Principais documentos para efetivar admissão

Se a sua empresa está se organizando para fazer novas contratações, é necessário entender como funciona esse processo e quais são os documentos necessários para efetivar a admissão.

É através deles que a empresa formaliza a contratação e registra o trabalhador, a fim de garantir que sejam cumpridas todas as determinações trabalhistas.

Isso porque o Ministério do Trabalho exige que sejam feitos vários registros e, para que os profissionais de RH ou Departamento Pessoal não se confundam, elaboramos este artigo com as informações necessárias para garantir que a admissão do novo trabalhador seja realizada sem erros.

Acompanhe! 

Porque a documentação é importante? 

Após ser escolhido pela empresa, o novo empregado deve apresentar uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal.

Sabemos que se trata de um procedimento que exige muito trabalho e atenção, mas saiba que esses documentos são importantes para identificar o novo colaborador e informar sua relação de trabalho ao governo federal. 

Além disso, as informações também são utilizadas para que o trabalhador tenha acesso a direitos trabalhistas e previdenciários, conforme determina a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Documentos necessários 

Para que você entenda melhor, listamos os principais documentos que costumam ser solicitados para contratação. São eles: 

• Carteira de Trabalho (CTPS);
• Cópia do RG e do CPF;
• Título de eleitor;
• Comprovante de residência;
• Inscrição no PIS/Pasep;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Certidão de nascimento;
• Certidão de casamento (se o trabalhador for casado);
• Certificado de alistamento militar ou reservista;
• Atestado de Saúde Ocupacional (emitido após exames de admissão); 
• Cópia de certidão de nascimento se houver filhos de até 21 anos, 
• Cartão de vacinação dos filhos menores;
• Comprovante de frequência escolar para o caso de salário-família;
• Fotos;
• CNH (para profissão que necessite);

Existem ainda outros tipos de contratação, como no caso de estagiários e jovem aprendiz. Veja o que é necessário apresentar: 

Para estagiário: 

• Carteira de Identidade;
• CPF;
• Termo de Compromisso de Estágio;
• Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
• Histórico escolar;
• Comprovante de residência.

Para jovem aprendiz:

• Carteira de Identidade;
• CPF;
• Carteira de Trabalho;
• Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
• Certificado de conclusão do ensino médio.

Conheça os prazos 

Vale ressaltar que, ao receber a documentação do novo trabalhador, a empresa não poderá permanecer com os documentos por mais de cinco dias, de acordo com a Lei 5.553/68.

Desta forma, é necessário que os documentos sejam devolvidos ao colaborador que deve ainda assinar um documento que ateste a devolução dentro do prazo. 

No caso da carteira de trabalho, é preciso que a devolução aconteça em até 48 horas.

Atualmente, as empresas utilizam ainda a CTPS Digital que foi disponibilizada, a fim de que sejam registradas as informações do trabalhador nos sistemas do governo, conhecido como eSocial, onde será informado os seguintes dados:

• CPF;
• Carteira de Trabalho;
• NIS (NIT/PIS/PASEP).

Outros documentos

O trabalhador precisa estar atento, pois existem alguns documentos que não podem ser exigidos pela empresa.

Dentre eles estão a certidão negativa de ações trabalhistas, além de registros que atestem se o trabalhador possui dívidas e dados referentes à antecedentes criminais, exceto quando forem situações determinadas pelo Tribunal Superior do Trabalho. 

Além disso, as empresas também não podem solicitar ao novo colaborador comprovantes ou exames de gravidez, esterilização ou relacionados à HIV.

A solicitação de qualquer um destes documentos pode ser considerada discriminatória e pode prejudicar a empresa, que pode ser penalizada com multas e processos trabalhistas. 

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Por: Samara Arruda