NFA-e: O que é, como emitir e quais são as diferenças para a NF comum

A Nota Fiscal Avulsa é um documento que serve como comprovante de uma transação comercial. Ela é indicada para empreendedores sem CNPJ, para empresas com baixo volume de emissão de notas, ou desobrigadas a gerá-la em toda negociação, como o MEI.

Se a sua empresa faz vendas esporadicamente, ou se você ainda não tem o seu CNPJ, saber o que é Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) vai ajudar bastante na hora de atender clientes que exigem esse comprovante de transação comercial.

A Nota Fiscal Avulsa é documento fiscal emitido individualmente, que tem a mesma validade dos outros tipos de notas fiscais

Seu uso é indicado para empreendedores que não são contribuintes do ICMS, e para aqueles que não têm a obrigatoriedade de emitir nota fiscal sempre que efetuarem uma venda, como é o caso do MEI, Microempreendedor Individual.

Desse modo, a Nota Fiscal Avulsa supre as necessidades de pessoas físicas, micro e pequenas empresas, e até mesmo negócios que não fazem uso de um software próprio para emissão desse tipo de documento.

Mas quais seriam as regras para utilizar esse tipo de documento fiscal? Como ela pode ser gerada? Qual a diferença desse modelo para o tradicional? 

As respostas para essas e outras questões relacionadas serão dadas agora, neste artigo. Continue a leitura e confira!

O que é Nota Fiscal Avulsa?

A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal que serve como comprovante de uma transação comercial, seja ela a venda de um produto, seja a prestação de um serviço.

Esse tipo de nota fiscal é indicado para empresas e empreendedores — com CNPJ ou não — que não têm alta frequência de vendas, ou que não têm a obrigatoriedade de emitir notas fiscais, a exemplo do MEI.

MEI, Microempreendedor Individual, é dispensado de gerar nota fiscal quando o seu cliente é uma pessoa física. No caso, só é obrigatória a emissão desse documento se ele estiver vendendo ou prestando serviço a uma pessoa jurídica.

Assim, se a periodicidade de vendas do MEI para outras empresas for baixa, o uso da Nota Fiscal Avulsa pode ser uma excelente opção.

Como faço para emitir uma Nota Fiscal Avulsa?

A Nota Fiscal Avulsa pode ser emitida de duas maneiras distintas, sendo que ambas têm a mesma validade legal: uma delas é eletronicamente, e a outra manualmente.

1. Emissão eletrônica da Nota Fiscal Avulsa

Na emissão eletrônica, a NFA-e é gerada através do site da Sefaz, Secretaria da Fazenda do Estado.

O passo a passo para emitir a Nota Fiscal Avulsa dessa maneira varia de região para região. 

O motivo é que a autoridade tributária estadual têm autonomia para definir as suas próprias regras e legislações no que diz respeito a esse documento — inclusive, alguns estados podem até não autorizar o seu uso, como é o caso do Distrito Federal.

Assim, se você pretende usar esse formato de emissão, deve começar o processo buscando informações na Sefaz onde a sua empresa está localizada.

Ainda sobre gerar essa nota eletronicamente, é bem importante que você saiba que existem dois modelos, o 55 e o 1-A.

O modelo 55 tem emissão e armazenamento exclusivamente eletrônicos, e o documento fiscal é enviado ao cliente da mesma forma, em um arquivo no formato XML.

No modelo 1-A a Nota Fiscal Avulsa é gerada eletronicamente, no entanto, apenas a sua versão impressa tem validade legal.

2. Emissão manual da Nota Fiscal Avulsa

A segunda alternativa é a emissão manual, ou seja, com o preenchimento em papel. Na prática, não existe um modelo padrão de NFA a ser utilizado, porém, os campos a serem preenchidos tendem a ser bem semelhantes aos de uma nota fiscal tradicional.

Quem pode emitir Nota Fiscal Avulsa?

A Nota Fiscal Avulsa pode ser emitida por profissionais que, por algum motivo, ainda não têm CNPJ

Isso quer dizer que autônomo pode emitir nota fiscal, sendo a avulsa uma ótima opção quando o seu modelo de negócio tem baixa frequência de geração desse documento.

Outros empreendedores que se beneficiam com o uso desse tipo de nota fiscal são os MEIs, conforme explicamos no início deste artigo, e também:

  • micro e pequenas empresas que não fazem vendas recorrentes, ou que são dispensadas da emissão desse documento devido ao seu ramo de atividade;
  • profissionais liberais, freelancers e informais cujos clientes não querem emitir o RPA, Recibo de Pagamento Autônomo, mas exigem um documento fiscal.

Qual a diferença de Nota Fiscal Avulsa e Nota Fiscal?

