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A escrituração contábil é o princípio da contabilidade de uma empresa, onde ficam registrados todos os fatos administrativos e econômicos que ocorreram desde o início do negócio. Pode ser feita de forma manual, mecânica ou digital, mas o importante é que ela forneça de forma verdadeira e específica todas as informações necessárias para fazer o controle de patrimônio da empresa.
A realização desse procedimento contábil é obrigatória, pois somente a partir dela pode-se realizar outras técnicas contábeis, como demonstrativos e auditorias. Além de ser obrigatória, existe uma infinidade de normas e especificações para o desenvolvimento da escrituração, não podendo ser feita de qualquer jeito ou pelos profissionais errados.
O primeiro passo para compreender os benefícios da escrituração contábil é entender que ela vai além de um documento obrigatório. Sua função é ser um diário da empresa, facilitando a organização e o gerenciamento da parte financeira e até estrutural. Qualquer empresa, seja pequena, média ou grande, se beneficia da organização que a escrituração contábil agrega.
A escrituração contábil é uma espécie de memória do seu negócio, onde tudo vai estar ali, alinhado e descrito. Caso você queira dar um grande passo, como abrir uma filial ou vender a empresa, não vai precisar correr atrás do passado da entidade porque ele vai estar todo disponível na escrituração.
Como já falamos anteriormente, a escrituração contábil é um documento obrigatório e muito exigente. A primeira das exigências é que ele seja desenvolvido por um profissional de contabilidade, depois disso existem várias outras normas a seguir. Para realizar a escrituração contábil de forma correta existem três determinações básicas. Elas são:
É aquilo que está relacionado à apresentação e aparência da escrituração. Por exemplo, a encadernação dos livros, folhas numeradas tipograficamente, termo de abertura é de encerramento, identificação da empresa, espécie de livro, número de páginas, e outras.
Essas falam sobre a escrituração de fato, da forma como deve ser escrita e desenvolvida. A escrituração deve obedecer um método de escrituração mercantil uniforme, em língua e moeda brasileiras, em rigorosa ordem cronológica, com individualização e clareza. Além das características que citamos nos tópicos acima.
Todas as operações que envolvam o patrimônio da empresa são registrados no livro diário, como transações e outras movimentações. Ele é um dos principais livros da contabilidade e deve ser autenticado em cartório, sua criação é obrigatória para todas as empresas. Empresas com mais de uma unidade podem escolher gerar uma escrituração contábil descentralizada, que deverá destacar as transições de cada unidade.
Os fatos devem ser registrados integralmente em ordem cronológica, individualizadas, com folhas numeradas em sequência, citando tudo que altere ou possam alterar o patrimônio da empresa. Este livro deve conter o tempo de abertura e encerramento, além de ser levado ao Registro do Comércio dentro do prazo previsto na legislação, sob pena de multa prevista no imposto de renda. Basicamente, cada lançamento no dário deve ter: local e data da operação; título da conta de débito; título da conta de crédito; histórico.
O formato do livro diário pode ser digital ou físico, desde que obedeça às normas previamente decretadas. Nos casos em que são desenvolvidos por meio de fichas e folhas soltas, o livro deve contar com o registro balancetes diários e balanços. Nos casos de livro diário digital, não há necessidade de impressão, mas é obrigatório manter um backup autenticado com a empresa.
Depois de construído o livro diário, a empresa tem a opção de lançar todos os registros contábeis individualizados no livro razão. Nesse livro cada operação é desdobrada e lançada de forma individual, também obedecendo a ordem cronológica e o método das partidas dobradas. Ao contrário do livro diário, no livro razão não é obrigatório a autenticação do livro ou fichas.
O principal motivo para lançar o livro razão é ter a totalização individual das contas, dando possibilidades de saber a todo momento o saldo de cada uma delas. Essas informações contribuem positivamente para o controle financeiro e patrimonial da entidade, permitindo administrar melhor as organizações empresariais.
