Papelada acumulada, prazos atrasados: como administrar tudo em um escritório de contabilidade

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Vamos entrar no campo das finanças, com orientações sobre sistemas para escritórios de contabilidade.

Porque nós sabemos bem como o cotidiano de uma empresa contábil pode ser alucinante. Prazos apertados para entregas de documentação, toneladas de burocracia e as constantes modificações na legislação são capazes de deixar qualquer gestor maluco.

Ou seja, se não houver um sistema que ajude a organizar as tarefas, toda a operação pode ser comprometida. Contra esses riscos, existem ferramentas e metodologias que ajudam a colocar ordem na casa. Que possibilitam o aumento da produtividade, uma vez que fazem com que as pessoas realizem os trabalhos de forma ordenada, sem deixar passar prazos ou esquecer documentos importantes.

A organização de escritórios de contabilidade em três etapas

Podemos dividir esse processo de se colocar a casa em ordem em três etapas: a priorização, a gestão de tempo e a gestão das pessoas. Analisemos cada um deles de forma mais detalhada:

1. Priorizar é diferenciar o que é importante do que é urgente

Nunca é demais lembrar: importante é aquilo que fará diferença na gestão do seu escritório. São as metas a atingir, o planejamento no longo prazo e tudo o que fará a organização crescer e prosperar. E urgente é aquilo que, se não for abordado logo, perderá o sentido ou se agravará rapidamente. Por exemplo: importante pode ser a meta de faturamento do semestre, e urgente pode ser a declaração do imposto de renda de seu principal cliente.

A falta de priorização pode fazer sua empresa perder tempo, dinheiro e esforços em tarefas de menor importância. Prazos são ultrapassados, oportunidades são perdidas e até mesmo o moral dos colaboradores é afetado.

2. Gerenciar o tempo para aumentar a produtividade

Conhecer a quantidade de tempo investida em cada tarefa é indispensável para que a rotina do seu escritório de contabilidade não vire um caos. E, por caos, referimo-nos a situações que você deve conhecer bem: pilhas de trabalho não concluído, acúmulo de horas extras, falta de tempo para atividades fora do ambiente de trabalho, e por aí vai.

Um dos principais “ralos” de tempo atuais é a navegação pela internet. A grande maioria das equipes de escritórios de contabilidade trabalha conectada, e pesquisas recentes revelaram que 1/3 do tempo de trabalho é gasto no acesso a redes, e-mail pessoal, ferramentas de comunicação instantânea e sites de entretenimento.

Assim sendo, é válido controlar esse acesso por meio da gestão de pessoas, com alinhamento de expectativas e avaliações 360. E se nem assim funcionar, existem ferramentas que realizam este monitoramento.

3. Você sabe exatamente no quê o seu time está trabalhando agora?

A gestão de pessoas é o terceiro – e imprescindível – passo para colocar ordem em um escritório de contabilidade. Ter sob total controle as atividades da sua equipe é fundamental para que as tarefas não se acumulem, para que os prazos não sejam descumpridos… Enfim, para que a operação não saia dos trilhos.

Para isso, o conceito de gestão à vista pode ser de enorme utilidade. Trata-se de um modelo que possibilita que os principais itens de controle estejam ao alcance de toda a equipe. É composto por gráficos, dados ou informações gerenciais que podem ser rápida e facilmente visualizados e interpretados por todos. E nos formatos mais diversos: desde um quadro na sala do cafezinho a TVs nos departamentos.

O objetivo é o de divulgar, de maneira clara e sucinta a todos os funcionários e em um local de fácil visibilidade, informações importantes sobre o atual desempenho da sua empresa – e de cada setor no qual ela está inserida.

Colocando a gestão à vista na prática

Um exemplo da metodologia de gestão à vista é o Kanban, sistema de origem japonesa que significa, literalmente, “registro” ou “placa visível”. É um dos mais utilizados na gestão à vista, e consiste em controlar os estoques de matéria prima e produtos utilizando-se cartões de sinalização.

Isto garante uma verificação sempre atualizada da quantidade de peças em estoque, e possibilita uma reposição ágil destas peças sempre que necessário. Ou seja, chega de desperdícios!

Outros exemplos são os Dashboards – painéis que costumam fomentar uma competição sadia e estimulante entre diferentes setores da empresa. Isto ocorre por meio da comparação de metas, desempenhos e objetivos alcançados. Mas lembre-se: eles devem ser atualizados com frequência, para que suas informações não se desatualizem e percam valor.

Via Runrun

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