Novo prazo para guarda de documentos eletrônicos

Foi publicado o Ajuste SINIEF Nº 2 DE 11/04/2025 que padroniza a guarda dos arquivos “XML” – (Extensible Markup Language) dos documentos fiscais eletrônicos, que estabelece critérios e procedimentos sobre temporalidade e destinação de documentos fiscais eletrônicos (DF-e) sob responsabilidade da Receita Federal, dos Estados e do Distrito Federal.

Leia também:

• Como tirar o extrato do INSS para fins de Imposto de Renda?
• A nova era da fiscalização: como Receita Sintonia e Projeto Analytics estão transformando o papel da contabilidade 
• Riscos psicossociais: MTE prorroga implementação da NR1 para 2026
• Reforma Tributária: Disputa entre Entidades de Prefeitos Pode Atrapalhar Conselho do Novo Imposto?
• Como Escolher Produtos que Realmente Economizam seu Dinheiro? O Fórum Produtos Reviews Vai Te Ajudar

Quais as mudanças?

Estabelece que o prazo padronizado de guarda dos DF-e será de 132 meses (11 anos). Esse prazo será contado a partir da data de autorização do documento fiscal eletrônico.

Isso representa um avanço na padronização nacional, trazendo mais segurança jurídica e previsibilidade para empresas e entes federativos.

O novo prazo de guarda é voltado aos seguintes documentos eletrônicos:

• NF-e
• CT-e e CT-e OS
• MDF-e
• NFC-e
• BP-e
• NF3e
• GTV-e
• DC-e
• NFCom

Importante lembrar que as tabelas de controle utilizadas na autorização dos DF-e não podem ser expurgadas.

Cada UF (Unidade Federativa) poderá definir a tecnologia de armazenamento, desde que respeitado o prazo mínimo. O tempo para recuperação dos documentos exigidos pelos órgãos competentes poderá ser proporcional à data de sua emissão.
O ajuste produz efeitos a partir do 1º dia do mês subsequente à sua publicação, ou seja, 01/05/2025.

A nova regra não se confunde com a “prescrição tributária” que permanece os 5 (cinco) anos prevista no art. 174 do CTN (Código Tributário Nacional), ou seja, a nova regra é somente para fins de guarda dos Documentos Fiscais eletrônicos emitidos que passará de 5 (cinco) para 11 (onze) anos.

Portanto é um bom momento para revisar políticas de armazenamento, compliance e infraestrutura de dados fiscais.