MEI: Certificado digital, entenda o que é e quando irá precisar – (Guia Completo)

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Será que o seu negócio precisa de um certificado digital para MEI?

Se você é ou pretende se tornar um microempreendedor individual, vale se informar sobre esse tema.

Um certificado digital é um arquivo eletrônico utilizado para garantir a autenticidade de operações realizadas em meio digital.nota fiscal eletrônica

O melhor exemplo é a emissão de notas fiscais, que hoje depende de um software para isso, deixando o papel totalmente no passado.

Então, MEI precisa de certificado digital para emitir ?

Essa é uma das questões que vou responder ao longo deste artigo.

Antes, porém, quero explicar o que é um certificado digital para MEI, para que serve e no que é útil.

Será que existe certificado digital gratuito para MEI ou é preciso pagar por ele?

E o principal: vale mesmo a pena ter esse recurso no seu negócio?

Se o assunto interessa, siga a leitura.

Este é um guia completo do certificado digital para MEI.

Vamos acabar com suas dúvidas a partir de agora.

Entenda o que é um certificado digital para MEI

Sorria. Seu negócio está sendo digitalizado.

Se você está aderindo às inovações tecnológicas que já fazem parte do cotidiano de empresas e empreendedores, entenda como funciona o certificado digital, sua assinatura no mundo virtual.

De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o certificado digital é “uma identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a web”.

Pareceu um pouco confuso? Vou detalhar essa definição.

O certificado digital é um dispositivo que identifica uma empresa.

É uma identidade eletrônica que vale em qualquer lugar do mundo.

A tecnologia desenvolvida especificamente para o certificado garante a proteção às transações eletrônicas e também a outros serviços digitais.

O certificado digital é dotado de uma chave criptográfica de segurança.

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O certificado digital irá facilitar a vida do MEI e manter toda a segurança necessária.

É justamente isso que garante a autenticidade, a confidencialidade e a integridade da assinatura.

Ou seja, o dispositivo assegura que a assinatura transmitida não será violada após sua emissão.

Vale lembrar que a criptografia protege a assinatura digital, mas não o restante do conteúdo enviado.

Os documentos que contêm a assinatura digital certificada passam a ter validade jurídica.

Por isso, eles devem ser emitidos por uma autoridade certificadora, que reconhece a autenticidade do detentor do documento digital.

Mas, afinal, qual é a utilidade prática do certificado digital?

O microempreendedor individual precisa mesmo adquirir esta ferramenta?

É o que veremos agora.

Em quais situações você precisará de um certificado digital para MEI?

A princípio, o microempreendedor individual não é obrigado a adquirir o certificado digital.

Ele está dispensado de todas as situações nas quais o arquivo eletrônico é exigido.

Um exemplo disso é para acesso a determinadas páginas na internet, como ao portal do Simples Nacional.

Mas há exceções, é claro.

E a principal delas atende pelo nome de nota fiscal eletrônica (NF-e).

Para entender melhor, vamos “começar pelo começo”.

Se você ainda não sabe, o MEI não é obrigado a emitir a NF-e, que é a nota aplicável a operações de compra e venda de produtos.

Ele está dispensado dessa exigência ainda que venda mercadorias para pessoas jurídicas em outros estados.

Ou seja, se desejar, nunca precisa emitir o documento fiscal.

É diferente do que ocorre com o MEI prestador de serviços.

Ele, sim, precisa fazer a emissão quando o contratante de seus serviços é outra pessoa jurídica.

Mas, nesse caso, o documento em questão é a NFS-e, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços.

E qual a diferença entre a NF-e e a NFS-e?

A primeira, de produtos, se destina ao recolhimento do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

A segunda, de serviços, é utilizada para o recolhimento do ISS, o Imposto Sobre Serviços.

OK, mas o que o certificado digital tem a ver com tudo isso?

Imagem 2 - Certificado digital para MEI entenda o que é e quando irá precisar
Agora que sabe a diferença entre NF-e e a NFS-e, ambas possuem ligação com o certificado digital para MEI.

No caso da NF-e, embora não tenha essa exigência, o MEI pode fazer a emissão se desejar.

Aliás, é vantajoso que o faça, como veremos ainda neste artigo.

Ocorre que, se assim o fizer, ele precisa cumprir as mesmas regras aplicadas a qualquer empresa.

E, entre elas, ter um certificado digital para emitir a NF-e.

Perceba, então, que realmente existe um certificado digital para MEI.

Você pode optar por nunca ter um, mas a verdade é que a digitalização é um caminho sem volta.

emissão de notas fiscais é cada vez mais exigida nas transações comerciais entre pessoas jurídicas.

A digitalização de obrigações tributárias, trabalhistas e administrativas é uma realidade.

