Negócios: Gestão de estoque é coisa séria

Por Sérgio Aronis, Diretor Comercial da Dentalis

O controle de estoque é muito importante para o gerenciamento de seu consultório. De alguma forma, cada um de nós utiliza um caminho para registrar as entradas e saídas de material, como por exemplo as planilhas eletrônicas - tais como Excel -, usadas para registrar a movimentação dos produtos de forma simplificada.

Em geral, é comum delegar a tarefa para um colaborador da equipe ou recepcionista. Ocorre que, normalmente, esse colaborador tem diversas atividades e obrigações relacionadas ao atendimento dos pacientes e acaba por não dar a devida importância à gestão do estoque.

A prática não envolve apenas o controle de entrada e saída dos materiais, mas também uma boa compra, baixo estoque de produtos com pequeno giro, controle eficiente sobre materiais com prazo de validade curto e, sobretudo, o controle sobre os materiais consumidos pelos dentistas.

Clínicas grandes com vários profissionais nem sempre controlam o possível desperdício de material com repetições desnecessárias de procedimento ou desvios do estoque.

Considerando este cenário, o ideal é que a tarefa seja feita por uma única pessoa, que deve ser treinada e informada sobre o impacto do seu trabalho na gestão do consultório.

Em nosso trabalho de atendimento às clinicas, feito por meio de um software de gestão, muitas vezes o que falta no treinamento é o funcionário saber a razão das tarefas que executa e o impacto que elas têm no processo de gestão da empresa.

No caso do controle de estoques, devemos informar o responsável que um controle sobre os materiais com curto prazo de vencimento impacta diretamente na diminuição do descarte e, como conseqüência, possibilita um melhor aproveitamento dos recursos do consultório.

Outro ponto a observar é que as compras em maior quantidade devem ser reservadas para os materiais de maior uso. Não é necessário ter um estoque repleto de utensílios caros e pouco utilizados. O valor pode ser alocado para outras necessidades.

Esse controle vale para consultórios de todos os portes. Se for pequeno, é o momento ideal para implantar protocolos de gestão. Ao crescer, os diversos setores já serão gerenciados apropriadamente. Neste caso, um programa de gestão para clínicas se faz necessário.

O software de gestão produz relatórios próprios e fáceis de serem obtidos, se os dados estiverem corretamente preenchidos no programa.

O relatório cruza informações (como a produção do dentista x consumo do estoque), e pode indicar desperdício de material e apontar para uma necessidade de treinamento.

Pontos importantes:

- Saber quais produtos estão próximos do vencimento;
- Identificar o produto que está acabando para comprar antes que falte;
- Identificar quais produtos merecem ter uma maior quantidade no estoque;
- Acompanhar o consumo de material de cada dentista;
- Gerenciar os controles através de um software de gestão.

Com isso, é possível melhorar os processos de gerenciamento de estoque e aumentar a rentabilidade do consultório.

Abaixo, você encontra algumas sugestões da equipe da Dentalis Software para otimizar a gestão de estoque do seu consultório:

• Profissionalizar e aperfeiçoar o gerenciamento do seu estoque, fazer treinamentos com a equipe e envolver o responsável pelo departamento de compras;
• Criar processos que possam ser absorvidos pela sua equipe;
• Implantar ferramentas digitais para agilizar o seu dia a dia;
• Extrair relatórios que mostrem claramente a situação real do seu estoque.