Livros fiscais e contábeis: conheça os principais

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Os livros contábeis são documentos utilizados para organizar o faturamento, as vendas, além de auxiliar o gestor no acompanhamento das demais informações do empreendimento. Alguns, inclusive, são de uso obrigatório e devem ser feitos por um profissional contábil habilitado, conforme prevê as Normas Brasileiras de Contabilidade.

Elas estabelecem ainda que as escriturações contábeis sejam executadas com base nos Princípios de Contabilidade. Vale ressaltar que a falta dos livros contábeis ou a omissão de informações, pode resultar em vários problemas fiscais. É por isso que hoje vamos falar sobre os principais livros contábeis, para que você conheça os diferentes tipos e a importância deles para as empresas. Boa leitura! 

Benefícios da escrituração 

Todas as informações de caráter econômico e financeiro da empresa, devem ser relatadas através dos livros contábeis. Desta forma, destacamos os benefícios de manter a escrituração desses livros contábeis em dia. Dentre eles, estão: 

  • Dados financeiros e econômicos detalhadamente apurados;
  • Acompanhamento do panorama atual do empreendimento;
  • Redução dos riscos de aplicação de multas por parte do fisco, quando a escrituração é feita conforme a lei; 
  • Melhoria da gestão do empreendimento;
  • Melhoria na tomada de decisões e planejamento financeiro de médio a longo prazo mais assertivo;

Tipos de livros contábeis 

A obrigatoriedade dos livros contábeis varia para cada empresa e devem ser feitos de acordo com o Código Comercial Brasileiro e a legislação vigente, que estabelece que as pessoas jurídicas (à exceção do microempreendedor individual), devem seguir um sistema uniforme de escrituração contábil. Então veremos a seguir quais são os principais tipos. 

Livro Diário

Através desse livro são registradas todas as movimentações financeiras, como as entradas e saídas que alteram a situação patrimonial. Então, deve ser documentado de forma cronológica todas as ocorrências, por isso, sempre tenha atenção ao registrar as informações, destacando a data e local, histórico e valor. 

Esse livro possui algumas exigências específicas para ser escriturado. Dentre elas, está o registro no órgão competente – seja a junta comercial ou o cartório. Além de ser encadernado, ter todas páginas numeradas, esteja atento ainda às rasuras, emendas ou borrões. Esses registros serão bastante úteis para fazer o balanço patrimonial da empresa. 

Livro Razão

O Livro Razão faz o controle de todas as contas patrimoniais que os gestores informaram no Livro Diário, desta forma, por isso cada  uma das contas precisam ser registradas em uma folha de controle exclusiva, com data e histórico para os lançamentos a débito e, igualmente, data e histórico para os lançamentos a crédito. 

Através da elaboração correta do Livro Razão e a apuração do saldo final das contas da empresa, o gestor terá em mãos o resultado final do exercício. Vale ressaltar que esse livro deve permanecer disponível para consulta pelo período mínimo de cinco anos após o fim do exercício. 

Livro Caixa

Todas as operações relacionadas a bens numerários são registradas no Livro Caixa. Desta forma, também precisam ser anotados em ordem cronológica, sempre constando a data, histórico, entradas, saídas, além do saldo. Diferente dos demais livros contábeis, este possui caráter facultativo, mas ao fazer a escrituração, os dados te ajudarão a elaborar sua Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC). 

Livro de Registro de Inventário

A escrituração deste livro também é obrigatória para todas as empresas, mas  cada uma deve verificar a legislação específica em cada estado da federação. Desta forma, ele é utilizado para registrar a quantidade e o valor de produtos, mercadorias, além de outros bens que estejam disponíveis na data em que será realizado o balanço patrimonial do período. Através disso, é possível evitar possíveis divergências durante os procedimentos de apuração de omissão de receitas.

Livro de Registro de Prestação de Serviços

Também se trata de um livro obrigatório e é utilizado para registrar as atividades que são sujeitas à apuração do ISS (Imposto Sobre Serviço). Como este tributo é  municipal, a escrituração deste livro também é determinada pelos municípios. 

Livros auxiliares

Esses livros têm a função de auxiliar a escrituração do Livro Diário, além de reduzir o volume de informações que nele estão contidas. Também são conhecidos por Livros Fiscais devido à sua importância perante os órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda Estadual.

Transmissão digital

Antes, a escrituração dos Livros Contábeis era feita em documentos físicos, o que representava o arquivamento de grande número de papéis e acabava dificultando o controle dos dados da empresa. Então, para facilitar a organização de todas essas informações e garantir a entrega dos livros de forma correta, a Receita Federal migrou a escrituração contábil convencional para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

A partir disso, as empresas obrigadas a manter escrituração contábil, devem fazer a transmissão dos livros através da Escrituração Contábil Digital (ECD), atendendo as orientações da Instrução Normativa 1.774. Os documentos são enviados de forma virtual, contendo assinaturas e certificados digitais.