Digitalização de documentos contábeis: motivos para fazer

Você sabia que a digitalização de documentos na contabilidade pode se transformar em um diferencial para o seu negócio? Existe uma forte tendência de modernização dos processos de organizações de todos os setores. Levar a contabilidade para o mundo digital traz inúmeros benefícios.

A gestão de documentos contábeis envolve diversos processos de uma empresa, como a emissão, recebimento, uso, guarda, digitalização, transferência e descarte dos documentos.

Dessa forma, a modernização desses processos internos é importante para evitar erros, atrasos, ineficiências e diversos outros problemas para a sua organização.

Assim, uma empresa que não tem gestão de documentação contábil geralmente, faz com que seus colaboradores percam tempo procurando papéis para realizarem uma tarefa.

Continue a leitura deste conteúdo e veja tudo o que você precisa saber sobre documentos digitais na contabilidade!

Leia também: O Que São Os Documentos Contábeis?

O que a legislação diz sobre o assunto?

O tema já foi alvo de diversas discussões e, até mesmo, leis. Inicialmente, a Medida Provisória n° 2.200/01 foi criada para regulamentar a digitalização de certos tipos de documentos. Assim, ela prevê medidas que visam garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica dos registros.

Isso ocorre por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BRASIL), com o uso de certificados digitais. Eles utilizam criptografia de dados para validar os documentos, enquanto garantem sua privacidade. 

A Lei de Liberdade Econômica ( Lei n° 13.874/2019) ampliou o uso dos documentos digitais, conferindo validade a eles. Em complemento, o Decreto 10.278/2020 trouxe requisitos técnicos que devem ser observar para transformar documentos físicos em digitais. 

Digitalização x documento nato-digital

Basicamente, existem dois formatos de documentos “digitais”, cada um com suas descritivas legais.

• Digitalização: o documento foi originado no papel e será passado para o computador, em formato digital. É feita por meio de um escâner, por exemplo;
• Documento nato-digital: originado, desde o princípio, de forma digital, esse documento é codificado e acessível no computador.

Nesses casos, existem regras próprias que devem seguir. Por exemplo, os nato-digitais são válidos e utilizados em diversos casos, como na emissão de notas fiscais.

Quais os benefícios da digitalização na contabilidade?

Para entender a importância de contar com documentos digitais no escritório, é preciso conhecer as suas vantagens. A adoção dessa prática é crescente, como parte do processo de transformação digital. Veja as vantagens a seguir:

• Produtividade

Despende-se muito tempo imprimindo, guardando e tentando localizar documentos em papel. Mesmo com um ótimo sistema de registro, é preciso se deslocar e procurar entre outros arquivos. Depois ainda é necessário devolver ao local de origem.

Assim,  o processo é simplificado com a adoção de documentos digitais.Pois desta forma tudo fica armazenado no sistema, com acesso via computador e outros dispositivos autorizados.

Logo, os colaboradores terão que investir menos tempo ao pesquisar documentos, podendo se dedicar mais às demais tarefas. O resultado é o aumento da produtividade devido à maior praticidade proporcionada pela documentação digital. 

• Redução de custos

A impressão de documentos requer diversos recursos: papel, tinta de impressora, pastas, grampos etc. Tudo isso gera custos para a empresa, que deverá investir em materiais de escritório para gerar documentos físicos.

Além disso, é necessário dispor de espaço para arquivos e tempo para organizá-los sempre que precisar de algum documento. Com a digitalização, muitos dispensam a necessidade de uma cópia física.

• Maior Segurança

A adoção do formato digital promove, ainda, segurança dos dados e integridade dos arquivos. Os sistemas utilizados contam com criptografia e outras práticas que visam proteger a privacidade, prevenindo acessos indevidos. 

Dessa forma, também é possível contar com ferramentas de controle de versões, que permitem identificar quem fez alterações e quando isso aconteceu. Por fim, com ferramentas de backup você evita perdas e mantém a qualidade do arquivo, prevenindo riscos de danos e extravio.

Leia também: Por Quanto Tempo É Preciso Guardar Documentos Contábeis?

Demais vantagens da digitalização de documentos

Além disso, a empresa ainda terá como benefício:

• Contribuição com o meio ambiente;
• Organização dos documentos;
• Acessibilidade e mobilidade corporativa proveniente dos dados em nuvem;
• Agilidade no manuseio e na organização de documentos;
• Garantia de validade jurídica;
• Redução do risco de fraude;
• Possibilidade de realizar assinaturas digitais e eletrônicas, processo que envolve inúmeras outras vantagens que o documento físico não permite.
• Acesso às informações de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo.