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É comum que os contadores se sintam sobrecarregados com a quantidade de obrigações.
Afinal, algumas coisas mudaram no mercado contábil, e a necessidade de entregar ainda mais documentos cresceu consideravelmente.
Hoje, além das obrigações tributárias comuns, temos também as obrigações acessórias.
Essas obrigações ainda geram algumas dúvidas dentro da classe contábil, e é por isso que trabalharemos cada uma delas nesse artigo.
É comum que os contadores se sintam sobrecarregados com a quantidade de obrigações.
Afinal, algumas coisas mudaram no mercado contábil, e a necessidade de entregar ainda mais documentos cresceu consideravelmente.
Hoje, além das obrigações tributárias comuns, temos também as obrigações acessórias.
Essas obrigações ainda geram algumas dúvidas dentro da classe contábil, e é por isso que trabalharemos cada uma delas nesse artigo.
As obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais ou anuais, que devem conter dados sobre sua empresa.
Elas têm o objetivo de mostrar ao governo todas as informações sobre receita efetiva, impostos apurados e também no que diz respeito à parte trabalhista, como folhas de pagamento e encargos gerados.
Ainda dentro das obrigações acessórias, existem também aquelas ligadas às atividades econômicas de algumas empresas, como dos setores imobiliários e da saúde.
Um outro detalhe sobre as obrigações acessórias é que elas variam de acordo com o regime tributário de cada empresa, e é por isso que o contador precisa ficar bem atento.
As declarações precisam ser feitas ao Governo, seja ele municipal, estadual ou federal, de acordo com o grau da obrigação.
Atualmente, é comum que essas obrigações sejam entregues pela internet, através de projetos como o eSocial e outras iniciativas do governo.
Ao contrário do que muitos pensam, as obrigações acessórias não deveriam estar nas mãos dos contadores: são tarefas que podem (e devem) ser feitas pelo próprio cliente.
No entanto, é comum que as empresas deixem essas tarefas para a contabilidade.
O grande problema dessa prática é a inversão de prioridades: os contadores que antes poderiam estar usufruindo e praticando a contabilidade consultiva , acabam resumindo seus afazeres à entrega de documentos para o governo.
As obrigações tributárias são conhecidas por representarem o pagamento do tributo em si.
Dentro dessas obrigações, estão as taxas, impostos, contribuições e outros tipos de pagamento que precisam ser feitos pelas empresas. Comumente, é o momento mais doloroso para seus clientes, pois é onde o momento em que o dinheiro sai do bolso dele.
As obrigações acessórias, por outro lado, são responsáveis por documentar os pagamentos que foram realizados por cada tributo.
Refere-se, portanto, ao momento em que você será capaz de enxergar toda a sua movimentação de impostos.
Algumas obrigações acessórias são comuns à todos os regimes tributários.
São elas:
Explicaremos cada uma delas e as especificidades de cada regime tributário a seguir.
Como dito anteriormente, as obrigações acessórias vão variar de acordo com o modelo tributário da empresa.
Para o Simples Nacional, foram definidas as seguintes obrigações acessórias:
O DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é entregue todos os anos até o dia 31 de março do ano subsequente.
Ela serve para comprovar para o Governo Federal que as empresas que estão enquadradas no Simples Nacional recolheram corretamente os tributos do ano-calendário anterior.
O DEFIS também irá apresentar as despesas que a empresa teve no ano analisado, sua distribuição societária dos sócios, a quantidade de colaboradores naquele período, dentre outros detalhes.
O DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional, é um imposto calculado sobre o faturamento mensal das empresas.
No caso de empresas que não possuíram movimento dentro do mês analisado, serão isentas de impostos.
A DIRF, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, é enviada todos os anos para as empresas que fazem a retenção de imposto, IRRF, e que optaram pelas contribuições retidas de seus fornecedores.
A DESTDA, Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação, é uma obrigação mensal voltada para micro e pequenas empresas.
Ela é responsável pelo recolhimento do ICMS das diferenças de alíquotas entre estados e substituição tributária.
Como citado anteriormente, o Simples Nacional possui obrigações acessórias em comum com os outros regimes tributários.