Diversos estados e municípios, empresas e órgãos do governo federal, como a Receita Federal, exigem o certificado digital para acesso a uma infinidade de serviços e processos.

Um exemplo é o certificado digital e-CNPJ, que permite a qualquer tipo de empresa desfrutar de serviços exclusivos do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), da Receita Federal.

Enfim, dia menos dia, você vai precisar da ferramenta para gerenciar parte significativa do seu negócio.

Então, a informação que está tendo hoje é extremamente valiosa.

Use a favor do seu sucesso.

Certificado digital para notas fiscais eletrônicas

Agora que você já conhece bastante sobre as notas fiscais eletrônicas, vamos colocar um elemento a mais na conversa.

Neste tópico, vou falar do uso do certificado digital para a emissão de documentos do tipo NF-e e também NFC-e, se ambas forem destinadas para pessoas jurídicas.

NFC-e

Mas o que é NFC-e?

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) substitui o velho cupom fiscal quando há vendas de produto ao consumidor final.

Sabe quando você vai ao supermercado?

Desde dezembro deste ano, o que recebe em mãos não é mais a nota fiscal, mas uma Danfe da NFC-e.

Danfe é um documento auxiliar da nota fiscal.

Ele reproduz boa parte das suas informações, mas não tem a mesma função legal.

Com o Danfe, você pode consultar a verdadeira nota fiscal NFC-e no portal nacional.

Isso se dá a partir de uma chave de acesso, com 44 algarismos, que vem impressa no comprovante que você recebe.

Citei supermercados, mas a NFC-e se aplica a qualquer estabelecimento que vende ao consumidor final.

Dessa forma, todos varejistas precisam emitir esse tipo de nota, com exceção do MEI, como já comentado.

Lojas de variedades, floriculturas e confeitarias são um bom exemplo.

NF-e

Já a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o formato utilizado nas negociações entre pessoas jurídicas.

Ela substitui aquelas notas de entrega de mercadoria e as enviadas de empresa para empresa (os modelos 1 e 1A).

Da mesma forma que a NFC-e, ela existe apenas eletronicamente.

E o que é entregue junto às mercadorias é um Danfe.

Imagem 3 - Certificado digital para MEI entenda o que é e quando irá precisar
A NF-e e o Danfe representam autenticidade do produto e devem acompanhá-lo sempre durante o seu transporte.

Inclusive, é obrigatório que esse documento acompanhe os produtos vendidos durante o seu transporte.

Embora não substitua a nota fiscal, nem tenha a mesma função, serve para atestar a legalidade da operação e possui a chave que dá acesso à NF-e original.

As notas fiscais eletrônicas exigem o certificado digital porque delas decorrem a cobrança do ICMS.

Se você vende produtos e os envia para outros estados, muita atenção!

As mercadorias podem ser apreendidas e sua empresa multada, caso a autenticidade da sua nota não seja comprovada.

A certificação digital evita isso.

Por essas e outras que, cada vez mais, empresas estão obrigadas a trabalhar com este tipo de nota.

E seu negócio um dia vai fazer uma transação comercial com uma delas.

Se você é microempreendedor individual e hoje está dispensado dessa obrigatoriedade, vale lembrar que essa condição pode não durar para sempre.

Além de a dispensa poder ser revogada, caso seu negócio migre para microempresa, aí a NF-e não será questão de escolha.

E se o seu faturamento crescer a ponto de exigir a migração, digamos que esse será um problema bom, não é mesmo?

NF-e Avulsa

Para quem não tem na emissão da nota fiscal eletrônica um ato recorrente, existe mais uma opção que pode se revelar bem interessante.

Estou falando da NF-e Avulsa.

Ela é exatamente igual à nota eletrônica tradicional, utilizada nas operações de compra e venda de produtos entre empresas.

A diferença está na emissão do documento.

empreendedor que está no papel de vendedor não precisa de um sistema emissor, tampouco de um certificado digital para isso.

A nota avulsa é emitida eletronicamente através da página da Secretaria Estadual da Fazenda.

Ou seja, é preciso consultar o órgão do seu estado para verificar se ele oferece o serviço.

E mais: é necessário ter a sua autorização para cada nota que deseja emitir.

A desvantagem clara nesse processo é a sua morosidade.

Então, só vale mesmo se a sua empresa demandar pouquíssimas notas, algo em torno de uma ou duas por mês apenas.

A princípio, essa é a ideia em torno da NF-e Avulsa, mas cabe a você avaliar seus prós e contras e decidir quanto à sua utilidade.

Quais as principais vantagens do certificado digital?

Para quem fez o cadastro como MEI, aquilo que não é obrigatório acaba sendo deixado de lado.

Isso é compreensível, afinal, você está sozinho no comando de um negócio.

Mas vale a pena prestar atenção nas vantagens do certificado digital.

