SEFIP e GRF: o que são?

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), se trata de um aplicativo criado pela Caixa Econômica Federal (CEF) no intuito de auxiliar o empregador.

A ferramenta pode ser obtida gratuitamente e tem o objetivo de agilizar o processo de recolhimento regular do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), além de promover maior segurança.

O sistema é direcionado a todas as pessoas físicas, jurídicas e demais contribuintes equiparados à empresa, os quais estão sujeitos ao recolhimento do FGTS, e que são responsáveis por administrar os dados cadastrais e financeiros de cada contribuinte e trabalhador, para então fazer o devido repasse ao FGTS e à Previdência Social.

O SEFIP também pode ser utilizado na geração da Guia de Recolhimento do FGTS, que vem acompanhada de um código de barras que possibilita o recolhimento do valor destinado ao Fundo de Garantia. 

No que se refere aos arquivos gerados pelo SEFIP, estes devem ser transmitidos pela internet, através do Conectividade Social, e a GRF precisa ser emitida até o 7º dia do mês subsequente ao pagamento da remuneração para o trabalhador. 

Sendo assim, a quantia deve ser creditada em uma conta na titularidade do trabalhador, além de precisar ser calculada de acordo com a remuneração paga ao funcionário, com base nos seguintes tipos de contrato:

• Menor Aprendiz: quota de 2% sobre a remuneração.
• Demais Trabalhadores: quota de 8% sobre a remuneração.

A GRF pode ser paga tanto nas agências dos bancos conveniados ao FGTS, quanto nas casas lotéricas e canais alternativos de atendimento, desde que o valor da guia não seja superior a R$ 2 mil. 

Manutenção dos documentos

A empresa deve guardar a documentação:

• Por 30 anos, conforme previsto no art. 23, § 5º, da Lei nº. 8.036/90, a GRF, a Relação de Estabelecimentos Centralizados (REC), a Relação de Tomadores/Obras (RET), o Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social, e o arquivo SEFIPCR.SFP.

• Por 30 anos, a Retificação/Protocolo de Dados do FGTS e o Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão, conforme previsto em Circular Caixa, que estabelece procedimentos pertinentes à retificação de informações, transferência de contas FGTS e à devolução de valores recolhidos ao FGTS.

• Por 10 anos, conforme previsto no art. 32, § 11, da Lei nº 8.212/91 e alterações posteriores, o Comprovante de Declaração à Previdência.

Vale ressaltar que os registros presentes no arquivo magnético SEFIPCR SFP não precisam ser impressos, com exceção da exigência legal ou perante a autorização que comprove o cumprimento desta obrigação. 

Rescisão do contrato trabalhista

Na circunstância da rescisão do contrato trabalhista sem justa causa, resultante do pagamento do aviso prévio indenizado ao funcionário, o empregador é obrigado a recolher os valores rescisórios devidos perante a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF), no portal empregador do Conectividade Social. 

Ressaltando que a GRRF pode ser gerada de duas maneiras:

• Aplicativo Cliente: disponibilizado gratuitamente no site da Caixa. Exige a utilização de certificado eletrônico ou Certificado Digital válido, acesso à internet e privilégios de administrador da máquina quando utilizar Windows 2000, NT ou XP.

• Portal Empregador: No portal empregador do Conectividade Social, por meio da funcionalidade Simular Cálculo da GRRF/Gerar GRRF pode-se gerar a guia por meio da internet. Exige a utilização de certificado eletrônico ou Certificado Digital válido.

Além do que o empregador deve possuir o certificado eletrônico ou Certificado Digital válido, bem como o acesso à Conectividade Social para a transmissão do arquivo rescisório e posterior à impressão da GRRF.

Nos outros cenários de rescisão de contrato de trabalho, o recolhimento referente ao mês da rescisão e do mês anterior a ela, caso ainda não tenha sido efetuado, deve ser feito por meio da GRF ou da GFIP Avulsa.

Documentos de arrecadação

GRF

Guia gerada com código de barras para o recolhimento mensal do FGTS. 

Disponível para impressão logo após a transmissão do arquivo SEFIP por meio do Conectividade Social.

Para geração da GRF, o empregador deve possuir certificado eletrônico válido, atualmente fornecido gratuitamente pela Caixa, e ter acesso à internet.

GFIP Avulsa

Utilizada alternativamente à GRF para o recolhimento relativo a empregado doméstico, nos termos da Lei nº. 5.859/72, com redação dada pela Lei nº. 10.208/01. 

Disponível nas agências da Caixa para preenchimento total do empregador e aqui.

GFIP Pré-impressa

Utilizada somente para os trabalhadores já cadastrados no FGTS, ou seja, só é gerada caso o empregador tenha feito pelo menos um recolhimento para o FGTS. 

Quando solicitada, a guia é encaminhada mensalmente pela Caixa, em uma via, para o endereço do empregador cadastrado no FGTS.

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Por Laura Alvarenga