Nota fiscal de entrada e saída: Quais as diferenças?

Uma das principais responsabilidades dos empreendedores é garantir que esteja tudo certo com as obrigações fiscais, certo? Isso inclui entender a diferença entre nota fiscal de entrada e saída.

Neste post, você vai aprender como diferenciar cada uma dessas notas e qual é a utilidade delas para a sua empresa. Vamos lá?

O que é nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada diz respeito a tudo que entra na sua empresa. Geralmente, são as notas dos produtos ou serviços que chegam dos fornecedores para você. Esses documentos trazem um registro valioso para a logística e a gestão do estoque da empresa.

A nossa legislação define alguns casos específicos para a emissão de nota fiscal de entrada. São eles:

• devolução — o cliente não gostou do produto por alguma razão e decidiu devolvê-lo para o vendedor. Como o produto volta para o estoque e o cliente não pode emitir nota fiscal, quem emite é a empresa;
• transporte — no caso de a empresa que compra o produto assumir a responsabilidade de retirá-lo e transportá-lo;
• exposição — quando o produto volta de uma exibição em um museu ou galeria de arte, por exemplo;
• leilão — se o produto for arrematado, principalmente em leilões;
• nota fiscal não obrigatória — caso o vendedor não tenha a obrigação de emitir a nota fiscal;
• retorno de industrialização — ou seja, quando o produto é industrializado ao passar pelas mãos de um autônomo;
• importação — caso o produto seja importado, o documento do país de origem pode não ter validade aqui no Brasil.

O que é nota fiscal de saída?

A nota fiscal de saída se refere ao que sai da empresa. Isto é, aos produtos vendidos para os clientes — esse tipo de nota fica com eles. As notas fiscais de saída são emitidas com mais frequência em negócios que atuam no varejo.

Esses documentos servem para garantir os direitos do consumidor, comprovando compras e sendo úteis no caso de devoluções. Além disso, reduzem a burocracia e o tempo necessário em comparação com o antigo cupom fiscal.

Isso só é possível porque o documento é emitido de maneira eletrônica, reduzindo toda a burocracia do processo. Afinal, é mais fácil armazenar arquivos XML digitalmente do que um maço de documentos impressos. Esse tipo de arquivo conta com linguagens de marcação próprias, exigindo softwares específicos para leitura e conversão.

Lembre-se de que a nota fiscal relacionada aos produtos precisa ser emitida de maneira prévia, pois a nossa legislação não permite que mercadorias circulem pelo país sem documentação e registro.

Como emitir a nota fiscal de entrada?

O processo de emissão dos dois tipos de nota é bem similar. Basta fazer a identificação no formulário preenchendo o campo de entrada de mercadorias. Se a entrada for fruto de um não contribuinte do ICMS, basta não preencher os espaços de alíquota — os tributos, nesse caso, vão para a saída ou revenda da mercadoria.

Em alguns casos, a emissão da nota é feita por “importação”. Isso acontece quando a empresa que forneceu o produto emite a nota e você importa o arquivo XML para registrar a entrada do item.

Caso você queira fazer o download da nota, basta acessar o portal nacional da NFe, informar a chave de acesso (os 44 dígitos que ficam na parte de cima da nota) e selecionar o certificado digital.

Como emitir a nota fiscal de saída?

Existem alguns dados aos quais você precisa se atentar na hora de fazer a emissão para que tudo saia corretamente, como os campos de “empresa”, “cliente”, “transação de saída” e “produto”. Também é necessário contar com um certificado digital.

Além disso, procure preencher os espaços de “quantidades”, “impostos”, “NCM”, além de condições de entrega e frete (caso tenha). Os valores, nesse caso, podem ser CIF ou FOB.

Não se esqueça da classificação fiscal, que deve sempre levar em conta o regime de tributação em que sua empresa se enquadra (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

O que são os livros de registro de entradas e saídas?

Não basta só emitir as notas, também é preciso armazená-las. E há uma razão importante para isso — os livros de registro de entradas e saídas são obrigatórios por lei para registrar o ICMS e as notas fiscais tributadas.

De forma geral, o livro de registro é o controle em que esses documentos fiscais são escriturados. Devem ser registrados de forma cronológica, seguindo o Código Fiscal de Operações e Prestações.

O ideal é que a escrituração termine no fim dos períodos de arrecadação, sendo obrigatória para empresas do Simples Nacional mesmo em casos de emissão da NFe. Em indústrias, o modelo conta com campos para IPI e ICMS.

Como um software pode ajudar na emissão da nota fiscal de entrada e saída?

O software de emissão de notas é uma “mão na roda” para muita gente. Além da agilidade na hora de efetivamente lançar a nota, a aplicação reduz custos de armazenamento, ajuda no planejamento logístico (já que você conhece antecipadamente as informações na NFe) e ainda diminui os erros de escrituração.

Em softwares mais completos, é possível desenvolver relatórios para análise interna, contribuindo para um melhor entendimento do fornecimento, transporte, faturamento, controle de estoque e por aí vai.

Outra vantagem é a diminuição do tempo em postos fiscais e no preenchimento das informações de produtos iguais, caso a aplicação tenha recursos de cópia e pré-preenchimento.

Para poupar tempo e evitar cadastros manuais, opte por softwares que busquem os dados de forma automática na Receita. Isso pode ser feito por meio da consulta do CNPJ.

Entender os usos da nota fiscal de entrada e saída, como você viu, é importantíssimo para lidar com as responsabilidades fiscais em compras, vendas, fornecimentos, devoluções e por aí vai.

Procure analisar bem a legislação e se manter sempre atualizado sobre o assunto para garantir que todas as emissões de nota fiscal de entrada e saída estão sendo feitas de acordo com a lei. Várias situações exigirão notas específicas, e um software de emissão pode ajudar a otimizar o seu tempo.

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