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Ao abrir o programa da Receita Federal, você terá a opção de importar dados da declaração feita no ano anterior, preencher uma nova ou importar uma declaração pré-preenchida, isto é, que você começou a preencher em outro momento, mas não terminou. Caso seja a primeira vez em que esteja declarando o Imposto de Renda, clique em “Criar Nova Declaração”. 
Na tela seguinte, onde tem “Declaração de Ajuste Anual”, digite o seu nome e CPF e clique em “OK”. 
Vai aparecer uma caixa de diálogo informando sobre a dedução legal (modelo completo) ou a simplificada. Mas essa é uma escolha que você fará ao final da declaração, após preencher tudo. Adiante vou explicar isso, não se preocupe com isso agora. Clique em “OK”. 
Na próxima tema, que é o início do processo da declaração propriamente dita, o programa mostra as fichas mais preenchidas pelo contribuinte, que você pode acessar também pelo menu na lateral esquerda. Essa é uma novidade da Declaração 2018. 
Ainda nessa ficha, mais abaixo, no campo “ocupação principal”, você irá escolher a natureza da sua ocupação. Considerando que você é proprietário de uma empresa, escolha a opção 12: Proprietário de empresa ou de firma individual ou empregador titular. 
No campo seguinte, escolha a sua ocupação principal dentro da empresa. O programa vai salvando as alterações automaticamente. 
Clique em “Novo”, escolha o tipo de dependente. Se você está em dúvida se pode declarar determinada pessoa como dependente, o programa já mostra alista completa de quem pode ser declarado nessa categoria. 
Preencha os dados solicitados: CPF, data de nascimento e o nome completo. Lembrando que a partir de 2018, a Receita Federal passou a exigir o número de CPF dos dependentes que tenham a partir de oito anos de idade. Irá aparecer o valor da dedução, que pode chegar a R$ 2.275,08 por cada dependente. Clique em “ok”. Voltando ao menu do lado esquerdo, clique em “Rendimentos Tributáveis recebidos de PJ”, e em seguida na aba “Dependentes” e depois em “Novo”. É aqui onde você irá declarar os rendimentos que o seu dependente recebe, caso ele tenha mais do que 15 anos e já ganhe uma renda. 
Preencha os dados solicitados. Se o seu dependente for menor de 15 anos e não receber nenhum rendimento, pule essa etapa. 
Agora preencha os dados solicitados e dê “OK”. Voltando ao menu esquerdo, clique na ficha “pagamentos efetuados”, para incluir a pensão. Escolha o código correspondente (de 30 a 34), insira o nome e CPF do alimentando e o valor pago durante o ano. 
Digite os dados da fonte pagadora do seu pró-labore, ou seja, a sua empresa. Por isso é importante ter em mãos o informe de rendimentos. Acesse 7 questões FUNDAMENTAIS sobre Informe de Rendimentos para empresários 
Caso além de trabalhar na sua própria empresa, você trabalhe também em outro local, precisa declarar os rendimentos obtidos com essa fonte pagadora. Basta clicar em novo e seguir o mesmo processo. Atente-se para o fato de que essa ficha tem duas abas, uma para o titular (no caso você) e outra para os dependentes. Um dos erros mais comuns é não incluir os rendimentos dos dependentes. Esses ganhos devem ser inseridos, como explicamos no Passo 4, pois serão somados no cálculo do tributo, no fim do processo. 
É necessário preencher os valores mês a mês, clicando no mês correspondente e logo depois em “Novo”. Em seguida, digite os dados do titular do pagamento e depois clique em “Incluir Novo”. 
Na aba “Outras Informações”, você irá incluir rendimentos como aluguéis ou rendimentos vindos do exterior, caso seja o seu caso, como mostra a imagem abaixo: 
Se você for profissional autônomo, havia baixado previamente o carnê-leão e veio pagando os impostos ao longo do ano, basta clicar em “importar dados do carnê-leão”, procurar o documento e dar “ok”. 
