Se você não tem o hábito de manter a guarda de documentos fiscais por prazos determinados em sua empresa, você corre o risco de ter grandes dores de cabeça. Por exemplo, caso o contribuinte não tenha como comprovar um pagamento para o Fisco, além de ser obrigado a pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente e juros da taxa Selic. Você também pode se envolver com processos trabalhistas se não guardar documentos relacionados às obrigações legais cumpridas com funcionários.
Para evitar riscos desnecessários e não ser pego de surpresa, confira a seguir os prazos corretos para guardar documentos fiscais na sua empresa.
Prazo de guarda de documentos fiscais
Tributário
Notas fiscais e recibos – 5 anos Livros fiscais – 5 anos IR (Imposto de Renda) – 5 anos CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) – 5 anos PIS (Programa de Integração Social) – 5 anos COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social) – 5 anos ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – 5 anos Declarações: DIPJ, DCTF, DACON – 5 anos DASN – Declaração Anual do Simples Nacional – 5 anos DIRF – Declaração do Imposto Retido na Fonte Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções – 5 anos GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS – 5 anos
Trabalhista/Previdenciário
Contrato de trabalho – Prazo indeterminado Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de ponto – 5 anos Termo de rescisão do contrato de trabalho – 2 anos Folha de pagamento – 10 anos Livro ou ficha de registro de empregado – Prazo indeterminado FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) – 30 anos GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: 30 anos GRFC (Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social): 30 anos GPS (Guia da Previdência Social) – 5 anos Contribuição Sindical – 5 anos CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – 3 anos RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) – 5 anos
