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Para facilitar e manter a prestação de contas da sua empresa em dia, é necessário emitir uma nota fiscal sempre que um produto ou serviço for comercializado.
É um processo rápido e pode ser mais simples do que você imagina, além de ser essencial para não correr riscos de acusação de sonegação fiscal e manter seus impostos sempre em dia, correndo para longe dos problemas.
No post de hoje vamos explicar o que é Nota Fiscal Eletrônica, ou NF-e para os íntimos, e como você deve emiti-la através do portal da sua prefeitura.
Dentre todos os documentos que fazem parte da composição de uma empresa, talvez a Nota Fiscal seja um dos mais importantes. Isso porque ela tem uma função de registro perante a Receita Federal e serve justamente para formalizar as operações de compra e venda de serviços ou produtos oferecidos pela empresa.
Não somente para notificar esse tipo de operação, ela ainda tem a função de auxiliar no recolhimento dos tributos envolvidos nas operações citadas acima, que podem ou não estar registradas no Simples Nacional, mas que precisam ter ISS e ICMS, por exemplo, recolhidos regularmente e de maneira correta perante a fiscalização.
De maneira geral, as empresas são obrigadas a emitir notas fiscais toda vez que exercerem suas atividades e prestarem serviços para seus clientes, independente de serem pessoas físicas ou jurídicas. No entanto, existem algumas modalidades que não seguem essa regra tão a risca. É o caso do MEI, que só é obrigado a fazer a emissão da NF caso o consumidor solicite ou faça uma transação comercial com entidades privadas, como outras empresas ou ONG’s.
É sempre importante pensar que a não emissão de uma nota fiscal pode impactar gravemente a operação do seu negócio, já que acusações como sonegação fiscal são consideradas gravíssimas e passíveis de processo perante a Receita, além de colocarem em cheque a credibilidade e atuação da sua empresa perante o mercado. Se você não se mantiver atento a essas questões, pode acabar perdendo suas operações, então não corra riscos, ok?
Mantenha o registro das informações em dia, com o compromisso da verdade sempre presente, assim muita dor de cabeça fiscal e financeira será evitada.
Além de ser um documento comprobatório perante a lei, a nota fiscal serve para que você tenha a seu favor um ótimo instrumento para controle das suas vendas. Isso porque com os dados nela contidos, você pode checar exatamente o quanto pagou de tributos e o quando você faturou, já que todas essas informações são obrigatoriamente apresentadas no documento.
Ela serve como uma garantia para você, pois é utilizada como prova caso alguma questão de regularidade seja levantada. Esse tipo de situação ocorre geralmente em casos de auditorias da Receita e podem ser mais comuns do que se pensa.
Mas ela não é só boa para o empreendedor. O cliente também acaba por utilizar a nota fiscal como um comprovante e pode ser muito útil quando é necessário fazer a troca ou devolução de um produto, validar a garantia ou mesmo contestar algum serviço prestado.
Se engana quem acha que só existe um modelo de Nota Fiscal disponível para emissão e justamente por esse motivo é tão importante saber quais fazem sentido para o seu negócio e devem ser utilizadas por você.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é utilizada para registrar a venda de produtos por empreendimentos comerciais.
É através dela que o recolhimento do ICMS é garantido. Para quem não sabe, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) é o principal imposto cobrado no Brasil.
Essa modalidade de nota fiscal (NFS-e) é destinada à prestação de serviços e deve ser emitida sempre que houver atividade realizada pela empresa.
Diferentemente da NF-e, o ISS é o imposto recolhido nessa nota. Ele é de competência municipal.
Por fim, chegamos a NFC-e ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, que tem como objetivo registrar as vendas de serviços ou produtos fornecidos aos clientes.
Sendo assim, sua presença é muito mais comum nos estabelecimentos varejistas e ela geralmente substitui o cupom fiscal, emitida na venda direta e atua como comprovante de venda.
Os modelos citados acima não são os únicos utilizados, mas acabam sendo os mais comuns no dia a dia do consumidor e do empreendedor. No entanto, isso não significa que sejam as únicas e que tenham sua mecânica de armazenamento iguais.
Hoje, além da nota fiscal com modelo pré-estabelecido, temos a nota tradicional, emitida em papel, guardada em pastas. Seus dados são preenchidos manualmente.
É um modelo defasado, pois, com o avanço da tecnologia e a política de preservação ambiental, a utilização de documentos físicos vem se extinguindo e o armazenamento tem se concentrado cada vez mais em computadores e em nuvem.
A facilidade se concentra justamente na automação dos softwares que geram essas notas, desobrigando o preenchimento manual e formulando cada uma delas no molde correto.
Mas nem tudo são flores. Os estados e cidades brasileiros ainda estão se adaptando a modalidade eletrônica, por isso nem todos são adeptos dos softwares de emissão de nota fiscal. O ideal é contar com um bom contador ao seu lado para checar em que pé a legislação de cada localidade está tratando a questão e se você pode, ou não, adotar o método.
Claro que o objetivo é que, em breve, todos passem a utilizar a modalidade de notas eletrônicas. Isso porque, aliado a ideia de facilitação burocrática e preservação ambiental, tem também a modernização das obrigações fiscais. Se o lugar onde você atua já trabalha com as notas eletrônicas, comece a se adaptar. Esse é o futuro da contabilização de notas no nosso país e é muito bom.
O passo a passo para emitir notas de serviço é bem simples e composto por poucas etapas. Acompanhe abaixo.
Acessar o site da Prefeitura de sua cidade. No exemplo de São Paulo, você irá ver essa tela e deve clicar em “Acessar o sistema”:
Na página de acesso, se você tiver o Certificado Digital instalado, pode seguir desta forma. Ou acessar com seu CNPJ e senha da prefeitura.
Você será direcionado para essa página. Neste momento, acessar “Emissão de NFs”.
Preencher os campos e “Avançar” para concluir o preenchimento dos dados e a emissão.
Preencha as últimas informações e clique em “Emitir”
Importante frisar que para emitir qualquer nota de serviços eletrônica, você precisa estar devidamente cadastrado nos órgãos responsáveis do seu município e/ou estado e ter sua empresa registrada corretamente.
No caso da NFS-e, o cadastro na Prefeitura do município é obrigatório e pode ser feito digitalmente. Documentos referentes a empresa são sempre exigidos, então tenha em mãos o contrato social e os dados do responsável, como CPF ou RG.
Caso tudo tenha sido feito corretamente, você receberá uma senha e poderá fazer login no sistema de emissão de notas fiscais.
De maneira geral, o ideal é ter um Certificado Digital para facilitar a emissão da nota fiscal, garantir validade jurídica das NFs eletrônicas e conceder acesso a um contador de confiança num momento de abertura ou migração de empresa.
Para quem não sabe, Certificado Digital é um documento eletrônico validado, que funciona como uma assinatura digital. Ele garante segurança e autenticidade nas transações digitais. Um dos maiores benefícios da compra de um certificado é a utilização em diversos portais e sistemas, como a Receita Federal ou bancos.
Por fim, é importante ressaltar que empresas prestadoras de serviços não são obrigadas a utilizar o Certificado Digital para emitir NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e podem usar somente a senha de acesso comum. O uso é obrigatório somente para emissão das NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
Entender o que são as Notas Fiscais e como elas fazem diferença no dia a dia da sua empresa é essencial. Esperamos que tenha gostado do artigo de hoje e se precisar de ajuda, deixe um comentário ou entre em contato diretamente com nossos especialistas.
Original de Conube
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