Quais são as principais obrigações acessórias do departamento pessoal?

As obrigações acessórias são os deveres administrativos, que precisam ser cumpridos dentro do prazo, a fim de evitar o pagamento de multas e outras penalidades.

Desta forma, a entrega de dados das empresas para o Fisco está sendo modernizada, por meio de sistemas que possuem o objetivo de simplificar o envio das informações, além de facilitar a arrecadação e a fiscalização.

Então, hoje vamos falar sobre as principais obrigações acessórias do departamento pessoal e como elas devem ser cumpridas. Portanto, continue acompanhando este artigo e tire suas dúvidas sobre essas obrigações. 

Quais são elas?

Na rotina do departamento pessoal temos várias ações para garantir a regularidade deste trabalho. Por isso, ressaltamos que existem obrigações mensais ou anuais, e não periódicas.

Veja quais são elas: 

Mensais (periódicas)

• Admissão dos empregados;
• Registro no CAGED (cadastro Geral de Empregados e Desempregados), podendo ser diário e mensal;
• GFIP/SEFIP (conjunto de informações que devem ser destinadas ao FGTS e à Previdência Social);
• Emissão das guias para recolhimento: INSS, IRRF, FGTS, taxas Sindicais, dentre outras;
• eSocial;
• Elaboração da Folha de Pagamento;
• EFD-Reinf: para  empresas com faturamento em 2016 superior a 78 milhões;
• DCTFWeb (Declaração Previdenciária e de Terceiros): para empresas com faturamento superior a 78 milhões em 2016;

Obrigações anuais

• Atualização das Carteiras de Trabalho;
• Atualização dos Livros e Fichas de Registro de Empregados;
• Contribuição Sindical Patronal e Laboral;
• Elaboração da DIRF;
• Envio da RAIS (Declaração de Informações Sociais);
• Folha de Pagamento do 13º Salário;
• Recolhimento do IRRF sobre o 13º salário;
• Recolhimento do INSS incidente sobre o 13º salário;
• GFIP/SEFIP do 13º Salário;

Obrigações que não são periódicas

• Aviso e recibo de férias;
• Rescisões de contrato de trabalho
• Comunicação de férias coletivas;
• CAT (comunicação de acidente de trabalho);
• Emissão da guia do Seguro Desemprego;
• Emissão de requerimentos para benefícios previdenciários;
• Encaminhar cópia da GPS recolhida ao sindicato da categoria

Fiscalização

Para garantir o cumprimento dessas obrigações acessórias, a Receita Federal tem intensificado a fiscalização da entrega das informações.

Isso tem sido feito através da simplificação dos sistemas que vêm sendo implementados ou devido às alterações naqueles que já são conhecidos pelo Departamento Pessoal.

Dentre eles, podemos citar o eSocial; a EFD-Reinf  e a DCTFWeb, que agora estão integradas, sendo responsáveis pela substituição da GFIP no que diz respeito às informações previdenciárias.

e-Social, EFD- Reinf e DCTFWeb

O e-Social e a EFD-Reinf fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Por sua vez, a DCTFWeb se refere à uma declaração previdenciária com base nos dados previamente informados em ambas as obrigações.

Veja as características de cada um deles: 

eSocial: é através deste sistema que as empresas fazem a transmissão das informações relacionadas aos trabalhadores regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), mas todos os trabalhadores que prestam serviço para a empresa, tais como regidos pela CLT, autônomos, estagiários e profissionais liberais, por exemplo. 

O prazo de envio das informações é o dia 7 do mês subsequente à ocorrência do fato gerador. Diante disso, devem ser registradas todas as informações dos trabalhadores como documentos para admissão, registros de salários, férias, afastamentos, acidente de trabalho e exposição a agentes nocivos, dentre outros.

EFD-Reinf: se trata da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf). Esta é destinada à prestação de informações previdenciárias referentes a pessoas jurídicas. 

Mas em 2020, a Receita Federal publicou a versão que fez alterações no módulo da EFD-Reinf, sendo assim, foi unificado o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de uma forma simples e em uma única plataforma. Vale ressaltar que a EFD Reinf também substitui algumas declarações acessórias, são elas 

• EFD Contribuições, 
• GFIP, 
• Dirf, 
• RAIS,
• CAGED.

DCTFWeb: a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos foi criada para consolidar as informações do e-Social e da EFD-Reinf, além de substituir a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social). 

Para acessar a EFD- Reinf, basta entrar no portal e-Cac da Receita Federal e gerar o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), que é o meio de recolhimento da contribuição previdenciária em substituição à Guia da Previdência Social (GPS).

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Por: Samara Arruda