Desde a abertura, as empresas acumulam diversos documentos comprobatórios para fins de fiscalização e cobrança de eventuais dívidas. Saiba qual é o Tempo de arquivo dos documentos de sua empresa! Esses documentos podem ser tanto tributários quanto trabalhistas e previdenciários, como documentos de imposto de renda, declarações de ajuste anual, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, entre outros. Qual é o Tempo de arquivo dos documentos? Entretanto, é importante que as empresas estejam a par do tempo de prescrição de uma dívida, já que, se a mesma não foi cobrada pelo credor no prazo determinado, ela passa a não ter mais validade perante a lei. Por isso, é indicado estar atento a esses prazos para manter somente os documentos que apresentarem de fato alguma funcionalidade e possam evitar eventuais problemas que por ventura venham ocorrer.

TEMPO DE ARQUIVO DOS DOCUMENTOS TRABALHISTAS:

Os prazos dos documentos trabalhistas e previdenciários são totalmente diversos. Em relação à documentação trabalhista, de acordo com a Constituição Federal sobre a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), de modo geral, o empregador deve guardar os documentos pelo prazo de 5 anos para trabalhadores tanto urbano quanto rurais, até 2 anos após a extinção do contrato de trabalho. Para menores de 18 anos, não existe o prazo prescricional. Portanto, a contagem de 5 anos para guarda de documentação só deve iniciar quando o trabalhador completar 18 anos.

TEMPO DE ARQUIVO DOS DOCUMENTOS REFERENTES A TRIBUTOS FEDERAIS:

Já com relação aos tributos federais, conforme o Código Tributário Nacional (CTN), os prazos previstos estão relacionados com o prazo de decadência e prescrição. A prescrição é o decurso do período de 5 anos para cobrar judicialmente o tributo devido. Já a decadência é a perda do prazo de 5 anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário. Ambos são importantes, pois após o período de 5 anos o Fisco não poderá exigir mais do contribuinte o crédito tributário, visto que o mesmo será extinto.

FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS)

Sobre os prazos para o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), segundo a Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º, a prescrição é trintenária.  Mas, após recurso extraordinário, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) estabeleceu, em relação à prescrição do FGTS, que:

“ I – Para os casos em que a ciência da lesão ocorreu a partir de 13.11.2014, é quinquenal a prescrição do direito de reclamar contra o não recolhimento de contribuição para o FGTS, observado o prazo de dois anos após o término do contrato; II – Para os casos em que o prazo prescricional já estava em curso em 13.11.2014, aplica-se o prazo prescricional que se consumar primeiro: trinta anos, contados do termo inicial, ou cinco anos, a partir de 13.11.2014.” (STF-ARE-709212/DF)

Sabendo disso, recomenda-se a guarda pelo prazo determinado pela lei, 30 anos, visto que há divergência na interpretação do STJ e STF.

PREVIDÊNCIA SOCIAL:

De acordo com o Regulamento da Previdência Social, a empresa tem obrigação de manter, durante 10 anos, para fins de fiscalização, documentos comprobatórios do cumprimento de suas obrigações legais assim como os arquivos digitais do sistema de processamento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários.

CONTRATOS DE TRABALHO:

É recomendada a guarda, por tempo indeterminado, de contratos de trabalho bem como os livros ou fichas de registros dos empregados uma vez que são importantes para comprovação de tempo de serviço para fins de benefícios previdenciários. Por fim, é importante ressaltar que documentos contêm informações importantes e sigilosas, portanto, o cuidado direcionado para a guarda dos documentos deve ser o mesmo para o descarte.

DESCARTE DE DOCUMENTOS:

Quando a empresa for descartar os documentos que não apresentam mais funcionalidade para a mesma, deve torná-los ilegíveis para evitar qualquer prejuízo financeiro ou algum dano moral. Bernhoeft