Como vemos na imagem acima, os rendimentos isentos para quem possui uma empresa são: 
Clique nas opções dos gastos que você teve e preencha as informações solicitadas, lembrando que é necessário ter comprovante de todas as despesas declaradas. Gastos com materiais escolares e atividades extracurriculares, como curso de idiomas e cursinhos preparatórios, não são dedutíveis. 
Escolha o código do bem a ser declarado. Caso a sua empresa seja no formato jurídico “Ltda” ou “Empresário Individual”, você deverá escolher o código “32- Quotas ou quinhões de capital”. Mas se a sua empresa for no formato jurídico “S/A”, então escolha o código 31– Ações”. 
Em Discriminação, você deverá informar a sua cota na empresa, caso tenha um sócio. É necessário informar os seguintes dados: 
Se você está declarando pela primeira vez, haverá um aviso indicando a ausência do número da declaração do ano anterior. No entanto, esse alerta não impede o envio do formulário. 
Na declaração completa, irá aparecer a sua renda total declarada e o abatimento com todos os gastos dedutíveis, informados na ficha “Pagamentos efetuados”, como gastos com dependentes, médico, escola, plano de saúde etc, sendo necessário apresentar os comprovantes. Já na declaração simplificada, o contribuinte substitui todas as deduções legais da declaração no modelo completo pelo desconto simplificado de 20% do valor dos rendimentos tributáveis limitado a R$ 16.754,34, não sendo necessário comprovar os gastos informados em “pagamentos efetuados”. A depender da complexidade da sua declaração, é possível escolher entre os dois tipos de tributação. Faça a simulação com cada um, marcando a caixa de seleção que expliquei acima, e veja em qual dos dois modelos a restituição do Imposto de Renda 2018 é maior. 
Ainda na ficha “cálculo do Imposto”, o programa irá mostrar no campo total de imposto pago, o imposto que você pagou durante o ano, através de desconto mensal em folha de pagamento (no caso do empresário, pagamento feito a título de pró-labore). Já o campo total do imposto devido mostrará a quantia de imposto que você realmente deveria ter pago. Assim, se o total de imposto pago for maior do que o total de imposto devido, ou seja, se você pagou mais imposto do que deveria, a Receita Federal irá restituir essa diferença. Por isso é necessário informar, no próprio programa, os dados da sua conta bancária. Esse pagamento será feito em lotes, a depender da data em que você fizer a declaração. Caso contrário, se o total de imposto devido for maior do que o imposto pago, isso quer dizer que você deveria ter pago mais imposto do que efetivamente pagou. Nesse caso, terá que restituir a Receita Federal, através de débito automático ou pagamento do DARF. Se esse valor for superior a R$ 100,00, você pode pagar em até oito vezes, desde que uma das parcelas não seja inferior a R$ 50,00. Caso você não queira o pagamento em débito automático, deverá clicar na opção “Darf do IRPF”, sinalizada na imagem abaixo. 
Na janela que se abre, como mostra a imagem abaixo, clique em seu nome, marque a opção “Visualizar” e depois clique em “Ok”. Será gerado o DARF ( Documento de Arrecadação de Receitas Federais) da primeira parcela. 
Para pagar a demais parcelas, é necessário acessar o site da Receita e emitir o DARF do mês correspondente. 
Lembre-se de que o prazo final da declaração encerra no dia 30 de abril. Se não declarar dentro desse prazo, terá que pagar multa para a Receita Federal. Caso queira se informar ainda mais sobre a Declaração do Imposto de renda, o portal da Receita Fereraldisponibilizou uma série de vídeos sobre o assunto. Espero que esse passo a passo tenha te ajudado. Se esse conteúdo foi útil para você, compartilhe com os seus amigos empresários! Leia também Declaração de Imposto de Renda 2018: empresário também deve declarar como Pessoa Física? 
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