Em seguida, também vou destacar benefícios dessa assinatura eletrônica para a emissão da NF-e pelo seu negócio.

Você vai descobrir que mesmo o que não é legalmente exigido pode valer a pena.

Imagem 4 - Certificado digital para MEI entenda o que é e quando irá precisar
Descubra a seguir todas as vantagens e benefícios do certificado digital para o seu negócio.

Para começar, quero dizer que, com a aquisição do certificado digital, você entra com segurança no mundo das transações virtuais.

Para o microempreendedor individual que precisa utilizar o dispositivo para emitir notas fiscais, os primeiros benefícios são a credibilidade do documento emitido e a certeza da legalidade das transações.

Além disso, há redução de custos de impressão do documento fiscal, de aquisição de papel e de armazenagem de documentos fiscais.

Esqueça aquela ideia de uma sala para o almoxarifado, tomada por caixas que guardam toda essa papelada.

O mundo hoje é digital e os seus principais arquivos são eletrônicos.

Não dá para ficar preso ao passado.

O gerenciamento das notas fiscais eletrônicas otimiza os processos de organização, guarda e gestão de documentos eletrônicos.

Isso facilita bastante a recuperação e o intercâmbio das informações.

Quer mais?

Veja mais três benefícios para seu negócio:

  • Agilidade: um bom sistema de NF-e conta com um banco de dados que guarda as informações dos clientes, facilitando seu preenchimento e fazendo com que você ganhe tempo.
  • Rapidez na emissão: a emissão da nota fiscal eletrônica acontece em segundos. Os dados ficam memorizados e é possível, por exemplo, calcular automaticamente as alíquotas decorrentes da nota.
  • Gerenciamento: facilita o armazenamento e a recuperação dos dados e a análise de dados por meio de filtros que o sistema oferece.

O certificado digital pode ser utilizado também na obtenção de informações diversas junto à Receita Federal, como declarações, legislação e dados cadastrais.

Quando você passa a utilizar o certificado digital, seu negócio começa a fazer parte de um círculo virtuoso.

Há simplificação do trabalho de contadores e do Fisco, além da redução de processos.

Sua empresa economiza tempo e dinheiro, o que é bom para você e também para o cliente, que acaba impactado indiretamente.

Vale a pena ter o certificado digital para emitir notas?

Convido você a fazer uma rápida reflexão.

No passado, a emissão de notas fiscais era algo impensável para o MEI.

Aquela ideia sobre a qual falei antes, de deixar para lá o que não é obrigatório, era uma das principais regras nos negócios individuais de pequeno porte.

Imagem 5 - Certificado digital para MEI entenda o que é e quando irá precisar
O empreendedor que acompanha todas as legislações, mesmo aquelas que não são obrigatórias ainda, se destacará dos demais concorrentes no futuro!

No presente, emitir a NF-e continua não sendo uma exigência aplicada ao microempreendedor, mas já é um processo visto como atrativo.

Afinal, esse pode ser um diferencial interessante para tornar seu negócio mais competitivo diante da concorrência.

No futuro, por sua vez, a emissão da NF-e tende a não ser mais um diferencial, mas uma questão de necessidade.

Ainda que a legislação siga dispensando o MEI dessa obrigação, pode ser uma ação imprescindível para seguir vivo no mercado.

O raciocínio nesse sentido é lógico: por que outra empresa vai negociar com você se outra oferece o mesmo e garante a operação por meio de uma nota fiscal eletrônica?

O MEI que emite a NF-e mostra ao mercado uma condução mais profissional do seu negócio.

Como seus clientes são outras empresas, ele se candidata a dar saltos maiores.

Clientes de maior poder financeiro, por exemplo, simplesmente não negociam com quem não fornece a nota fiscal na operação.

Então, se você segue por esse caminho, pode estar perdendo oportunidades.

De qualquer forma, faça uma análise da sua realidade financeira, cheque o fluxo de caixa e projete o futuro.

Vale experimentar a NF-e Avulsa para começar.

Depois, conforme os negócios aumentarem, pode ser uma boa implantar a nota fiscal eletrônica de vez.

Só não esqueça que, para isso, você precisará de um software emissor e do certificado digital para MEI.

Como adquirir um certificado digital para MEI?

Se você tem interesse em adquirir um certificado digital para MEI, vai gostar deste tópico.

Vou ensinar agora quais são os passos para isso.

Em primeiro lugar, é necessário apresentar o contrato social.

No caso do microempreendedor individual, o documento em questão é o CCMEI, o certificado que atesta a sua condição de MEI.

Também será preciso apresentar o comprovante de inscrição e situação cadastral.

É bem fácil obter o seu junto à Receita Federal.

Para isso, clique neste link, informe seu CNPJ, preencha os caracteres especiais e pronto.

