ECF: Entenda o que é e como fazer a Escrituração Contábil Fiscal

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A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) estabelecida através do Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED), declarada anualmente, tem o intuito de simplificar os trâmites a cunho tributário de um empreendimento.

No entanto, para que uma empresa goze dos benefícios promovidos pela legislação brasileira, ela precisa estar ciente dos processos a serem executados, além de se atentar para as constantes atualizações. 

Significado da escrituração contábil

A escrituração contábil se trata de um conjunto de declarações contábeis a caráter cronológico referentes a todas as situações discorridas no estabelecimento.

A sua manutenção é essencial para que haja o controle do patrimônio empresarial, o que requer um planejamento consistente.

Tanto a escrituração fiscal quanto a contábil, são essenciais para o gerenciamento do negócio, sendo uma das diversas exigências perante a Lei, como, o Código Comercial, a Lei das Sociedades por ações, a Legislação Tributária, entre outras. 

Resumo da escrituração contábil e do Sped

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi implementado mediante o Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal no ano de 2007.

Antes deste momento, todos os documentos precisavam ser impressos, carimbados e arquivados manualmente, o que tomava bastante tempo, além de ser um procedimento passível a erros e perdas de dados importantes.

Sobretudo, não havia meios para o Fisco realizar uma verificação constante das circunstâncias, aumentando significativamente a incidência de empresas em status irregular. 

A Escrituração Contábil também era distribuída para todos os departamentos governamentais, abrindo espaço para fraudes e corrupções.

Sendo assim, após ser implementado, ele tem atuado na junção de dados administrativos a âmbito federal, estadual e municipal, permitindo que as ECFs sejam processadas e auditadas por sistemas ágeis, capazes de cruzar dados com demais documentos e obrigações acessórias integrados ao Sped. 

Portanto, observa-se que ele teve um papel primordial na otimização de uma série de processos executados pelas empresas, retirando a necessidade de acúmulo de inúmeros documentos contábeis e fiscais, além de facilitar e aprimorar as fiscalizações.

Destacando que o bom desempenho agregou, além da ECF, a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a e-financeira e demais obrigações acessórias em um só sistema.

Distinção entre ECD e ECF

Ainda que pareçam desempenhar a mesma função, a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) possuem particularidades. 

Objetivo 

A Escrituração Contábil Digital (ECD), contempla aspectos como a escrituração mercantil, a apuração do resultado e uma série de outras demonstrações contábeis.

Já a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), tem o intuito de coletar dados operacionais utilizados na base de cálculo do valor devido pela Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, bem como, o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). 

Conteúdo da declaração

No caso da ECD, os envios equivalentes ao livro diário, razão, balancetes e balanços são obrigatórios.

Já a ECF correspondente à Pessoa Jurídica optante pelo Lucro Real, precisa enviar digitalmente o Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur).

As demais modalidades devem entregar a declaração com dados provenientes do cálculo do IRPJ e CSLL.

Além disso, é importante destacar que a ECD é recuperada na ECF, no intuito de compor os saldos, entretanto, existem empresas às quais esta obrigatoriedade não foi atribuída. 

Detalhes da ECF

Cada tipo de empresa deve apresentar a escrituração contábil de uma maneira, observe: 

Quem deve declarar?

A entrega da ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas formalizadas em território brasileira, inclusive aquelas tidas como imunes ou isentas, além de realizada mediante a moeda corrente ou língua materna.

Contudo, existem algumas exceções à regra, como:

  • PJ consideradas inativas conforme a Legislação,
  • Autarquias, Órgãos Públicos e Fundações.

Quais itens precisam ser declarados e como fazer o envio

Composta por 17 categorias, a no momento de declaração a ECF exige muito mais do que somente a organização e armazenamento das informações.

Isso porque, utiliza-se de letras e números para elaborar uma espécie de índice, de maneira que, cada categoria destacada seja contemplada com informações equivalentes à empresa, à ECF e demais referências patrimoniais. 

Cada uma das 17 categorias detalha as informações referentes ao cadastro, plano de contas, saldo da ECD, saldos da ECF anterior, conglomerados econômicos, tipo de tributação, bem como, informações econômicas no geral.

Além disso, é preciso que seja enviada seguinte um layout pré-elaborado pelo Manual de Orientação da Declaração (MOD), que resulta em outras diretrizes para o processo. 

Prazo para realizar o processo

A ECF deve ser entregue sempre no último dia útil do mês de julho, no ano posterior ao de apuração dos dados, também denominado de ano-calendário.

Tendo em vista que se trata de um sistema eletrônico disponível para milhares de empresas, recomenda-se que o empresário não espere até os últimos instantes para enviar a documentação. 

Também há a possibilidade de executar a retificação da ECF enviada até cinco anos antes.

Entretanto, esta medida ocasionará o reajuste das ECFs seguintes, uma a uma, tendo em vista que as informações enviadas anteriormente, são o ponto-chave para a seguinte.

Deste modo, é preciso ter bastante atenção e cuidado durante o processo.

Alterações na ECF

As principais mudanças na Escrituração Contábil Fiscal podem ser apresentadas através dos seguintes tópicos:

  • O preenchimento da ficha referente à apuração do IPI foi excluído;
  • Para as empresas obrigadas à entrega da ECD, a ECF utiliza os seus saldos e as suas contas prévias para facilitar o seu preenchimento;
  • Na ECF, o preenchimento e o controle serão realizados por meio de validações e das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs),
  • A ECF apresentará fichas de informações econômicas e gerais.

Possíveis erros ao manusear o Sped 

Além das recentes alterações, também é preciso se atentar ao usar o sistema, isso porque, há alguns detalhes que podem induzir ao erro, como: 

  • Falta de preenchimento de campos obrigatórios: código do IBGE nos parâmetros de cidade não informado e segmento não informado, e data nas notas de serviços em branco;
  • Informações registradas incorretamente: CST informada para pessoa física, e documento inicial e final registrados incorretamente;
  • Erro na geração do validador e preenchimentos automáticos do SPED: apuração do menu PIS/COFINS.

Em casos específicos é preciso voltar às categorias que apontam erros e realizar as devidas correções.

O próprio Sped oferece um guia de orientação para preencher e enviar todas as informações solicitadas.

Contudo, é preciso tomar cuidado neste processo.

Como evitar erros

É importante reunir a maior quantidade de eventos contábeis possível.

Esse processo pode ser feito pela equipe com base em um calendário pré-estabelecido, ou mediante um sistema gestacional específico.

Outros pontos que também podem ajudar é o envolvimento de demais setores, estejam eles diretamente ligados com as obrigações contábeis ou não. 

Tecnologia na adequação dos sistemas

O modo como o Sped foi criado, bem como, as obrigações acessórias atribuídas à ele, representam um grande avanço tecnológico diante do controle governamental sobre os impostos.

É possível observar a nítida melhoria.

No entanto, desde o desenvolvimento do sistema, as empresas se viram obrigadas a utilizá-lo, de modo que passaram por algumas situações desafiadoras.

Tudo começa pela alta demanda de dados solicitados, bem como, o respectivo processamento, o que pode gerar erros e inconsistências, por vezes, difíceis de identificar. 

Neste sentido, o investimento de tecnologias próprias, como sistemas direcionados à gestão, se mostraram bastante eficazes ao assegurar o agrupamento de dados a longo prazo, além de gerar relatórios de apoio no intuito de reduzir os gastos com tributos sem precisar arcar com multas.

Uma série de informações podem ser integradas ao sistema, otimizando o tempo e o trabalho manual que seria feto. 

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Por: Laura Alvarenga