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Planejamento orçamentário, também tratado como plano orçamentário é uma ferramenta de gestão financeira fundamental para as organizações, mas precisa ser realizado com cuidado.
Todo negócio precisa ter o controle quanto às despesas, receitas, investimento de curto e longo prazo, etc. Mas não basta controlar, a empresa precisa fazer estimativas futuras.
O planejamento orçamentário começa com base no comportamento do passado, porém considerando as futuras mudanças na empresa, ajudando na quantificação, em termos econômicos e financeiros, das atividades da empresa.
Com mais de 35 anos de experiência no mercado empresarial e desde 2015 à frente da MORCONE Consultoria Empresarial, prestando, entre vários serviços, o de gestão orçamentária, trago neste artigo esclarecimentos sobre os principais tipos de planejamento orçamentário e principais indicações.
Principais tipos de planejamento orçamentário – Entenda
Vamos partir de um exemplo básico. Uma empresa deseja introduzir um novo produto em sua linha de cosméticos. O que se tem é a ideia, o projeto desse produto. A decisão sobre produzir ou não o produto dependerá da resposta a algumas questões como se há recursos disponíveis para a produção do produto e qual a estimativa de lucro. Essas respostas, o gestor encontrará no planejamento orçamentário.
Nesse planejamento estarão discriminados, item por item, o quanto gerará de custos/recursos (humanos e materiais) para a produção desse novo produto. Essa análise também terá como base o histórico de produtos anteriormente produzidos; qual a situação financeira atual do negócio (o quanto há atualmente disponível para a produção da nova linha), e claro, a empresa precisa ter uma estimativa do quanto pretende lucrar com a venda do novo produto.
O orçamento funciona como uma simulação de previsão. Para ficar mais claro, o planejamento orçamentário auxilia na prevenção de riscos, como a falta de recursos para que um projeto seja levado adiante.
Os tipos de planejamento orçamentário podem ser:
O planejamento orçamentário estático, como o próprio sugere, não sofre alteração em sua execução. É elaborado para o próximo período orçamentário (normalmente são 12 meses).
A característica estática se refere ao fato desse plano ser referência no controle das operações, o que possibilita a identificação de desvios e também favorece a rápida tomada de decisões para a correção de falhas.
Esse é um modelo de planejamento orçamentário geralmente aplicado em pequenas e médias empresas com gestão centralizada.
Flexível
Nesse plano orçamentário, é possível atualizar projeções para acompanhar os valores praticados no plano real. Além disso, pode ser ajustado a qualquer momento, antes, durante e após o início do período orçamentário.
Esse é um modelo que surgiu da necessidade da realização de mudanças nas hipóteses em cenários de grandes variações de volumes entre o orçado e o real.
Incremental
Dentre os tipos de planejamento orçamentário está o incremental, em que ocorre levantamento de dados dos orçamentos de períodos anteriores, de maneira que sirvam de base para a elaboração de projeções de longo prazo. O único risco desse modelo mais ágil é que pode também ser mais superficial.
Matricial
Esse planejamento deriva de uma matriz, cuja estratégia intercala dois polos para definir o planejamento:
Entidades – que representam as subdivisões de um negócio, que funcionam como os centros de custos, unidades ou departamentos, como marketing, vendas, financeiro, etc.
Pacotes – que representam receitas, despesas, custos ou investimentos da empresa.
Inicialmente são elaborados os pacotes, que depois passam para a estruturação da relação das organizações e a definição junto aos gestores.
Contínuo (rolling forecast)
Esse é um modelo que consiste na revisão mensal, trimestral ou semestral do orçamento em um período de 12 meses. A ideia é um estudo constante das receitas e despesas para obter resultados que servirão de base para orçamentos futuros.
Beyond budgeting
Traduzido significa “além do orçamento”. Esse tipo de planejamento orçamentário surgiu com o objetivo da descentralização dos gestores, levando à introdução de uma cultura de autogerenciamento que motive a produtividade dos colaboradores.
Esse é um modelo de plano orçamentário projetado para 18 meses, geralmente aplicado em grandes empresas.
Ajustado, forescat ou revisado
Esse nada mais é do que um exercício em que os gestores identificam mudanças de mercado, estudam e aplicam as adequações que se fazem necessárias ao orçamento.
Vamos supor que um negócio teve despesas que representam o dobro do que foi planejado, sendo assim, os gastos dos meses seguintes deverão ser menores.
Base zero (OBZ)
Basicamente, a ideia desse planejamento é começar do zero, ou seja, com base no futuro do orçamento, sem levar em conta os dados passados da empresa. Bases históricas e índices de reajustes são desconsiderados, diferente dos modelos tradicionais.
Principais erros quando o assunto é planejamento orçamentário
Muitos negócios podem cometer erros no momento de elaborar o planejamento orçamentário. Selecionei alguns deles.
Passado como base
Um dos erros entre muitas empresas é utilizar os dados passados como base. O passado obviamente não pode ser desconsiderado, mas utilizado como referência e não como base. Se uma empresa está se baseando em dados de seu passado, está mais focada na sobrevivência no mercado do que em seu crescimento.
Ausência de metas claras
O plano orçamentário precisa ser realizado com objetividade e clareza. As metas precisam ser traçadas de maneira realista, ou seja, o negócio precisa definir metas que sejam alcançáveis e próximas da realidade da empresa.
Não utilizar ferramentas úteis
O registro manual é um dos principais problemas entre muitas empresas. Há muitos softwares que podem ajudar na gestão financeira, tornando os processos muito mais ágeis, poupando tempo e reduzindo a taxa de erros.
Desconsideração de alguns recursos da empresa
No momento da elaboração do plano orçamentário é preciso levar em conta todas as fontes de recursos do negócio e não apenas as prioritárias. Todos os detalhes fazem diferença, mesmo as pequenas entradas e saídas de dinheiro frequentes.
Quando se fala em gestão financeira, detalhes podem afetar uma significativa porcentagem de recursos que poderia ser utilizada para o benefício da empresa em determinado setor.
Problemas com o planejamento orçamentário
O planejamento orçamentário está ligado a um dos relatórios mais importantes para qualquer empresa, que é a projeção do fluxo de caixa, responsável pela entrada e saída de capital no futuro da empresa, fundamental para que o negócio honre com os seus compromissos junto a funcionários, fornecedores, parceiros, etc.
Quando a organização apresenta problemas com o planejamento orçamentário, procurar auxílio pode ser a solução. Na maioria dos casos, contar com o apoio e visão externa de um profissional experiente pode ajudar a identificar as falhas e colocar o negócio nos trilhos novamente.
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Carlos Moreira - Há mais de 35 anos atuando em diversas empresas nacionais e multinacionais como Manager, CEO (Diretor Presidente), CFO (Diretor Financeiro e Controladoria) e CCO (Diretor Comercial e de Marketing).
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