MEI: Cuidado para não misturar caixa da empresa com contas pessoais

O MEI (Microempreendedor Individual) é, de longe, o tipo de empresa mais popular no país. Conforme divulgou, em junho, o Ministério da Economia, quase 70% das empresas ativas do Brasil se enquadram nessa categoria empresarial. Só em 2021, 3,9 milhões de brasileiros se tornaram MEI, um aumento de 19,8% em relação ao ano anterior.

Algumas das vantagens que atraem as pessoas para formalização da atividade empresarial são a facilidade em ter a documentação, a estabilidade do pagamento de impostos, o acesso à previdência social, além de outros estímulos, como linhas de crédito governamentais. Ser MEI, portanto, traz muitas simplificações para o negócio, mas os empreendedores devem ficar atentos: não separar bem o caixa da pessoa física e da pessoa jurídica pode gerar problemas financeiros pessoais e para a empresa.

André Barretto, fundador e CEO da plataforma de orientação financeira n2 app, dá 5 dicas para ajudar o microempreendedor iniciante a não se embaraçar com as finanças. 

1. Tenha um plano de negócios

Ter um plano de negócios é o ponto de partida para abrir um MEI. Antes de iniciar qualquer empreendimento, é preciso ter em mente o objetivo do seu negócio, suas necessidades e vantagens, assim como as alternativas do que fazer em momentos de dificuldade. 

O plano de negócios do seu MEI precisa conter todas as informações para o fortalecimento da empresa, como metas, mercado, concorrência, orçamento de produtos ou serviços, estratégias de marketing e planejamento operacional e financeiro. É indispensável que o empreendedor saiba quais recursos estão à sua disposição e o quanto será necessário faturar para que a atividade continue andando.

É nessa etapa que o microempreendedor pode perceber se o negócio que está montando é realmente viável, e assim, evitar perder dinheiro com um trabalho desvantajoso.

“Para quem já trabalha como autônomo e fatura até R$81 mil por ano, ser MEI vale a pena para formalizar o negócio. Já quem vai começar a atividade tem que botar na ponta do lápis. Não é só a taxa de contribuição que tem que ser levada em conta nessa hora. Começar um trabalho envolve todo um investimento de tempo e dinheiro que tem que ser analisado”, avalia André.

2. Tenha um livro-caixa da empresa

O chamado livro-caixa ou fluxo de caixa é o registro de  todos os movimentos financeiros da empresa. É o controle necessário de toda entrada e saída de dinheiro, que deve incluir tanto as saídas fixas quanto as despesas eventuais.  

Apesar de o livro caixa não ser obrigatório para o MEI, este deve registrar mensalmente, em formulário simplificado, o total das receitas, conforme modelo disponível no Portal do Empreendedor. Dessa forma, o fluxo de caixa acaba sendo um aliado na hora de preencher o relatório, além de dar uma visão mais estratégica do negócio e prevenir a falta de dinheiro em caso de imprevistos financeiros.

André Barretto também explica que um grande benefício do livro caixa é possibilitar o planejamento para investimentos futuros. “Quando a pessoa registra tudo que entra e sai, ela consegue se planejar melhor para saber quando e quanto pode investir. Ela pode ter a necessidade de repor peças de estoque, comprar um computador novo, sem precisar recorrer a um empréstimo”.

3. Utilize cartões e contas bancárias distintas

Algo muito comum de acontecer quando uma pessoa se torna MEI é continuar utilizando as contas e cartões pessoais para as atividades da empresa. Por isso, o indicado é sempre ter uma conta jurídica para administrar financeiramente o negócio, seja por razões de organização, seja para mostrar maior credibilidade para os clientes.

É necessário ter em consideração que, de fato, se tratam de pessoas distintas. Apesar de, na maioria das vezes, o dinheiro despejar no mesmo bolso, uma vez que nem sempre o MEI tem um funcionário, sabe-se que a empresa tem suas próprias necessidades: despesas com matéria-prima, água, luz, telefone, etc.

Além disso, o risco de o MEI não ter contas bancárias distintas é acabar não separando o dinheiro para ser investido no negócio com que ele se torne insustentável. O contrário também ocorre: deixar todos os rendimentos na conta jurídica pode trazer prejuízos pessoais.

“O cidadão que coloca tudo na conta do MEI e declara tudo como rendimento da empresa pode ter prejuízo na hora de pegar um empréstimo pessoal, por exemplo. Ele vai comprar um imóvel, e quando vê, não consta rendimento no CPF”, alerta o CEO da n2.

4. Mantenha a empresa regular

Assim como qualquer empresa, o MEI possui obrigações com a Receita Federal. O cumprimento delas evita que o empreendedor sofra punições tributárias, além de fazer com que o registro da atividade esteja livre de complicações, caso algum cliente deseje se informar a respeito.

Uma das principais obrigações é o pagamento mensal do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é calculado de acordo com o salário mínimo nacional e o tipo de atividade desenvolvida pelo empreendedor. Outro encargo é a emissão da nota fiscal quando o produto ou serviço é voltado às pessoas jurídicas.

Além disso, é exigida a Declaração Anual do MEI, na qual deve ser informado o faturamento obtido nos últimos doze meses. A não entrega da declaração pode causar outros prejuízos, como, por exemplo, o impedimento da emissão da guia do DAS.

“O MEI que não cumpre suas obrigações com a Receita pode ter o débito inscrito no Cadin [Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal], não conseguir emitir o DAS, não ter acesso a uma linha de crédito, por exemplo. São coisas simples que podem ser evitadas”, considera André Barretto.

5. Mude de forma jurídica, se necessário

O que pode acontecer também é o empreendedor misturar o caixa da empresa com o pessoal quando o MEI deixa de ser o adequado para o negócio. Afinal, existem alguns limites para se encaixar nesse regime tributário, como o faturamento de até R$81 mil, a possibilidade de contratação de apenas um funcionário e a proibição de inclusão de sócios.

É comum que muitos MEIs migrem para a Sociedade Limitada Unipessoal, por exemplo, quando começam a crescer, atrair mais clientes, expandir a área de atuação, e, com isso, o tipo de regime se torna inadequado para o tamanho da empresa.

“Algumas pessoas, para continuar no regime de MEI, sendo mais vantajoso, acabam declarando o faturamento da atividade como sendo pessoal, para não ultrapassar o limite de R$81 mil. Mas isso pode fazer com que sejam desenquadradas do MEI e cumpram todas as obrigações do regime ao qual elas pertencem. Então a melhor coisa a fazer é estruturar o negócio conforme a lei e saber a hora certa de sair do MEI quando cresce além do esperado”, aconselha Barretto.

*André Barretto é CEO e fundador da n2, aplicativo que conecta orientadores certificados do mercado financeiro com quem precisa de ajuda para cuidar das suas finanças. 

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