O que é fluxo de trabalho e como pode ajudar minha equipe?

Como anda o fluxo de trabalho da sua equipe? 

Só quem trabalha como gestor ou líder entende as dificuldades de administrar sua equipe e garantir que o fluxo de trabalho esteja efetivo. 

A gestão de negócios é desafiadora para todos, sobretudo para quem compete a liderança, uma vez que cabe a esses profissionais organizar o fluxo de trabalho para garantir que o capital humano estejam realizando as atividades de forma efetiva. 

Estamos falando, portanto de produtividade. Mas vale ressaltar que o aumento de produtividade não vem de forma automática, é necessário um esforço para estabelecer o fluxo de trabalho adequado e otimizado. 

Agora você deve estar se perguntando, mas como criar o fluxo perfeito para minha equipe? 

A resposta não é tão simples quanto parece, mas é possível alcançar bons resultados adotando boas práticas de gestão de processos.

Mas calma, ao longo desse texto você verá algumas dicas de como criar um fluxo de trabalho, quais as melhores prática de gestão de processos, além de alguns modelos de fluxo existente no mundo corporativo. 

Agora confira alguns assuntos que serão tratados ao longo do texto. 

• O que é fluxo de trabalho?
• Como funciona o fluxo de trabalho
• Quais os benefícios de ter um fluxo organizado?
• Como organizar fluxo de trabalho?
• Como torná-lo mais eficiente?
• Como automatizar o fluxo de trabalho?
• Modelo de Fluxo de Trabalho
• Business-driven workflow, o que é?
• O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Antes de começarmos a ver exemplos de fluxo de trabalho, que tal entendermos melhor o que é, para que serve e quais os benefícios do dele para as empresa?

Então vamos nessa.

O que é fluxo de trabalho?

Fluxo de trabalho também conhecido como workflow é o modo como os processos são realizados em uma empresa. 

Ele consiste em atividades realizadas em uma organização a partir de um padrão repetível e sequencial. Ou seja, como os processos são feitos desde a rotina administrativa até o pós-venda. 

O principal objetivo do fluxo de trabalho é solucionar problemas, como a falta de clareza na definição de atividades, responsabilidade e etapas para execução, entre outros atribuições para realização de todo processo. Para isso o fluxo de trabalho apresenta uma sequência de passos que devem ser cumpridos para a automação dos processos da empresa.

Por isso esse conceito é imprescindível para qualquer organização, pois garante que o trabalho seja realizado com fluidez e com o mínimo de restrição ou empecilhos.

Como é o funcionamento do fluxo de trabalho?

O fluxo de trabalho deve contemplar todos os processos da empresa, a ideia é descrever passo a passo a cada atividade e procedimento para a realização, e depois fazer o agrupamento de cada tarefa.

Dessa forma o gestor conseguirá ter uma visão geral de todas as atividades que precisam ser realizadas desde as menores e com menos responsabilidades,até as mais complexas e com mais responsabilidades e distribuí-las aos profissionais que se tornarão responsáveis por sua execução.

Esse gerenciamento do fluxo de trabalho permite a sincronização do processo de execução das atividades, ou seja sua interação e conexões entres responsáveis, além das ações que necessitam para sua execução. 

Você deve estar se perguntando: “mas o sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho funciona mesmo?”

Bem, diversos profissionais já adoraram o  empresas já adotaram o workflow para gerenciar suas equipes. E mesmo que mal elaborado, ele proporciona menos erros na execução dos processos, pois tornaram mais eficazes o gerenciamento das atividades rotineiras.

Quais os benefícios de ter um fluxo organizado?

Agora que você já sabe o que é um fluxo de trabalho, como ele funciona é hora de entender quais os benefícios em adotá-lo na sua empresa. 

Gerenciar os fluxos de trabalho é ordenam de maneira lógica as relações entre “causa e efeito” para entregar um produto ou serviço. 

Pense bem, se todos os processos e atuações da sua empresa estão sistematizados dentro de uma ferramenta, com planejamento e controle por parte dos gestores, tudo estará otimizado e eficiente. 

O resultado dessa organização será refletido diretamente nos resultados da empresa afinal, transformar processos em fluxos organizados reduz o valor sobre o custo de produção, Nos tópicos a seguir, informaremos outras vantagens que o workflow pode trazer para o seu negócio.

Mas esse é o resultado final proporcionado pelo fluxo, confira a seguir as principais beneficios oferecidos pela utilização do fluxo de trabalho.

• Simplificação e agilidade na concretização de processos;
• Otimização de prazos e recursos;
• Aumento da cooperação e do engajamento dos colaboradores;
• Melhoria do processo de decisão e planejamento estratégico;
• Redução de erros e falhas;
• Qualidade na entrega de cada etapa do fluxo;
• Divisão eficaz do trabalho entre a equipe;
• Acesso a dados e informações em tempo real;
• Diminuição de desperdícios e redução de custos operacionais;
• Aumento da rentabilidade da empresa;
• Aumento da eficiência e da eficácia dos processos;
• Crescimento da satisfação dos clientes e de sua fidelidade;
• Mais transparência no uso das informações;
• Promoção da melhoria contínua de processos.

Vale ressaltar que estas são apenas algumas das vantagens que sua empresa poderá ter ao adotar um sistema de fluxo de trabalho. 

Agora você deve estar se perguntando como eu posso organizar o fluxo de trabalho.

Então continue lendo que a seguir vou te mostrar como organizá-lo.

Como organizar fluxo de trabalho?

Logo de cara quero lembrá-lo que não existe modelo de fluxo de trabalho certo ou errado, tudo deve ser analisado e colocado em prática conforme a realidade da sua empresa. 

No entanto você pode começar a organizar o fluxo de trabalho garantindo que tudo esteja se movendo adequadamente e a produtividade seja alta, nesse caso você precisará avaliar os pontos fortes e fracos da sua força de trabalho. 

Descobrir os pontos fortes junto com os membros de cada equipe com a qual você deseja organizar o fluxo e criar as tarefas e responsabilidades certas para cada funcionário. 

Confira a seguir como você pode mapear tudo isso.

Fonte: PontoTel