De posse desta documentação, você vai acessar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação e solicitar o dispositivo em uma autoridade certificadora da ICP-Brasil.

Ela é responsável por “uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão”.

No site da ICP- Brasil, você pode acessar a relação das autoridades certificadoras e as empresas e órgãos credenciados.

O ideal é que você faça uma pesquisa sobre o valor a ser pago, forma de pagamento, o meio de armazenamento e a compatibilidade com o seu sistema de emissão de NF-e.

Sugiro que você, microempreendedor, procure em primeiro lugar as autoridades certificadoras ligadas à União, que podem oferecer produtos e serviços em condições mais acessíveis.

Veja três delas:

Serviço Federal de Processamento de Dados

É a primeira autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

Saiba mais no site.

Caixa Econômica Federal

O banco tem trabalhado também para que a certificação digital integre serviços que resultem em melhoras para seus funcionários, clientes e titulares das contas do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Saiba mais no site.

Receita Federal do Brasil

O órgão disponibiliza uma grande quantidade de serviços com o objetivo de simplificar ao máximo a vida dos contribuintes, facilitando o cumprimento espontâneo das obrigações tributárias para os que possuem certificados digitais ICP-Brasil.

Saiba mais no site.

Após a escolha, você vai mandar os dados solicitados para a certificadora, que vai providenciar o documento eletrônico.

Em geral, esse envio é feito pela internet.

Para usar o dispositivo escolhido, você irá fazer a validação presencial.

Na maioria das certificadoras esse processo é agendado.

Depois, é só seguir as orientações da certificadora para usar a sua assinatura digital.

O que levar em consideração antes de adquirir um certificado digital MEI?

Além de pesquisar as melhores condições de preço e a certificadora mais apropriada para a sua necessidade, você precisa escolher o modelo de certificado digital.

Existem dois tipos.

Imagem 6 - Certificado digital para MEI entenda o que é e quando irá precisar
Qual modelo de certificado digital esta de acordo com suas necessidades?

Certificado digital A1

Ele é instalado como um software e tem validade de um ano.

Pode ser instalado em várias máquinas e permite uso simultâneo.

Certificado digital A3

O A3 é disponibilizado em um meio físico, como um pendrive ou um smart card, que será utilizado apenas na máquina em que estiver conectado.

É preciso saber também qual será o impacto do modelo escolhido no seu sistema de emissão de notas fiscais.

A compatibilidade entre as duas tecnologias é fundamental para evitar problemas futuros.

Pago alguma coisa para ter um certificado digital MEI?

Sim, há um custo.

Ele pode variar de acordo com o modelo e a certificadora escolhida.

O modelo A1 – instalação em meio digital – é mais barato que o A3 (instalação em meio físico, como pendrive).

Mas, como já expliquei, a validade do certificado varia, o que também influencia no valor final.

A aquisição do aplicativo para emissão de nota fiscal eletrônica também terá um custo, de acordo com a complexidade do software e com o suporte contratado.

Não são valores absurdos, mas sempre pesquise bastante até optar pela solução com melhor custo-benefício para seu negócio.

Como usar o certificado digital na emissão de NF-e

Depois de adquirir o certificado digital, você precisa, obrigatoriamente, fazer seu credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu estado para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica.

Não sabe onde?

Veja abaixo a relação dos órgãos:

Região Centro-Oeste

Região Nordeste

Região Norte

Região Sul

Região Sudeste

Em seguida, escolha um sistema ou aplicativo para emitir sua nota fiscal.

Existem inúmeras opções no mercado, dos mais simples aos mais sofisticados.

Você vai precisar de um que combine agilidade e confiança.

Dependendo do volume de emissão de notas, contratar soluções que prestam suporte técnico é uma boa dica.

Com o sistema de NF-e instalado, faça alguns testes e pronto.

Você já pode emitir suas notas fiscais eletrônicas e validar a operação com o seu certificado digital.

Conclusão

Neste artigo, apresentei o certificado digital para MEI.

Imagem 7 - Certificado digital para MEI entenda o que é e quando irá precisar
Não perca tempo e se destaque diante dos concorrentes!

Falei sobre o seu funcionamento, características e utilidade para o microempreendedor individual.

Você viu que esse arquivo eletrônico é indispensável para a emissão da NF-e, a nota fiscal eletrônica para a venda de produtos de empresa para empresa.

Ainda que o MEI esteja desobrigado de lançar o documento, vale considerar a hipótese.

Hoje, quem emite nota sai na frente da concorrência.

Que tal fazer desse movimento um diferencial para impulsionar o seu negócio?

Aproveite o conhecimento que adquiriu hoje, monte a sua estratégia e siga perseguindo o sucesso para a sua empresa.

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