Principais pontos a se considerar para optar por um BPO financeiro

O BPO Financeiro, alinhado às rotinas administrativas e a contabilidade das empresas, cada vez mais é vital para garantir o sucesso do negócio.

Quando se abre espaço na agenda do empreendedor para que atue a maior parte do tempo no objeto do negócio, mais chance ele tem de dar certo, de ser inovador, atuar nas dores dos clientes e surpreendê-los com soluções novas e mais eficientes.

O papel do BPO é exatamente este: atuar como parceiro das rotinas, sejam elas financeiras, contábeis e administrativas, entregando valor ao empresário com eficiência e qualidade na informação.

Neste artigo vamos conhecer os cinco principais pontos que você deve considerar antes de optar pelo BPO Financeiro e tirar o melhor proveito dos serviços prestados.

O que é BPO Financeiro?

BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing. É a terceirização da gestão do processo e das rotinas financeiras de uma empresa.

O BPO Financeiro – prestador desse serviço – será responsável por toda ou parte da gestão financeira, integrando com as rotinas contábeis, administrativas e interligando fluxo de caixa às obrigações tributárias.

Este ponto é importante porque sempre que se integra contabilidade e finanças o olhar estratégico sobre os números da empresa cresce e as tomadas de decisões se tornam mais seguras. 

E para profissionais liberais, micro e pequenas empresas que tem pouca ou nenhuma estrutura, o BPO financeiro acaba sendo uma solução importante para ter um processo de qualidade e seguro, ganhando tempo tanto para o crescimento do negócio como para o lazer com a família. 

4 pontos que você deve considerar na decisão pelo BPO Financeiro

Como toda terceirização, o BPO Financeiro não serve para todo tipo de negócio.

A decisão passa pela confiança nas entregas que o serviço irá efetuar. Você deve ter a tranquilidade de deixar na mão de outra empresa a gestão das suas rotinas e analisar de maneira executiva os relatórios.

Também deve fazer a leitura e tomar decisões com base nas entregas, tanto rotineiras, quanto gerenciais. Aqui listamos quatro pontos que vão direcionar a sua tomada de decisão por um BPO Financeiro, ou não.

Claro que exceções existem, mas é muito importante, dentro de um olhar empresarial, ter consciência de como estamos estruturados – seja uma micro ou pequena empresa, ou até mesmo um profissional liberal com contratos de prestação de serviço à pessoa jurídica.

1. As suas finanças pessoais estão ligadas às finanças da empresa?

Existem dois mundos que precisam ser bem separados, pois a saúde de ambos será garantida por essa separação: as finanças do CNPJ (empresa) e do CPF (pessoa física).

E por que isso é importante? Porque os gastos pessoais dizem respeito exclusivamente à pessoa física e não podem influenciar no fluxo de caixa, por exemplo.

Celular pessoal, água, luz, internet de casa, cartão de crédito não empresarial devem ser administrados à parte da empresa, a partir de receitas provindas do pró labore do dono ou sócio. 

Da mesma forma, gastos da empresa como equipamentos, papelaria, cartórios, delivery, devem estar apartados das contas pessoais e precisam ser pagos através do cartão corporativo (se houver) pix direto da conta pessoa jurídica ou ainda pelo caixa da empresa.

Pagar estas despesas com cartão de crédito pessoal ou com recursos do dono ou sócio, podem ser feitos, mas antes do fechamento do mês precisam ser contabilizados de maneira correta para evitar problemas futuros. O ideal é que não se faça.

Com a utilização de um serviço financeiro terceirizado, isso dificilmente acontece, pois o dono ou sócio, não atua nas rotinas financeiras e contábeis.

Os pagamentos são feitos pelo BPO, bem como o fluxo de caixa e contabilização das entradas e saídas. No final do mês o financeiro está organizado e não há nenhuma interferência de contas pessoais no fluxo do CNPJ.

2. Minhas atividades originais são deixadas de lado para realizar o financeiro e contabilidade?

Este é um erro muito comum que afeta as empresas, o humor do dono ou sócio e, se houver, dos empregados da organização.

O fato é que as rotinas financeiras, administrativas e contábeis tomam tempo e exigem uma dedicação, praticamente diária. As obrigações tributárias precisam estar em dia e serem entregues ao Fisco nos prazos corretos. E quem vai fazer todos esses processos?

Na maioria das vezes o empreendedor, que não é conhecedor das rotinas e não possui expertise para atividades como pagamento de fornecedores, cálculos de RH, emissão de notas fiscais e acompanhamento dos pagamentos recebidos, por exemplo.

Pode contar com a ajuda de amigos, pode fazer a noite ou no final de semana, mas o fato é que jamais será um trabalho profissional e seguro. Além disso, outro ponto acaba concorrendo (e perdendo) para as rotinas administrativas e financeiras: o tempo livre.

O empreendedor, para manter seu negócio ativo e sustentável, precisa ter tempo disponível, para a família, para o lazer e entretenimento, o chamado bem estar.

Ao optar por realizar tudo sozinho, além de não possuir a expertise necessária, precisará de mais tempo do que um sistema e um profissional especializado.

3. Quanto do seu tempo está usando para o seu financeiro?

Como falamos acima, o fato é que as atividades da rotina financeira tomam tempo, precisam de exatidão e não podem ser negligenciadas sob pena de multas desnecessárias e descontrole do negócio.

São perdas silenciosas que aos poucos, vão levando para o ralo o resultado da empresa. 

Você como gestor do negócio não pode ter mais do que 5% do seu tempo utilizado por rotinas financeiras e o ideal é que o utilize para fazer leituras de relatórios que direcionem as tomadas de decisão do negócio. 

Outro ponto importante é que atuar no dia a dia do financeiro, faz com que o empresário tenha que tomar ações práticas, nem sempre agradáveis como cobrar um fornecedor ou cancelar um contrato por falta de pagamento.

O ideal é que essas atividades sejam feitas por outra pessoa para que a imagem do empreendedor não fique comprometida, afinal, negócios são negócios.

4. Tenho um fluxo de caixa que atende às demandas do meu negócio?

O financeiro é responsável por analisar o fluxo de caixa e apontar as melhores formas de utilizar sua capacidade financeira da empresa.

É uma ferramenta poderosa para a tomada de decisão em relação a antecipação e pagamentos de fornecedores, por exemplo. 

É a partir do fluxo de caixa que se define a capacidade de investimentos e endividamento de curto, médio e longo prazo.

Ter essas questões alinhadas de maneira profissional permite que a empresa navegue sem grandes riscos, prevendo situações e se antecipando aos compromissos futuros. 

Sem um olhar apurado e profissional sobre essas questões, oportunidades podem ser perdidas definitivamente, acarretando problemas à saúde financeira da empresa.

Mas muitas dessas ocasiões são passadas despercebidas no dia-a-dia, quando não há um olhar especial voltado para questões como essa.

Por: Guilherme Soares, engenheiro formado pela Universidade de São Paulo com mestrado em administração de empresas pela London Business School. Guilherme atuou como consultor de estratégia de negócios na Bain & Company e liderou áreas de estratégia comercial e produtos na Latam Airlines Cargo e Cielo. Iniciou na Contabilizei em 2018.

Fonte: Contabilizei

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