Boas Práticas para o Processo de Reconciliação Contábil

Reconciliação Contábil é um controle subvalorizado, mas fundamental para ajudar a garantir a integridade financeira de uma empresa. Pontos fracos e ineficiências no processo de reconciliação muitas vezes levam a erros no balanço patrimonial e imprecisões no fechamento do exercício.

Desde a promulgação da Lei Sarbanes Oxley (SOX), em 2002, e outras leis e regulamentos que foram promulgados, garantir a precisão das reconciliações entre contas tornou-se cada vez mais importante.

No passado, se um auditor externo detectasse um erro durante a revisão das demonstrações financeiras de uma empresa, este erro poderia ser corrigido pela empresa com um ajuste manual.

Na maioria dos casos, o Controller não teria que emitir uma correção, nem o auditor era obrigado a relatar o erro.

Com o advento da SOX, a chamada para o cumprimento subiu para outro nível.

Se o auditor encontra um erro, a empresa pode ser obrigada a divulgar uma falha nos seus controles.

E, se o auditor encontra uma distorção ao rever o relatório trimestral ou anual e relata que a empresa não consegue provar ter encontrado por si mesma, então o erro é determinado a ser uma distorção física que pode exigir a divulgação.

Um ciclo de fechamento financeiro eficiente, preciso e curto (começando com o processo de reconciliação contábil), pode dar base para avaliação do desempenho dos negócios, apoio em decisões organizacionais e satisfaz exigências de relatórios externos.

A Automação do processo de reconciliação contábil é um passo fundamental no caminho para alcançar a “integridade do balanço” – e, finalmente, um rápido e eficiente encerramento de período financeiro.

No entanto, o software por si só não garante que reconciliações entre contas são precisas.

Seguindo esta lista de melhores práticas, vai auxiliar no seu caminho para reconciliações contábeis e um fechamento livre de erros:

Reconciliações contábeis devem ser completas – nenhuma conta contábil deve ser deixada para trás!

• Assegurar que todas as contas devidas estão sendo conciliadas, incluindo novas contas.
  
• Certifique-se de que existe uma política de reconciliação única para toda organização e que é respeitado em toda a empresa.
  
• Certifique-se de que cada conciliação possui um título, descrição da conta, e procedimentos e / ou instruções sobre como finalizar a reconciliação (contatos aplicáveis, relatórios a executar ou obter, etc.).
  
• Documentação apoiando o saldo da conta deve ser incluída com a reconciliação.

Reconciliações de contas devem ser precisas.

• A preparação e revisão individuais da conta deve ter uma compreensão básica da utilidade da conta e o que deve ser utilizado para apoiar o balanço. Por exemplo, contas de caixa, na maioria das vezes, precisam do razão geral e um extrato bancário, para realizar a reconciliação.
  
• Certifique-se de que os corretos e mais atualizados balanços que estão sendo conciliados.
  
• Certifique-se de que a conciliação realmente suporta o balanço e não é apenas uma repetição do razão geral.
  
• Preste atenção para contas que tenham saldos incomuns (tais como uma provisão com um saldo devedor ou a conta a receber com um saldo a crédito).

Reconciliações contábeis devem ser concluídas e analisadas em tempo hábil.

• Criar datas de vencimento para as conciliações.
  
• Ter um mecanismo para acompanhar o status de cada conciliação.
  
• Fazer as conciliações de contas de alto risco mais cedo no ciclo de fechamento para identificar potenciais problemas.
  
• Reveja as diferenças não identificadas e faça os ajustes necessários, enquanto o período contábil ainda está aberto.

Reconciliações contábeis devem seguir os princípios contábeis adequados.

• Reconciliações contábeis devem seguir os seus princípios contábeis locais.
  
• Assegurar que as conciliações sigam os princípios, tais como o custo histórico, batimentos e divulgação completa.
  
• Garantir que as conciliações são objetivas, que identificam diferenças não identificadas, que são consistentes, e que as transações por trás do balanço da contabilidade seguiu a convenção do conservadorismo.
  
• Conciliações devem seguir as políticas da empresa.

O processo de conciliação contábil deve ser constantemente revisto e melhorado.

• Rever a política de conciliação contábil para garantir que ela reflete com precisão a posição da empresa.
  
• Rever o processo inteiro rotineiramente para identificar melhorias que ajudem no caminho da qualidade e ganho de tempo.
  
• Reveja os procedimentos e / ou instruções de conciliação para garantir que eles respondam: O que? Quando? Quem? Por quê? Quanto?
  
• Use modelos padrão para os vários tipos de conciliações para consistência e facilidade na revisão para garantir exatidão e integridade.

Boas ferramentas e processos fornecem um framework para garantir qualidade, precisão e completude do processo de reconciliação contábil.

Elas fornecem um meio para controlar as atribuições, datas de vencimento e conclusão do trabalho.

Um processo de reconciliação contábil automatizado irá focar as pessoas certas nas atividades certas e permitir um gerenciamento de informações em tempo real em torno do processo de fechamento contábil, por isso, é importante identificar oportunidades de uso de tecnologias no dia a dia.

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Fonte: AccountingWeb

Tradução e Adaptação: Dattos