Notas Fiscais: Saiba quais são os principais tipos utilizados no Brasil

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Mesmo que a maioria não entenda muito sobre este assunto você já deve ter ouvido falar sobre a importância da emissão de nota fiscal, que tem o objetivo de permitir que o governo tenha controle das transações comerciais que acontecem no nosso país.

Uma vez emitido a nota fiscal, o imposto a ser pago é determinado e calculado o valor da alíquota, além de ser utilizada como garantia no caso de devoluções.

A nota fiscal é obrigatória conforme a Lei 8137/1990, os MEIs são os únicos liberados da emissão obrigatória quando realizam uma venda ou prestação de serviço para Pessoa Física.

Para o estabelecimento que não faz a emissão, caso tenha o responsável considerado réu primário, deverá pagar uma multa equivalente a até 10 vezes o valor da nota.

Essa reincidência pode ser facilmente constatada depois de percebida a ausência da primeira nota fiscal.

Na matéria de hoje vamos compartilhar os tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil, para que você entenda melhor cada uma delas e faça o uso de forma assertiva evitando problemas com o governo.

Quais são os tipos de notas eletrônicas?

É fundamental conhecer os tipos de nota fiscal eletrônica para o seu negócio.

Nota Fiscal Eletrônica de produtos ou mercadorias (NF-e)

Esta documentação substitui o modelo tradicional, pois, trata-se de uma versão digital, emitida e armazenada eletronicamente, limita-se a registrar a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e deve ser expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.

Ela é utilizada em casos de circulação de mercadorias, geralmente, este tipo de nota fiscal é utilizado entre pessoas jurídicas.

Ao emitir a NF-e para o comprador, para atestar a operação, a empresa deve enviar um documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) junto com o produto.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

Este documento é voltado para os serviços de transporte de carga entre estados ou municípios, sua tributação é feita pelo ICMS.

Este documento substitui o formato manual, que era usado até 2012, o arquivo digital é emitido em XML e deve haver a comprovação por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da fazenda.

Com ele as empresas conseguem obter maior rapidez ao processar faturas, reduzem os custos com frete e transporte e há menor possibilidade de erros entre a nota e os produtos que estão sendo efetivamente transportados, já que o objetivo é evitar duplicados e eliminar as faturas.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviços NFS-e

Este documento é primordial para a confirmação de prestação de serviço de uma instituição para outra ou para pessoa física, a sua emissão na maioria das vezes, engloba pequenas e médias empresas.

Esse modelo de nota fiscal deve ser despachado junto à prefeitura em que está registrado o CNPJ da organização prestadora de serviço.

Este documento se diferencia por necessitar apenas da Inscrição Municipal, que gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e tem como característica ser um modelo mais flexível.

Este modelo é usado para serviços de assinatura, ou, para produtos digitais.

(CF-e) Cupom Fiscal Eletrônico.

Este documento digital, validado por uma assinatura digital do contribuinte e uma autorização recebida do Fisco. Suas vantagens são:

  • Permite que o cupom seja impresso em qualquer tipo de impressora ou até mesmo enviado eletronicamente;
  • Dispensa o uso do ECF e de todo processo de lacração e autorização de uso;
  • Diminui obrigação acessórias para os contribuintes;
  • Combate a sonegação de impostos, promovendo uma concorrência mais leal;
  • Dispensa de Redução Z Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalidação, Comunicação de ocorrências, Cessação, etc;
  • Transmissão de forma on-line (NFC-e) ou com pouco tempo de atraso em relação à emissão do documento (SAT-MFE);

(MF-e) Módulo Fiscal Eletrônico

Este Módulo Fiscal Eletrônico foi desenvolvido para suprir a legislação fiscal que determina as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) o Ceará, em substituição ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Este aparelho MFE é bem parecido com o SAT, que é utilizado no estado de são Paulo, entretanto o MFE possui algumas peculiaridades que são impostas pela SEFAZ/CE como, por exemplo:

  • Bateria;
  • GPS para localização do equipamento;
  • GPRS para conexão de internet por meio de chip 3G/4G.

Trata-se de uma aplicação fornecida pela SEFAZ-CE que obrigatoriamente acompanhará o MFE e operará em conjunto com o Software Básico. Ele é responsável por:

  • Repassar para o Software Básico todas as funções chamadas pelo Aplicativo Comercial ou Software de Ativação;
  • Realizar a comunicação com o PDV por meio do serviço Comunicados MFE pela porta USB;
  • Coletar informações operacionais e fiscais do MFE através da função “Consultar Status MFE”
  • O componente de Segurança será disponibilizado na plataforma Linux.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Este documento é para fazer integração de movimentações mais complexas, pois, ele vincula diferentes documentos a uma única unidade de carga. Isso quer dizer que o MDF-e serve para somente uma operação.