Tanto a Nota Fiscal Avulsa quanto a Nota Fiscal tradicional têm o mesmo valor legal e objetivo, que é o registro e a comprovação de uma transação comercial.

As principais diferenças entre esses dois modelos de nota fiscal são:

  • a Nota Fiscal Avulsa é indicada para casos em que a emissão desse documento é esporádica, enquanto a Nota Fiscal Eletrônica deve ser usada por empresas que são obrigadas a gerá-la e/ou que têm alto volume de transações comerciais;
  • a Nota Fiscal Avulsa tem a opção de ser gerada manualmente. Já a outra apenas de forma eletrônica, exigindo o uso de um software específico para essa atividade;
  • a Nota Fiscal Eletrônica só pode ser usada por empreendedores que já têm o seu CNPJ. No entanto, a avulsa tem uso liberado para profissionais informais, autônomos, pessoas físicas e outras categorias que ainda legalizaram os seus negócios.

Como tirar uma Nota Fiscal Avulsa na prefeitura?

O processo para tirar uma Nota Fiscal Avulsa na prefeitura costuma variar de acordo com a região, visto que cada município pode ter as suas próprias regras e exigências quanto a esse documento.

Mas, de modo geral, é preciso que o empreendedor se cadastre junto à prefeitura onde o seu negócio está apresentando documentos como:

  • RG ou outro que tenha a mesma validade, a exemplo da CNH;
  • CPF, caso não esteja descrito no documento anterior;
  • comprovante de residência, a fim de comprovar vínculo com a cidade.

Alguns locais podem solicitar também o Certificado Digital, para validação das notas geradas.

Como tirar Nota Fiscal Avulsa sendo pessoa física?

Mas se você precisa saber como emitir nota fiscal sendo pessoa física, o passo a passo a ser seguido é basicamente o mesmo que acabamos de descrever.

Ou seja, é preciso que compareça à prefeitura e verifique quais são as regras que devem ser seguidas e quais são os documentos que precisam ser apresentados para o seu cadastro junto ao órgão municipal.

Será preciso também realizar o registro no CCM – Cadastro De Contribuintes Mobiliários e ter um código de serviço válido atrelado ao registro no CCM.

Mas todos os detalhes sobre esses pontos poderão ser esclarecidos junto à sua prefeitura, relembrando que cada uma pode ter a sua própria lista de exigências para emissão de Nota Fiscal Avulsa.

Como descrever serviços na nota fiscal?

O ideal é que os serviços sejam descritos da forma mais detalhada possível, a fim de que o cliente entenda claramente o que está especificado no documento fiscal.

Além disso, o detalhamento do serviço também serve como uma forma de proteção para o empreendedor, que tem registrado o serviço prestado, condição que pode ajudar em casos de reclamações futuras.

Também por esse motivo, é bem importante considerar o contrato firmado entre você e o seu cliente na hora de preencher a nota fiscal, para que não haja incompatibilidade de informações.

O que é código de serviço na nota fiscal?

O código de serviço na nota fiscal é uma sequência de números que servem para definir o tipo de serviço que foi prestado. Esse código é municipal e está atrelado à alíquota de imposto a ser cobrada nessa transação comercial.

Quem pode emitir a nota fiscal eletrônica?

Pode emitir nota fiscal eletrônica todo empreendedor que tenha o seu próprio CNPJ. 

Lembrando que a emissão desse documento é obrigatória a todas as empresas que comercializam produtos e/ou prestam serviços, com exceção de casos bem específicos, quando o MEI tem como clientes pessoas físicas.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa de prestação de serviço?

O processo de emissão de Nota Fiscal Avulsa de prestação de serviço é o mesmo seguido para venda de produtos.

Isso quer dizer que é preciso verificar junto à Sefaz do seu estado quais são as exigências a serem cumpridas para que você possa gerar esse documento.

De modo geral, o cadastro é todo feito pelo site da Sefaz, de forma gratuita. Em seguida, é preciso aguardar a aprovação do órgão para começar a emitir a Nota Fiscal Avulsa.

Aqui, vale destacarmos um ponto. Ainda que haja a opção de emitir notas fiscais dessa maneira, é sempre mais interessante legalizar o seu negócio para, dessa forma, emitir esse documento de forma simplificada.

Mesmo porque, conforme o seu negócio for crescendo, a emissão da Nota Fiscal Avulsa se torna inviável. 

FAQ – Perguntas frequentes

O que é discriminação dos serviços?

A discriminação de serviços é um campo na nota fiscal que deve ser preenchido pelo empreendedor com detalhes do serviço que foi prestado ao cliente, por exemplo, materiais utilizados, prazo de entrega, formas de pagamento e outros.

Quem gera nota fiscal?

A nota fiscal é uma responsabilidade do empreendedor, e deve ser gerada em todas as operações negociais, seja venda ou prestação de serviço.

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