deve ser emitido antes da retirada da mercadoria no local de desembaraço, ou na aduana.

Quais são as principais informações contidas numa Invoice?

As principais informações contidas em um Invoice são:

  • Dados completos do importador e do exportador;
  • Dados completos da mercadoria ou do serviço prestado, tais como quantidade, espécie, peso, entre outros;
  • Valor da transação comercial;
  • Forma de pagamento;
  • Informações sobre o frete;
  • Meio de transporte;
  • Termos de venda.

Como lançar Invoice na contabilidade?

Na hora de lançar a Invoice na contabilidade da sua empresa, o ponto mais importante a considerar é o fechamento do câmbio.

Isso porque ele determina o momento da venda da moeda estrangeira para o banco ou plataforma nacional que escolheu para receber os seus pagamentos.

Na prática, deve-se considerar a variação cambial até o dia do recebimento do valor do produto ou serviço comercializado, mas, para fins de faturamento, o cálculo deve considerar o preço da moeda no dia em que o negócio foi feito.

Para não haver nenhuma falha que possa comprometer a saúde financeira da sua empresa, é bastante indicado contar com o suporte de uma contabilidade empresarial.

Por: Vitor Torres, Administrador de Empresas, Empreendedor Endeavor, CEO e fundador da Contabilizei, o primeiro e maior escritório de contabilidade online do país. Vítor lidera a maior inovação da indústria contábil das últimas décadas ao levar a contabilidade de pequenas empresas para o mundo digital. Atualmente, Vítor lidera mais de 400 fanáticos em contabilidade que impactam positivamente a vida de mais de 20.000 empresários no país.

Fonte: Contabilizei

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