Antes da existência da Nota Fiscal Eletrônica, o destinatário da mercadoria somente tinha acesso ao documento fiscal bem depois de sua emissão. Na maioria das vezes, somente tomava conhecimento de seu conteúdo no momento do recebimento da mercadoria. Com isso, algumas fraudes poderiam acontecer sem conhecimento prévio do fisco e do destinatário. Porém, com a implementação da NF-e, essa situação mudou substancialmente. O remetente precisa de validação da nota emitida e o destinatário passa a ter conhecimento das informações prestadas no documento fiscal antes mesmo de receber a mercadoria.

Apesar das inúmeras facilidades que a mudança trouxe, como a rapidez no acesso ao documento, é preciso estar atento para não tomar prejuízo com a emissão das NF-e.

Riscos envolvendo o evento Ciência da emissão

A manifestação do destinatário é um conjunto de eventos que consiste na possibilidade daquele que recebe determinada mercadoria se manifestar sobre a sua participação na transação identificada na NF-e, confirmando as informações prestadas por seu fornecedor. É um processo que pode contar com quatro tipos de eventos: ciência da emissão; registro de operação não realizada; desconhecimento da operação e confirmação da operação.

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A legislação ainda obriga uma pequena parcela de situações em que o destinatário precisa manifestar, mas isso é ampliado largamente com a realização do evento da ciência da emissão. Ao manifestar-se com a ciência da operação, cria-se a obrigação de realizar posteriormente uma manifestação conclusiva (registro de confirmação da operação, de operação não realizada ou de desconhecimento da operação). E sem essa manifestação conclusiva, estará o destinatário cometendo infração fiscal, sujeitando-se a multas.

Nesse aspecto, vale alertar que é comum algumas empresas se valerem de informações de notas fiscais eletrônicas que foram recuperadas automaticamente por softwares que deram ciência ao ambiente nacional. Esses softwares que recuperam NF-e dando “ciência da emissão” podem então ser fonte de risco e autuações! É como no velho ditado: o barato pode sair caro.

Em muitos casos o destinatário desconhece o fato de que notas fiscais recuperadas dessa forma já iniciam o procedimento de manifestação do destinatário, vez que é após o evento “Ciência da Emissão” que é habilitada a possibilidade de download do arquivo XML.

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Esse procedimento dá início à contagem dos prazos para conclusão dos eventos da “Manifestação do Destinatário”. Uma vez tomada ciência da existência da nota, o destinatário é obrigado a se manifestar e a falta de manifestação conclusiva gera para o ele um potencial passivo.

Falando em valores

As penalidades variam de acordo com a legislação estadual, sendo que para alguns a multa é por documento e para outros estados é sobre o valor da operação.

Os valores são altos, o destinatário não pode “vacilar”, acumulando um passivo desnecessário simplesmente por desconhecer que as NF-e foram recuperadas automaticamente no ambiente nacional, dando ciência automática da existência do documento fiscal eletrônico.

Esse é um problema sério! O prazo para o evento “Desconhecimento da Operação”, por exemplo, é relativamente curto, são 15 dias contados da data de autorização de uso da NF-e. Isso significa que se o destinatário não se atentar ao fato de que o software por ele utilizado já deu ciência automática do documento fiscal poderá perder esse prazo e acumular um passivo junto ao fisco do estado, as multas podem ser altas e não há um padrão, cada unidade da Federação pode estabelecer um percentual.

O estado do Amazonas, por exemplo, aplica 10% de multa sobre o valor da operação, limitado a R$ 5.000,00, ao destinatário que não prestar informação sobre a confirmação de ocorrência da operação. O Ceará, por sua vez, aplica multa equivalente a 5 UFIRCEs por Nota Fiscal Eletrônica não manifestada, limitada a 1.000 UFIRCEs por período de apuração, em reais isso significa R$ 19,66 limitado a R$ 3.931,23 (valor da UFIRCE 2018 = R$ 3,93123). Já Minas Gerais aplica 100 UFEMG por documento fiscal, isso em reais equivale a R$ 325,14 (valor da UFEMG 2018= R$ 3,2514).

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Em Minas Gerais, se o destinatário deixar 10 documentos sem confirmação, terá que pagar ao fisco multa de R$ 3.251,40, isso sem falar que sendo a multa por documento, pode ocorrer de o valor da multa ser maior do que o valor da operação. Imagine então se deixar de confirmar 100 documentos, o valor a ser pago de multa é de R$ 32.514,00.

A importância de uma solução adequada

Para o destinatário vale a reflexão sobre o assunto, e principalmente o cuidado com o serviço contratado para apoiar no recebimento das suas NF-e – pois o “barato pode sair caro” e o que era para ser uma solução pode acabar se transformando em uma fonte de multas. Por essa razão, é interessante procurar soluções que conseguem recuperar o documento sem que se inicie o evento “Ciência da Emissão”.

*Nadja Carvalho Barreto é Coordenadora de Consultoria da empresa Systax.

Sobre a Systax

A Systax Sistemas Fiscais acompanha diariamente as mudanças da legislação tributária para garantir a atualização constante dos parâmetros fiscais nos diversos ERPs e sistemas fiscais. Também valida as informações tributárias constantes da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), permitindo a correta geração do SPED. Para tanto, mantém uma base de dados com mais de 3,8 milhões de regras fiscais estaduais e federais, abrangendo ICMS, ICMS-ST, PIS, COFINS e IPI. Combinam essas regras para gerar e monitorar mais de 600 milhões de itens dos clientes da Systax. Veja mais: http://www.systax.com.br/

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