Se você visita o nosso blog com alguma frequência, deve ter notado que, vira-e-mexe, publicamos textos com dicas sobre como operações em diferentes segmentos podem se organizar por meio de ferramentas. Agora, vamos entrar no campo das finanças, com orientações sobre sistemas para escritórios de contabilidade.

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Porque nós sabemos bem como o cotidiano de uma empresa contábil pode ser alucinante. Prazos apertados para entregas de documentação, toneladas de burocracia e as constantes modificações na legislação são capazes de deixar qualquer gestor maluco.

Ou seja, se não houver um sistema que ajude a organizar as tarefas, toda a operação pode ser comprometida. Contra esses riscos, existem ferramentas e metodologias que ajudam a colocar ordem na casa. Que possibilitam o aumento da produtividade, uma vez que fazem com que as pessoas realizem os trabalhos de forma ordenada, sem deixar passar prazos ou esquecer documentos importantes.

A organização de escritórios de contabilidade em três etapas

Podemos dividir esse processo de se colocar a casa em ordem em três etapas: a priorização, a gestão de tempo e a gestão das pessoas. Analisemos cada um deles de forma mais detalhada:

1. Priorizar é diferenciar o que é importante do que é urgente

Nunca é demais lembrar: importante é aquilo que fará diferença na gestão do seu escritório. São as metas a atingir, o planejamento no longo prazo e tudo o que fará a organização crescer e prosperar. E urgente é aquilo que, se não for abordado logo, perderá o sentido ou se agravará rapidamente. Por exemplo: importante pode ser a meta de faturamento do semestre, e urgente pode ser a declaração do imposto de renda de seu principal cliente.

A falta de priorização pode fazer sua empresa perder tempo, dinheiro e esforços em tarefas de menor importância. Prazos são ultrapassados, oportunidades são perdidas e até mesmo o moral dos colaboradores é afetado.

2. Gerenciar o tempo para aumentar a produtividade

Conhecer a quantidade de tempo investida em cada tarefa é indispensável para que a rotina do seu escritório de contabilidade não vire um caos. E, por caos, referimo-nos a situações que você deve conhecer bem: pilhas de trabalho não concluído, acúmulo de horas extras, falta de tempo para atividades fora do ambiente de trabalho, e por aí vai.

Um dos principais “ralos” de tempo atuais é a navegação pela internet. A grande maioria das equipes de escritórios de contabilidade trabalha conectada, e pesquisas recentes revelaram que 1/3 do tempo de trabalho é gasto no acesso a redes, e-mail pessoal, ferramentas de comunicação instantânea e sites de entretenimento.

Assim sendo, é válido controlar esse acesso por meio da gestão de pessoas, com alinhamento de expectativas e avaliações 360. E se nem assim funcionar, existem ferramentas que realizam este monitoramento.

3. Você sabe exatamente no quê o seu time está trabalhando agora?

A gestão de pessoas é o terceiro – e imprescindível – passo para colocar ordem em um escritório de contabilidade. Ter sob total controle as atividades da sua equipe é fundamental para que as tarefas não se acumulem, para que os prazos não sejam descumpridos… Enfim, para que a operação não saia dos trilhos.

Para isso, o conceito de gestão à vista pode ser de enorme utilidade. Trata-se de um modelo que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a equipe. É composto por gráficos, dados ou informações gerenciais que podem ser rápida e facilmente visualizados e interpretados por todos. E nos formatos mais diversos: desde um quadro na sala do cafezinho a TVs nos departamentos.

O objetivo é o de divulgar, de maneira clara e sucinta a todos os funcionários e em um local de fácil visibilidade, informações importantes sobre o atual desempenho da sua empresa – e de cada setor no qual ela está inserida.

Colocando a gestão à vista na prática

Um exemplo da metodologia de gestão à vista é o Kanban, sistema de origem japonesa que significa, literalmente, “registro” ou “placa visível”. É um dos mais utilizados na gestão à vista, e consiste em controlar os estoques de matéria prima e produtos utilizando-se cartões de sinalização.

Isto garante uma verificação sempre atualizada da quantidade de peças em estoque, e possibilita uma reposição ágil destas peças sempre que necessário. Ou seja, chega de desperdícios!

Outros exemplos são os Dashboards – painéis que costumam fomentar uma competição sadia e estimulante entre diferentes setores da empresa. Isto ocorre por meio da comparação de metas, desempenhos e objetivos alcançados. Mas lembre-se: eles devem ser atualizados com frequência, para que suas informações não se desatualizem e percam valor.

Via runrun

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