Os livros extracontábeis são denominados livro auxiliares, seus registros devem ser feitos de acordo com a legislação de fiscalização do respectivo órgão fazendário ou legal que determine a sua obrigatoriedade. Os livros auxiliares ficam em sua maioria divididos entre sociais, fiscais e administrativos:
As sociedades empresariais brasileiras estão sujeitas a obrigatoriedade de seguir um sistema de contabilidade, com base na escrituração de seus livros contábeis em documentos hábeis, além de ter o dever de levantar anualmente o balanço patrimonial e o resultado econômico do negócio. Esta obrigatoriedade está prevista nos artigos 1.179 a 1.195 do Novo Código Civil Brasileiro.
Com base na mesma lei, estão dispensados os pequenos empresários de realizar a escrituração contábil. Isso conforme artigo 68 da Lei Complementar 123/06, que considera como pequeno empresário e o empresário individual enquadrado como microempresa aquele que auferir receita bruta anual até R$ 36.000,00.
Segundo o capítulo XV da Lei 6.404/76, a cada fim de exercício social a diretoria da empresa deve elaborar as demonstrações financeiras e contábeis. No artigo 177 desta mesma lei, define-se que a escrituração das empresas deve ser mantida em registros permanentes, com obediência aos preceitos da legislação empresarial e aos princípios de contabilidade, devendo observar métodos ou critérios contábeis uniformes, segundo o regime de competência.
A escrituração contábil é essencial e vista como algo de muita importância dentro da legislação tributária. Essa importância dá-se ao fato de que os livros obrigatórios de escrituração empresarial e fiscal deverão ser mantidos enquanto o crédito tributário não prescreve.
Começa-se a contar o prazo de prescrição a partir do lançamento do crédito tributário. De acordo com o Código Tributário Nacional (CTN), esse prazo é de cinco anos, assim como o prazo decadencial que também é de cinco anos. Ou seja, não é certo conservar os documentos por somente cinco anos, afinal, se o fisco demorar 5 anos para lançar o crédito tributário, os dados deverão ser preservados por no mínimo 10 anos.
A pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real deve manter escrituração com observância das leis comerciais e fiscais, segundo o decreto 3.000/99, que regulamenta o Imposto de Renda. Já as empresas que se enquadram no lucro presumido, é dispensada a escrituração contábil completa. As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional poderão adotar contabilidade simplificada para os registros e controle das operações realizadas, conforme regulamentação do Comitê Gestor.
O Conselho Federal de Contabilidade, por meio da Resolução CFC n°563/93, aprovou a NBCT 2, estabelecendo normas para as formalidades da escrituração contábil. Confira alguns procedimentos estabelecidos:
I- Escrituração será executada em moeda corrente nacional, em forma contábil, em ordem cronológica de dias, mês, e ano, com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens e, ainda, com base em documentos probantes.
II- A terminologia adotada deverá expressar o verdadeiro significado da transação efetuada, admitindo-se o uso de código e/ou abreviaturas de históricos.
III- O diário poderá ser escriturado por partidas mensais ou de forma sintetizada, desde que apoiado em registros auxiliares que permitam a identificação individualizada dos registros.
Vimos durante todo o artigo que a escrituração contábil é um processo cheio de normas e especificações, ou seja, não é algo que possa deixar de ser feito ou feito por pessoas que não tem capacidade de realizar o documento dentro da legislação. As empresas e seus contabilistas são obrigados a cumprir as normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Contabilidade, independente da legislação societária e fiscal.
A empresa que deixa de realizar a escrituração contábil, seja por falta de interesse em estar dentro do cumprimento das normas ou por falta de conhecimento, está sujeita a perder o seu nome entrando em sérias complicações na justiça e ainda ter que pagar multas e penalidades por isso, levando o negócio a falência.
Voltando ao que falamos no início do texto, a escrituração contábil não é só uma obrigação legislativa, ela tem sua importância nas entidades empresariais pois auxilia na organização e planejamento do negócio. A escrituração contábil tem o poder de abrir portas e incentivar uma visão de futuro e investimento para os empresários.
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