Ele é válido para empresas que fazem o transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são encarregadas pelo frete com mais de um CT-e.

(NFAe) Nota Fiscal Avulsa

Este documento é usado por não contribuintes do ICMS, que não são obrigados a emitir NFe. 

Geralmente quem utiliza esse tipo de nota são Microempreendedores Individuais (MEI), micro e pequenas empresas.

As regras para a emissão podem variar de estado para estado, mas é preciso se cadastrar de forma online para receber a autorização. 

Basta solicitar nota por nota no portal da Sefaz.

Mesmo que ela seja emitida eletronicamente, a NFAe tem a validade garantida pelo papel e é necessário fazer o seu armazenamento físico.

Nota Fiscal Complementar

Este documento serve para corrigir valores tributários e deve ser somada à nota original para validar a operação fiscal.

Este é um dos tipos de notas fiscais usado para justificar situações de erro. A legislação autoriza sua aplicação em casos como:

  • Classificações falhas;
  • Erros no lançamento de impostos oriundos de cálculos;
  • Variações na cotação da moeda para exportações;
  • Reajustes de preços de produtos ou serviços.

É preciso emitir a nota fiscal eletrônica complementar quando o documento fiscal original registrar uma quantidade ou valor inferior ao da efetiva operação e ainda declarar os motivos dessa nova emissão.

NF-e Nota Fiscal Denegada

Quando o usuário fazer a assinatura digital do arquivo XML da NFe, precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento).

Quando uma nota fiscal é enviada para a avaliação da Sefaz é submetida a determinadas regras de validação, podendo ser aprovada, denegada ou rejeitada.

Quando falamos que a nota fiscal foi denegada isto quer dizer que houve irregularidades do emissor ou do destinatário e ela não pode ser faturada.

E não é possível corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização.

A Sefaz avisa que a nota foi denegada apenas no final da validação e por isso a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada, levando em consideração que a nota fica gravada nos seus registros.

Nota Fiscal Rejeitada

Uma maneira de fazer isso é rejeitar imediatamente um documento fiscal emitido de forma errônea, com dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos.

O emissor é avisado automaticamente e tem a oportunidade de corrigir o erro na hora.

A validação da NF-e poderá resultar em:

  • Uma nota fiscal pode não ser rejeitada sozinha, segundo o manual “a existência de um erro em um NF-e implica na rejeição de todo o lote”. E isso acontece por que a validação do Schema XML é realizada em toda mensagem de entrada;
  • Denegação de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente;
  • Autorização de uso- a NF-e será armazenada no Banco de Dados;
  • Rejeição a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco de Dados, podendo ser corrigida e novamente transmitida;

Principais fatores que levam a uma nota fiscal rejeitada:

·  Códigos 207 e 208: CNPJ inválido;

·  Código 213: Inconsistência com Certificado Digital;

·  Código 220: Fim do prazo de cancelamento;

·  Código 229 a 234: Problemas com a IE (Inscrição Estadual);

·  Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria;

·  Código 539: Duplicidade;

·  Código 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins.

NF-e Nota Fiscal de Exportação

A nota Fiscal de exportação é o documento que oficializa perante a Secretaria da Fazenda a saída as mercadorias para fins de exportação, dando base para fazer todo o registro de escrituração fiscal e contábil da empresa.

É necessário fazer o Cadastro da Invoice antes que iniciar o preenchimento dos campos da Nota Fiscal de Exportação, nesse cadastro contém informações da moeda em operação, dos produtos, quantidade, valor e etc.

Nota fiscal de Remessa

Este documento é emitido quando há circulação de mercadorias sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos.

No geral todo produto precisa circular para fora da fábrica ou da loja, ainda que não tenha sido vendido de fato.

Um exemplo: É quando se envia uma mercadoria para a loja onde será vendido. Nesse transporte é necessário que a nota fiscal de remessa esteja emitida e de posse da transportadora.

É preciso emitir a nota fiscal em outros momentos também, os mais comuns são:

1. Transferência de unidade;

2. Mercadorias para exposições e feiras;

3. Produtos para testes;

4. Consignações;

5. Amostras grátis;

6. Produtos em conserto ou manutenção;

7. Doações;

8. Brindes.

Essas são todos os tipos de nota fiscal eletrônica usadas no brasil que é a melhor forma de fazer vendas de produtos e serviços de acordo com a regras e tributações do nosso governo.

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Por Laís Oliveira