Veja os documentos que precisam ser entregues todo mês para a contabilidade

Manter a casa limpa e sem bagunça é o ideal para toda dona de casa. Assim também deve ser na empresa com a documentação em dia, separada por departamentos e pronta a ser consultada quando necessário.

Os documentos contábeis afetam diretamente a escrituração do um negócio e é importante que estejam organizados e que o empreendedor saiba quais documentos devem ser enviados ao contador a cada mês.

Entendendo essa importância, é necessário emitir, armazenar e, em seguida, enviar os documentos ao seu escritório de contabilidade.

É a partir desses documentos que o profissional de contabilidade executa sua função dentro da instituição, mantendo as obrigações legais e, consequentemente, garantindo a sustentabilidade e o desenvolvimento da empresa.

Assim, estabelecer uma rotina organizada no que diz respeito ao envio dos documentos necessários ao setor de contabilidade é crucial para uma boa gestão das movimentações fiscais do negócio.

Na leitura a seguir, vamos te explicar quais é essa documentação mensal. Acompanhe!

Por que é preciso entregar documentos mensalmente?

A documentação solicitada pela contabilidade pode variar, de acordo com os dados da empresa que necessita prestar contas. Por isso, a importância do empreendedor é manter constante contato com o contador. Até mesmo para sanar qualquer dúvida em questões tributárias, fiscais e contábeis da empresa

Dessa forma, é essencial que a empresa possua uma rotina mensal para reunir todos os documentos, e enviar a contabilidade, obedecendo ao prazo estabelecido entre as partes. Isso porque a contabilidade trabalha com prazos, que são estipulados pelas legislações vigentes, e para cada tipo de trabalho executado/solicitado há prazos para serem entregues as documentações necessárias.

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Documentos mensais para o contador

Separamos a documentação por departamentos a fim de ficar mais fácil para você identificar.

Departamento Pessoal

Este departamento é o que requer mais documentos, justamente por tratar de todos os funcionários e sócios de uma empresa. Todas as relações profissionais entre empregador e empregado devem ser documentadas e enviadas para a contabilidade para que ambos os lados fiquem resguardados caso qualquer adversidade venha a ocorrer no futuro.

Os documentos a seguir são aqueles com relação trabalhista, ou seja, relativos aos serviços que seus colaboradores prestam. Serve para você saber quais documentos seus são importantes e que você deve guardar.

• Salários;
• Pró-labore;
• Férias;
• Vale Transporte;
• Vale Refeição;
• Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.

• Atestados Médicos;
• Dados para lançar na folha de pagamento;
• Faltas;
• Hora extras;
• Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.

Departamento Fiscal

Neste departamento é uma prestação de contas ao governo. Seja na venda ou compra, seja na prestação de serviços ou em transferência de produto, cada situação tem um documento específico e um imposto que é necessário calcular. Os documentos principais, são:

• Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
• Conhecimento de transporte;
• Comprovante de pagamento dos impostos ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.

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Departamento Contábil

Por fim, neste departamento cabe todas as contas a pagar e a receber, Isto é, todo o fluxo de dinheiro que entra e sai das contas da empresa. É aqui que fica o principal controle da empresa e onde podemos saber se há algo de errado, algo a ser melhorado ou se está tudo em ordem, portanto, fique bastante atento para não deixar nada de fora.

• Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
• Extratos bancários;
• Extrato de aplicação financeira;
• Extrato de cartão de crédito;
• Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
• Boletos diversos;
• Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
• Comprovante de aquisição de bens;
• Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

Esses documentos são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. Sendo por meio deles que o contador irá fazer um bom trabalho. 

Portanto, através deles que poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.

Além disso, é indispensável que o empreendedor mantenha sempre atualizado os dados dos sócios e empregados da empresa.