São elas:
As obrigações acessórias de lucro presumido são um pouco diferentes.
No entanto, podem se assemelhar às de lucro real.
Confira:
A DES, Declaração Eletrônica de Serviços, é uma declaração de cunho municipal, voltada para as empresas prestadoras de serviços, e auxilia na declaração ao fisco os serviços prestados durante o mês.
Essa obrigação, no entanto, só é exigida para algumas prefeituras.
A DCTF, Declaração de Débitos Tributários Federais, é de competência da União, e trabalha informações referentes à impostos federais como CSLL, IPI, IRPJ e IRRF, por exemplo.
São contribuições que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital, SPED, e consiste em uma obrigação fiscal.
Esse envio envolve:
O SPED Fiscal é um sistema, que surgiu como uma iniciativa do governo para simplificar processos de arquivamento, envio e validação das obrigações fiscais.
Com o SPED, você encaminha para o governo federal as apurações de ICMS e IPI.
Em alguns estados não é necessário entregar a GIA, apenas o SPED.
A Gia Estadual é a Guia de Informações e Apuração de ICMS.
Ela é responsável por apurar individualmente os contribuintes a respeito do ICMS. Essa obrigação acessória é voltada apenas para contribuintes que possuem inscrição estadual.
A GIA de Substituição Tributária, também conhecida como Guia de Informações e Apuração de ICMS-ST, é utilizada para informar o governo estadual as apurações individuais dos contribuintes que se referem ao ICMS-ST.
Essa obrigação acessória é necessária para contribuintes que vendem produtos sujeitos aos regimes de ST.
O LFE, Livro Fiscal Eletrônico, é necessário apenas para empresas de Brasília.
Ele é utilizado para informar a receita quais são os contribuintes que constam ICMS e/ou ISS no Distrito Federal.
O SISCOSERV, Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio, é necessário para controlar dados de serviços de exportações e importações.
Além dessas particularidades, as empresas de regime tributário de lucro presumido possuem outras obrigações.
São elas:
Algumas obrigações acessórias citadas anteriormente também se aplicam ao lucro real.
Confira quais são elas:
Além dessas, o lucro real possui algumas outras que precisam ser acompanhadas.
Confira:
O SINTEGRA, Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços é uma obrigação direcionada aos contribuintes que estão sujeitos ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o PED, Processamento Eletrônico de Dados para emitir documentos fiscais.
Os usuários de ECF, equipamento Emissor de Cupom Fiscal, também precisam comprir com essa obrigação acessória.
O SINTEGRA está caindo em desuso após a implantação da EFD ICMS/IPI. Por isso, é necessário que você verifique se em seu estado esse envio é obrigatório.
O EFD ICMS/IPI, Escrituração Contábil Digital, também compõe o SPED, e veio para substituir a escrituração de alguns livros de papel:
O envio desta declaração permite que o contribuinte dispense o SINTEGRA, exceto em casos em que se trabalha com um regime especial.
Para saber se isso se aplica ou não ao seu negócio, é preciso confirmar as condições do seu estado.
O SEFIP/GFIP, Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social, é uma obrigação acessória que consiste em uma declaração com informações trabalhistas, relativas ao FGTS e à previdência.
Essa acessória é obrigatória para todas as empresas, incluindo aquelas que não possuem funcionários registrados.
O CAGED, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é responsável por informar as demissões e admissões dos funcionários registrados pelo regime CLT.
Essa declaração também é utilizada pelo Programa de Seguro-Desemprego, e costuma ser consultada para que seja possível conferir os vínculos trabalhistas.
A ECD, Escrituração Contábil Digital, também é uma obrigação federal do SPED.
O objetivo da ECD é substituir as escriturações que aconteciam via papel para os seguintes livros:
A ECF, Escrituração contábil Fiscal, é responsável por substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
O papel dessa escrituração é informar as operações que influenciam na composição da base de cálculo e do valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, IRPJ, e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, CSLL.
A DIRF, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é uma declaração responsável por informar junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil a respeito das retenções de impostos efeturadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa.
