Compreender as demonstrações financeiras da sua organização é essencial para controlar as finanças da empresa. Essas dez dicas destinam-se a ajudá-lo a avaliar e interpretar melhor o seu balanço patrimonial – demonstração da posição financeira ou demonstração dos saldos do fundo.

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O balanço capta o valor de seus ativos (coisas que você possui), passivos (o que você deve) e ativos líquidos (diferença entre ativos e passivos). Esta declaração mostra a posição financeira da sua organização em um único momento.

No próximo momento, as coisas podem mudar – cada depósito e retirada altera o balanço patrimonial. O balanço é muitas vezes mais desafiador para interpretar do que seu companheiro, a declaração de operações. No entanto, entender isso é essencial para entender as finanças da sua empresa.

Como fazer o balanço patrimonial da minha empresa?

Compreenda seus documentos financeiros. As demonstrações financeiras formais (incluindo as preparadas pelos contadores profissionais e as geradas por softwares de gestão) são projetadas para serem entendidas por pessoas que fizeram um esforço razoável para aprender a lê-las.

Vale a pena tomar o tempo para se familiarizar com o layout e a terminologia. Leia regularmente o seu balanço. Quanto mais familiar você estiver com os relatórios de sua organização, melhor você se tornará em detectar boas notícias e más notícias e saber como resolver problemas potenciais.

O que são as contas a pagar?

As contas do balanço são “permanentes”. Esses saldos das contas rolam de ano para ano. Os saldos de encerramento do ano passado tornam-se os saldos de abertura deste ano. Em contraste, as contas de receita e despesa (encontradas em sua demonstração operacional) começam em zero a cada ano fiscal, acumulam um ano completo de resultados e são “reajustados” para zero para o novo ano.

Ou seja, sua demonstração operacional mostra apenas a atividade do ano atual. Quando você lê o balanço, você precisa ser capaz de interpretar o que é atual e o histórico. As transações permanecem no balanço até serem resolvidas. Assim, as contas não pagas do ano passado se situarão em Contas a Pagar até que você use a receita deste ano para pagá-las.

Como as operações do dia a dia afetam o balanço patrimonial?

Compreenda como as operações do dia a dia afetam o balanço patrimonial. O balanço mostra o resultado “vitalício” de sua organização – o excedente ou o déficit acumulado – na seção de ativos líquidos.

As receitas deste ano contribuem para um excedente ou déficit acumulado, e as despesas deste ano reduzem-no. Se este ano estiver indo bem desde um ponto de vista financeiro, provavelmente seus resultados operacionais estão aumentando seus ativos, diminuindo seus passivos e aumentando seus ativos líquidos. O oposto também é verdade. Você precisa de ambas as declarações para entender sua situação completamente.

Como compreender o balanço patrimonial da minha empresa?

Vá além da conta de caixa. Sim, a maioria de suas transações provavelmente passam pelo banco como cheques e depósitos. É tentador ler a declaração operacional e o saldo bancário, e sentir que você foi tão longe quanto você precisa ir. No entanto, você precisa examinar todas as contas do balanço para entender seus recursos e obrigações.

Algumas contas contêm transações em andamento, como Contas a Receber (você vendeu bens ou serviços, mas o cliente ainda não pagou) e Contas a Pagar (você comprou bens ou serviços, mas ainda não pagou). Os recebíveis aparecem nas suas contas de receita – mas você ainda não obteve seu dinheiro.

As contas a pagar aparecem nas suas contas de despesas – mas você ainda não pagou por elas. Esses itens ainda não atingiram o banco – mas eles vão – e você precisa saber o que esperar. Estes são apenas alguns exemplos típicos. Certifique-se de que compreende todas as categorias de balanço particular de sua empresa.

Por que o controle patrimonial é importante para uma empresa?

Na era da eficiência, gerir adequadamente as informações que a empresa produz é um fator que permite a otimização de investimentos, maior economia e até mesmo a proteção contra multas. Por todas essas questões, o controle patrimonial é essencial para as organizações.

De fato, ele deveria ser realizado adequadamente desde a inauguração de uma microempresa até o momento em que ela cresce ou é adquirida por uma multinacional, por exemplo. Vamos entender um pouco melhor o assunto?

Qual a importância do controle patrimonial?

Podemos entender a importância do correto controle de ativos imobilizados – ou seja, os bens físicos usados pela empresa para manutenção de suas atividades – sob três aspectos:

Sob o aspecto legal:

Manter as contas da empresa em dia é importante, mas prezar pela transparência no controle patrimonial é fundamental. Quando o controle dos ativos imobilizados não é realizado da forma correta, pode resultar em uma omissão de receita.

E pelas leis brasileiras, isso é entendido como uma contravenção, passível de instauração de processos administrativos e fiscais com possível aplicação de multa e cobrança de impostos.

Certamente, você não quer se preocupar com um gerenciamento de crise como esse. Além disso, a gestão adequada ajuda a evitar o desperdício de dinheiro, pois a empresa pode ficar apta a realizar algumas deduções fiscais às quais não teria direito se o controle não fosse realizado corretamente.

Sob o aspecto prático:

Ao realizar o controle patrimonial de forma incorreta, a gestão não é capaz de administrar seus bens adequadamente. Por isso, a grande maioria das empresas não consegue mensurar suas possíveis perdas anuais por desvios de equipamentos e roubos.

Esse descontrole resulta em dificuldades na declaração de investimentos na manutenção desses ativos imobilizados, inviabiliza uma gestão estratégica desses recursos e dificulta um corte de custos mais efetivo, pois não será possível fazer projeções com base no tempo de uso dos equipamentos, por exemplo.

Sob o aspecto do valor dos bens:

O descontrole patrimonial faz com que os proprietários e acionistas saiam prejudicados em eventuais situações de venda, seja de ativos imobilizados ou da empresa como um todo.

Isso porque a gestão não será capaz de mensurar corretamente o valor de cada um dos bens que a empresa detém, como maquinários e equipamentos em geral. Outro ponto importante é que a correta gestão ajuda a empresa a conseguir investidores mais facilmente, uma vez que torna possível determinar o valor e o potencial real do negócio.

Como manter um controle patrimonial atualizado?

Como é possível perceber, manter o controle patrimonial atualizado pode ser vital para uma empresa, de preferência desde a sua fundação. Para tornar isso possível, é importante adotar algumas ferramentas e processos que facilitarão a correta gestão dos ativos imobilizados. Isso pode ser facilitado através das seguintes ações:

• Definir manual de normas e procedimentos: como existe a possibilidade de mudança de funcionários executando estas atividades, adotar um manual é uma ótima forma de estabelecer padrões para as funções relacionadas aos ativos, como registro, manutenção, transferências e baixas;
• Estabelecer fluxogramas das atividades relacionadas: ao ilustrar os processos e padrões adotados para o controle patrimonial através de fluxogramas, você consolida o manual e facilita as rotinas dos profissionais envolvidos;
• Adotar técnicas de mapeamento: ao mapear os ativos imobilizados e representá-los em diagramas, por exemplo, fica muito mais fácil organizá-los e administrá-los;
• Implantar um sistema informatizado: a utilização de softwares facilita muito a gestão dos bens corpóreos da empresa, inclusive automatizando algumas informações, como previsão de manutenções.

O controle patrimonial e a administração ideal dos ativos imobilizados pode ser um assunto um pouco complexo, mas não deve ser deixado para depois. Compreende-los é o melhor caminho.

Via e-contab