Padronização de informações via código de barras ajuda a reduzir erros no Sped

A conexão de informações tem sido o grande desafio do setor contábil para atender às regras da Receita Federal, que tem migrado a documentação exigida das empresas, antes em papel, para plataformas eletrônicas.

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que começou a ser implementado em 2007, ganha complementos a cada ano. Hoje, é preciso atender às demandas do Sped Contábil, Sped Fiscal, EDF Contribuições e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), entre outras, o que requer atenção redobrada dos profissionais da Contabilidade para evitar erros na hora de validar os dados enviados ao fisco.

Um dos aliados nesse cenário de mudanças é o código de barras padrão GS1, que permite a uniformidade das informações em todo o processo.

“O nosso objetivo é levar informação aos contadores, para que possam orientar os seus clientes sobre a necessidade e a importância do código de barras padronizado”, destaca João Carlos de Oliveira, presidente da GS1 Brasil – Associação Brasileira de Automação, entidade responsável pela aplicação do código de barras.

Para se ter uma ideia, uma empresa que trabalha com diversos fornecedores, por exemplo, recebe informações diferentes de cada um deles. Assim, ele precisa fazer a conexão do cadastro de cada um desses produtos, caso não tenham código de barras padronizado.

“Quando os dados são únicos e tudo está automatizado, a operação fica mais barata, mais correta, e conseguimos repassar informações precisas ao governo”, destaca Elinton Marçal, diretor de tecnologia e marketing da SCI Sistemas Contábeis, empresa de Blumenau (SC).

Segundo ele, essa expertise tecnológica será fundamental daqui para frente na vida dos contadores, principalmente quando o assunto é Sped Fiscal e EDF Contribuições. “Nesses dois casos, tudo é controlado na nota fiscal, produto a produto.

A grande dificuldade das empresas e contadores é fazer um link entre essas informações e reuni-las de forma padronizada”, alerta o especialista.

Os números comprovam o tamanho do desafio a ser enfrentado. Uma verificação de auditoria eletrônica realizada pelo escritório Siqueira Lazzareschi de Mesquita Advogados (SLM Advogados), de São Paulo, apurou que 95% empresas dos setores industrial e comercial de grande e médio porte cometem erros nas informações fiscais encaminhadas à Receita Federal por meio do Sped.

“As penalidades e ou aplicação de multas por erros na escrituração digital podem chegar a 200% do valor das operações”, adverte Ana Paula Lazzareschi de Mesquita, diretora da SLM Advogados, ressaltando a importância de validar preventivamente todo o processo, de forma a minimizar riscos e evitar surpresas, como o auto de infração.

Nota Fiscal Eletrônica

O código de barras passou a integrar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), uma obrigatoriedade para todos os produtos que são identificados pelo chamado GTIN (sigla em inglês para Numeração Global de Item Comercial).

Essa medida passou a garantir automação no recebimento, código único para controle dos produtos, melhoria no controle de estoque e conferência do pedido enviado.

Do ponto de vista da automação, segurança e rastreabilidade das entregas de produtos, os processos logísticos ficaram mais ágeis, uma vez que o documento acompanha, em tempo real, as operações comerciais pelo fisco.

Ao influenciar todo o planejamento logístico da cadeia de suprimentos, a NF-e reduziu, inclusive, os custos no controle fiscal de mercadorias em trânsito, Ao substituir o sistema de emissão do documento em papel, o documento fiscal eletrônico facilita a vida do contribuinte e a fiscalização sobre operações tributadas pelo ICMS e o IPI.

Além disso, aumentou a eficiência da gestão de informações fiscais e melhorou o intercâmbio e o compartilhamento de dados entre os fiscos e entre as empresas.

“A NF-e já se mostrou capaz de abrir oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a ela, de incentivar o comércio eletrônico e, principalmente, causar o impacto positivo no meio ambiente.

Afinal, quando não se emite mais notas fiscais tradicionais, reduz-se o consumo de papel, além de evitar o retrabalho em várias etapas administrativas”, destaca Oliveira.

Para o coordenador da Comissão de Estudos de Tecnologia da Informação do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRCRS), Ronaldo Silvestre, a leitura do código de barras revoluciona o método de registrar as informações nos documentos fiscais. Confira a entrevista do especialista à GS1 Brasil.

GS1 Brasil - De que forma o código de barras pode ajudar na geração de dados contábeis?

Ronaldo Silvestre - Os códigos de barras, através de sua leitura nos documentos fiscais, revolucionaram o método de imputar informações nos sistemas de contabilidade, agilizando sobremaneira o ato de lançar documentos fiscais, garantindo fidelidade e agilidade. O que precisa é ultrapassar a barreira para incluir os documentos não fiscais.

GS1 Brasil - A padronização poderia facilitar a geração de informações de gestão e contabilidade (caso do código de barras utilizado no sistema de ERP, para facilitar lançamentos contábeis via intregação de sistemas)?

Silvestre - Isso já ocorre na área fiscal, mas poderia ocorrer nos demais documentos como extratos bancários, recibos, contratos etc. E tudo o que evitar digitação traz mais segurança e agilidade

GS1 Brasil - De que forma a gestão de estoques possível com o uso do código de barras aumenta a confiabilidade dos dados e interfere no processo contábil?

Silvestre - Para gerir estoques, seja como ferramenta de localização ou mesmo recebimento, armazenagem e expedição (wms), a utilização de código de barras vem se ampliando e hoje é impossível conceber uma operação de volume médio sem estes controles

GS1 Brasil - A padronização dos dados poderia, por exemplo, contribuir para evitar erros no Sped?

Silvestre - Toda a padronização é bem-vinda. Para evitar erros nos Speds, é importante que a classificação seja adequada e a conversão dos dados obtidos das mais diversas formas seja fiel.

O uso do código de barras dos documentos fiscais para imputar dados nos EPRs já tem contribuído sobremaneira para evitar erros nas declarações geradas em âmbito estadual e federal.

Sobre a GS1 Brasil

A GS1 Brasil - Associação Brasileira de Automação é uma organização sem fins lucrativos que representa nacionalmente a GS1 Global. Em todo o mundo, a GS1 é responsável pelo padrão global de identificação de produtos e serviços (Código de Barras e EPC/RFID) e comunicação (EDI e GDSN) na cadeia de suprimentos.

Além de estabelecer padrões de identificação de produtos, a associação oferece serviços e soluções para as áreas de varejo, saúde, transporte e logística. A organização brasileira tem 58 mil associados. Mais informações em www.gs1br.org.