Mesmo em tempos digitais, ainda há quem adote procedimentos de
contabilidade manual. Seja pela confiança nos processos tradicionais, pelo medo do novo ou por ignorar suas vantagens, a única certeza é que o mercado atual não concede mais espaço para quem não se moderniza. Neste artigo, vamos trazer razões para você romper de vez com o passado.
Você ainda pratica a contabilidade manual?
Faz tempo, mas talvez você lembre do que aprendeu na escola sobre a
Revolução Industrial. Embora muitas das inovações da época tenham melhorado a vida das pessoas, máquinas substituíram homens. O fechamento de postos de trabalho foi um dano colateral necessário para o progresso. Mais de 200 anos depois, estamos vivendo uma nova revolução, que é
eletrônica e digital. Você não participou da primeira, mas é compreensível temer estar no papel daqueles trabalhadores engolidos pela novidades. O medo do novo é natural. Mas ele não se sustenta em fatos. Há uma razão principal para você abandonar hoje mesmo a contabilidade manual e se modernizar. Se observar com atenção, vai perceber que o que está em andamento é uma
substituição de tecnologias. O impacto disso aparece nos processos e na forma como eles são executados. Mas a figura do contador é intocável. Então, se ainda está preso a papéis e a tarefas que tomam um tempo precioso, esteja pronto para mudar. Praticar a contabilidade manual, com certeza, é um
obstáculo ao crescimento do seu escritório – talvez o maior deles.
6 motivos para ser um contador digital
Se você ainda não se sente pronto para abandonar de vez a contabilidade manual, não há problemas. O que vai ler a partir de agora deve ser suficiente para
abrir seus olhos. O novo chegou e não é preciso ter medo. Ele é seu aliado, não seu inimigo.
1. Ser mais produtivo
Muitos dos outros motivos que serão listados a seguir estão relacionados com o ganho de produtividade. Um contador que usa o que a tecnologia oferece
faz mais em menos tempo. Para entender, basta pensar quanto tempo leva para reunir todas as informações contábeis do cliente. Se for qualquer coisa acima de “segundos”, está perdendo
minutos preciosos para trabalhar para seu escritório crescer. Ao abrir as portas para a integração contábil, você se conecta ao
sistema de gestão do cliente. É o fim dos “cálculos que não fecham”, do “papel que estava aqui e desapareceu”.
2. Ser mais eficiente
A eficiência é a carametade da produtividade. Juntas, formam um casal perfeito, pois permitem não apenas fazer mais em menos tempo, como
fazer melhor. Pelo mesmo sistema que citamos antes como exemplo, você pode, por exemplo,
emitir relatórios quase que instantaneamente. Sem a tecnologia, além do tempo que perde na construção de um documento assim, ele dificilmente ficaria tão completo. Não há segredos para isso. É a
organização das informações que o torna mais eficiente. E isso quem faz agora é a tecnologia e não mais as suas mãos.
3. Entregar maior valor
Não é preciso lembrar que o mercado está concorrido. No dia a dia, você percebe isso. O problema é que, se está preso à contabilidade manual, não consegue se diferenciar. Para
se tornar um competidor, é preciso entregar maior valor ao cliente. Veja como um benefício leva ao outro. Assim que se torna mais produtivo e eficiente, você faz mais, faz melhor e amplia sua capacidade de oferecer
soluções personalizadas ao cliente. Não há sensação pior para ele do que receber mais do mesmo. E não precisa ser assim.
4. Motivar a equipe
Se você tem colaboradores no escritório, a motivação funciona como um motor para o sucesso de suas ações. Nenhuma meta se torna alcançável sem o
engajamento da equipe, certo? Então, olhe para seus processos e reflita. Será que, com a mesa cheia de papéis e fazendo cálculos e relatórios manuais, eles estão suficientemente motivados? As pessoas são dinâmicas, assim como a própria atividade contábil é. Quanto mais tempo elas permanecem fazendo a mesma tarefa, menos motivadas se sentirão. E em um
ambiente de trabalho, a desmotivação de um facilmente contamina aos demais.
5. Aumentar a segurança da informação
Imagine só ter o
computador infectado por um vírus ou, quem sabe, ser atacado por um tipo de
ransomware. Já falamos sobre essa ameaça aqui no blog e, recentemente, tivemos o episódio do
WannaCry. O fato é que adeptos da contabilidade manual confiam demais no armazenamento físico das informações. A tecnologia evoluiu. Números, balanços e demonstrativos não precisam mais ficar hospedados no computador ou vagando entre pendrives. As soluções de armazenamento em nuvem garantem uma
proteção muito superior, com o bônus do acesso de qualquer lugar por pessoas autorizadas. Não dá para
correr riscos e expor informações. O agravante é que elas não são suas, mas dos clientes. Como explicar a eles que foi descuidado e perdeu algum dado da sua contabilidade? Ou que foi vítima de um hacker e tudo sobre a empresa se tornou público?
6. Melhorar a relação com o cliente
Parece óbvio, mas não custa lembrar. Ao se tornar um contador mais produtivo, eficiente, que entrega maior valor nos seus serviços e garante a segurança das informações,
tudo fica mais fácil. Está, definitivamente, aberto o caminho para o seu escritório crescer. A tecnologia possibilita isso tudo e muito mais. Ela permite abrir
novos canais de comunicação, como e-mail, WhatsApp, Skype e Hangout. Isso ajuda a criar uma parceria sempre importante com o empreendedor. De quebra, o inspira a ter maior confiança no seu trabalho.
Diga adeus à contabilidade manual
Neste artigo, apresentamos razões para deixar a contabilidade manual no passado e se abrir ao
novo mundo digital. Como vimos, há mais do que benefícios nessa atitude. Ela é quase uma condição obrigatória para a sobrevivência do seu escritório. Via
ContaAzul