Essa obrigação tributária é devida por todas as pessoas jurídicas, e precisa informar o valor do Imposto de Renda e/ou da Contribuição na fonte, rendimentos pagos ou creditados para beneficiários; residentes ou domiciliados no exterior o pagamento de crédito, entrega, emprego ou remessa, mesmo que não haja retenção de imposto.
A RAIS, Relação Anual de Informações Sociais, é responsável por garantir que o governo tenha controle sobre as atividades trabalhistas no país, identificando o trabalhador que possui direito ao abono salarial PIS/PASEP.
A DIRPF, Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, é aplicada aos sócios de empresas que se adequam a esse sistema.
Os sócios do negócio que se enquadram, precisam fazer essa declaração para garantir que estarão em dia com as obrigações fiscais.
As declarações acessórias precisam ser entregues em diferentes momentos do ano.
Para te ajudar na organização, separamos em mensais e anuais.
I – finais 0 e 1 – até dia 16;
II – finais 2, 3 e 4 – até o dia 17;
III – finais 5, 6 e 7 – até dia 18;
IV – finais 8 e 9 – até dia 19.
A legislação define que as empresas que optam pelo Lucro Real adotem alguns livros comerciais e fiscais para registros e controles de operações e prestações.
No entanto, vale lembrar: os livros fiscais estão sendo substituídos pela SPED. Isso significa que, na medida em que as empresas se modernizam e adotam essa nova prática, esses livros vão ficando obsoletos e desnecessários.
As empresas que ainda não utilizam a ECD e a ECF devem se atentar à necessidade dos livros mercantis.
São eles:
O Livro Diário constitui no registro básico da escrituração contábil da empresa, onde serão lançados os atos ou operações de atividade; ou o que modifica ou pode modificar a situação patrimonial daquela pessoa jurídica.
O Livro Razão precisa ser mantido em ordem e seguindo as normas contábeis.
Ele é utilizado para resumir e totalizar, através de conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Livro Diário, citado anteriormente.
Nesse livro, a escrituração precisa ser individual e seguir a ordem cronológica das operações.
O Livro de Registro de Duplicatas é obrigatório para as empresas que realizam vendas a prazo com emissão das duplicatas.
O Livro Caixa ajuda a demonstrar a movimentação financeira e bancária da sua empresa.
Esse livro, no entanto, pode ser dispensado caso a empresa já possua um Livro Razão e um Livro Diário escriturados de acordo com as melhores práticas.
O Livro Registro de Inventário contém as informações sobre mercadorias, produtos manufaturados, matérias-primas, produtos em processo de fabricação e bens em almoxarifado existentes na data de balanço patrimonial ao fim de cada apuração.
O Livro Registro de Entradas é responsável por identificar os fornecedores e as compras de bens destinados à indústria ou ao comércio.
O Livro para Registro Permanente de Estoque está destinado às pessoas jurídicas que, no dia a dia, exercem atividades relacionadas a compra e venda, incorporação e construção de imóveis, além do loteamento ou desmembramento de terrenos para vendas.
Para pessoas jurídicas que não exercem essas atividades, o controle permanente de estoques não será obrigatório.
O Livro de Apuração do Lucro Real, chamado de Lalur, é o lugar onde a apuração do lucro real, do Imposto de Renda Pessoa Jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido devem ser registrados.
O Livro de Movimentação de Combustíveis precisa ser escriturado diariamente por postos revendedores de combustíveis, para manter o controle das transações.
Com tantos detalhes a serem analisados, é comum que os contadores se sintam sobrecarregados e até confusos na hora de fazer todas essas entregas.
Afinal, como dito anteriormente, as obrigações acessórias não deveriam ser responsabilidade dos contadores, e sim dos empresários.
Existe a opção de trabalhar com a automação dos processos, para tornar a rotina do setor contábil muito mais eficiente, prática e ágil.
A tecnologia começou a transformar o mercado contábil e precisa ser considerada, dia a dia, para melhorar os processos internos das empresas.
O grande desafio da classe contadora nesse momento é entregar todas essas atividades, além de praticar a contabilidade consultiva.
Essas dificuldades têm tornado a rotina dos contadores muito mais complicada, e por isso decidimos criar esse conteúdo completo, para ajudar a dar clareza no dia a dia.
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