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O trabalho do setor contábil é bastante completo e importante para uma empresa durante todo o ano. É um engano pensar que a contabilidade só trabalha uma vez por ano, no momento de fazer as declarações de impostos e demonstrações contábeis.
O papel do contador é essencial durante todo ano-calendário de qualquer instituição, e uma das provas mais concretas para este argumento são as obrigações acessórias. Elas complementam as informações apresentadas nas obrigações tributárias mais comuns e conhecidas, e devem ser feitas ao longo do ano, conforme seus prazos.
As obrigações acessórias são fruto de mudanças recentes nas leis que fiscalizam as atividades empresariais, e essas novas demandas precisam ser conhecidas a fundo pela classe contábil para que seja possível orientar os clientes da melhor maneira possível.
Confira agora as principais informações sobre as obrigações acessórias. Boa leitura.
São consideradas obrigações acessórias o conjunto de declarações que devem ser produzidos pelas empresas para apresentar dados mensais, trimestrais ou até mesmo anuais. Elas precisam ser entregues às autoridades municipais, estaduais e/ou federais, de acordo com o grau de obrigação.
O principal objetivo é apresentar às autoridades fiscais de forma completa as informações relativas à receita efetiva da instituição, além de ampliar o detalhamento sobre os impostos que foram apurados e o respeito às normas trabalhistas, como as folhas de pagamentos e encargos.
As obrigações acessórias se dividem em dois grupos, aquelas que precisam ser executadas por todas as empresas e as específicas, que variam de acordo com o regime tributário na qual a empresa opera.
Obrigações tributárias têm como finalidade explicitar informações sobre o pagamento de tributos. Aqui encontram-se as taxas, impostos, contribuições, etc.
Já as obrigações acessórias são responsáveis por executar uma documentação de todos os pagamentos relativos a cada um dos tributos. Sendo assim, elas servem para que a empresa seja capaz de analisar a plenitude de toda a movimentação financeira feita para quitar os impostos e outros deveres fiscais.
Cada regime tributário apresenta um conjunto de obrigações acessórias específico, porém, antes de entrarmos nos detalhes para cada um dos regimes, é preciso conhecer as obrigações comuns para todas as empresas. São elas:
Escrituração contábil Fiscal é um documento que substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Ela serve para informar sobre operações que têm efeitos sobre a composição da base de cálculos e valor devido no IRPJ e CSLL.
Sigla para Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. Trata-se de uma declaração que informa para a Secretaria da Receita as retenções de impostos que foram feitas nos pagamentos e recebimentos que a empresa fez.
Relação Anual de Informações Sociais é uma obrigação acessória cuja finalidade é garantir ao governo o controle sobre as atividades trabalhistas do Brasil, fazendo a identificação de quais trabalhadores possuem direito ao abono salarial PIS/Pasep.
Faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e surgiu para substituir a escrituração de livros de papel. São informadas aqui informações como:
O encaminhamento da EFD ICMS/IPI dispensa a empresa contribuinte do SINTEGRA, exceto em casos de empresas que trabalham com um regime especial.
O Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social, consiste na declaração das informações trabalhistas relativas ao FGTS e Previdência Social.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados informa sobre demissões e admissões de funcionários registrados em regime CLT.
A Escrituração Contábil Digital faz parte das obrigações federais contidas no SPED.
O objetivo é fazer a substituição das escriturações que são feitas em papel para os seguintes livros:
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais deve ser entregue anualmente até o dia 31 de março do ano seguinte. Sua função é comprovar ao Governo Federal que o recolhimento dos impostos foi feito da forma correta e completa no ano-calendário anterior.
O DEFIS também expõe as despesas empresariais, as informações sobre distribuição societárias, a quantidade de funcionários durante o ano-calendário e outros detalhes.
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional é o imposto elaborado tendo como base o faturamento mensal da empresa.
A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte deve ser feita pelas empresas que fazem retenção de impostos (IRRF) e que fizeram a escolha pelas contribuições fiscais retidas dos fornecedores.
Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação, é uma obrigação acessória das micro e pequenas empresas e serve para o recolhimento do ICMS que é gerado pelas diferentes alíquotas entre os estados.
Agora, confira quais são as obrigações exclusivas do regime de Lucro Presumido.
A Declaração Eletrônica de Serviços é uma declaração municipal que deve ser feita pelas empresas que prestam serviços. Ela serve para declarar a quantidade de serviços que foi prestada pela instituição ao longo do mês. Esta obrigação não é requisitada por todas as prefeituras municipais.
A Declaração de Débitos Tributários Federais contém as informações relativas aos impostos federais. Ela é de competência da União e apresenta informações sobre Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, Imposto de Renda Retido na Fonte, IPI e CSLL.
Esta obrigação acessória faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED. Ela é encaminhada pelas e traz informações que envolvem as contribuições de PIS/Pasep e Cofins e a escrituração digital da contribuição previdenciária sobre a receita bruta, que incide sobre o comércio, serviços e indústrias.
Na verdade, o SPED é um sistema que simplifica e agiliza o arquivamento, envio e validação das obrigações fiscais da empresa. O SPED encaminha dados sobre as apurações de impostos como IPI e ICMS, sendo que alguns estados brasileiros exigem também a entrega da GIA (Guia de Informações e Apuração).
A GIA é relativa ao ICMS e funciona como instrumento para comprovar ao Governo Estadual as apurações a respeito deste imposto. Ela é exigida apenas para as empresas que têm inscrição estadual.
Esta Guia informa sobre a apuração de ICMS-ST e só é obrigatória para os contribuintes que comercializam produtos que estão sujeitos ao regime de Substituição Tributária.
A sigla refere-se ao Livro Fiscal Eletrônico, que é uma obrigação acessória estabelecida para empresas localizadas em Brasília e que serve para agrupar informações sobre ICMS e ISS recolhidos no Distrito Federal.
Sigla para Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzem Variações no Patrimônio. O objetivo desta obrigação é controlar os dados relativos aos serviços de importação e exportação que são feitas pelas empresas em nosso país.
O Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços é uma das obrigações acessórias direcionadas para os contribuintes sujeitos ao recolhimento de ICMS e que utiliza o Processamento Eletrônico de Dados (PED) para emissão de documentos fiscais.
O SINTEGRA também é obrigatório para os usuários de ECF (Equipamento Emissor de Cupom Fiscal), contudo, é importante consultar as obrigações do seu estado para saber se é necessário usar o SINTEGRA, já que eles está caindo em desuso.
Conhecer cada uma das obrigações acessórias é fundamental para que uma empresa cumpra com todas as suas demandas tributárias e possa apresentá-las às autoridades, evitando assim qualquer tipo de inconsistência nos dados aferidos pelos órgãos responsáveis.
As obrigações acessórias podem ser feitas pelos gestores empresariais, contudo, para que não haja nenhum erro, o recomendado é que seja feito pelo setor contábil da empresa ou por um escritório de contabilidade.
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