Quais são as principais formas de controle de jornada de trabalho?

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Todo mês os setores de RH e DP de uma empresa têm uma missão importante: realizar o controle da jornada de trabalho dos colaboradores. 

Esse controle de jornada pode ser feito de muitas maneiras, e é um processo que exige muito cuidado e atenção, afinal, um controle de jornada ineficiente pode acarretar em prejuízos para a organização.

Por isso, o que toda empresa precisa é encontrar uma forma eficiente de cumprir essa tarefa.

Principalmente, pois a jornada de trabalho interfere em diversos processos da rotina de RH/DP, como cálculo de folha de pagamento, controle de absenteísmo, gestão de escalas entre outros que estão diretamente ligados à jornada dos funcionários. 

Se você chegou a esse texto, é porque deseja entender mais sobre esse tema, e quer saber como pode tornar o controle de jornada da sua organização mais eficiente, certo? 

Neste conteúdo vamos abordar tudo sobre o controle de jornada, a sua importância e como sua empresa pode fazê-lo da melhor forma possível.

O que é controle de jornada?

Um controle da jornada de trabalho, explicando de forma simples, é o processo de utilizar um sistema de marcação de horários para saber como os colaboradores de uma empresa cumpriram sua jornada de trabalho durante o mês. 

Dessa forma, esse controle inclui a quantidade de horas trabalhadas por dia, as pausas feitas durante a jornada, horas extras, atrasos e todas as informações relacionadas à jornada dos funcionários.  

Mas antes de começarmos esse texto e nos aprofundarmos mais no controle de jornada, você precisa entender como funciona a jornada de trabalho segundo a lei trabalhista.

Jornada de trabalho – O que diz a lei 

Uma jornada de trabalho corresponde ao período em que o colaborador deve prestar os seus serviços ao empregador.

A mais comum das jornadas compreende 8 horas diárias de trabalho, entretanto, em alguns casos pode ser que esse período seja outro. 

Para entender melhor o controle de jornada, precisamos saber algumas regras básicas da jornada de trabalho. 

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a jornada diária de um trabalhador deve compreender 8 horas diárias, com limite de limite de 44 horas semanais. 

Dessa forma, as empresas podem adotar diversos tipos de escalas de trabalho com horários diferentes para compreender esse limite. 

Todavia, a CLT também diz que um colaborador pode fazer até 2 horas extras por dia.

Entretanto, essas horas excedentes devem ser pagas a ele com um acréscimo, que pode ser de 50% ou 100% do valor da hora normal do funcionário. 

Dentro desta jornada, ainda é preciso que exista um Intervalo intrajornada, que é uma pausa feita durante o expediente para almoço ou descanso. 

Por isso, é importante que exista esse controle da jornada, para saber se a empresa está cumprindo com a legislação e para que o colaborador possa receber de acordo com o tempo dedicado pela empresa. 

Agora sim vamos entender mais sobre o controle de jornada, começando pelo que diz a lei.  

Controle de jornada na CLT: O que diz a lei?

O controle de jornada é uma exigência da legislação trabalhista para empresas com mais de 20 funcionários em seus estabelecimentos.

Ele aparece no artigo 74 da CLT, e prevê que esse controle pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica.

Contudo, é importante ressaltar que até 2019, esse controle era obrigatório apenas para estabelecimentos com mais de 10 colaboradores.

E, com o advento da Lei da Liberdade Econômica, a obrigatoriedade de controle de jornada passou a valer apenas para os estabelecimentos com mais de 20 colaboradores. 

Sobre esse trecho da CLT, temos que destacar algumas informações, a primeira delas é que, no texto da lei, a palavra “estabelecimentos” quer dizer que em cada filial da organização, se houver mais do que 20 funcionários, é necessário um controle de jornada. 

Além disso, a lei ainda completa  que para o controle de ponto eletrônico, devem ser observadas as instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia que, nesse caso, trata-se das portarias 1510 e 373 do antigo Ministério do Trabalho e Emprego. 

Veremos mais sobre essa portaria um pouco mais a frente, agora vamos entender um pouco mais sobre a obrigatoriedade do controle de jornada. 

Quando é obrigatório controlar o ponto?

Desde que o artigo 74 sofreu alterações com a Lei da Liberdade Econômica, muitas empresas ficaram com dúvidas sobre quando é ou não obrigatório controlar o ponto. 

Essa dúvida ocorre por conta do parágrafo 4° do artigo, que prevê o registro de ponto por exceção. O ponto por exceção acontece quando o colaborador só registra as variações de sua jornada, como atrasos, horas extras ou faltas. 

A verdade é que de acordo com a lei esse método só pode ser adotado mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

E, ainda assim, é totalmente opcional, não extinguindo a obrigatoriedade do controle de jornada

Dessa forma, se não existe nenhum acordo ou previsão em convenção coletiva, e se o seu estabelecimento tiver mais do que 20 funcionários, é totalmente obrigatório realizar esse controle. 

Existem alguns casos em que o controle de jornada não se torna obrigatório, são eles:

  • Cargos de confiança;
  • Regime de teletrabalho.

Vamos entender mais. 

Cargos de confiança 

Quando falamos sobre a não obrigatoriedade do controle de jornada, logo pensamos nos cargos de confiança, ou seja, posições de diretores, gerentes, líderes de departamento entre outros cargos. 

Isso porque, de acordo com o artigo 62, inciso ll da CLT, pessoas no cargo de confiança não possuem direito ao adicional de hora extra nem o  limite de jornada de 8 horas diárias.

Em vista disso, os trabalhadores em cargos de confiança fazem a sua própria jornada, sendo dispensável o controle. 

Teletrabalho 

O artigo 62 também fala sobre o teletrabalho, sendo assim dispensável o pagamento de hora extra ou limite de jornada, os trabalhadores nessa categoria não necessitam efetuar o   controle de horas. 

Contudo, é importante ressaltar que teletrabalho é diferente do colaborador em home office.

Veja,  o teletrabalho possui uma série de conjunturas que determinam a forma de trabalho, diferente do home office, que se trata do ato de realizar o seu expediente fora do escritório.

No caso do colaborador em home office, o controle de jornada não deixa de ser obrigatório, mas sim, opcional. 

Um outro caso aparece no artigo 62, e ainda gera muitas dúvidas, é o caso dos colaboradores externos, ou seja que exercem suas atividades na rua, o inciso l do artigo 62 diz o seguinte:

“Art. 62

[…] 

l – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados […]”.

Sobre esse trecho, podemos destacar duas coisas. A primeira é que essa redação da lei é de 1994, e de lá para cá diversas tecnologias surgiram, inclusive relacionadas ao controle de jornada, como o ponto eletrônico online, que pode efetuar a marcação de ponto pelo celular. 

Isso quer dizer que, por mais que exista essa previsão, em alguns casos, a empresa pode ter que lidar com uma reclamação na justiça por parte de algum colaborador. 

Isso porque, o funcionário  pode alegar que a empresa controlava seus horários por meio de equipamentos tecnológicos, e então invalidar a “impossibilidade de fixação de horário”. 

Essa ainda é uma questão bastante discutida no Direito do Trabalho, e alguns autores afirmam que um simples roteiro de visitas, ou controle de quilometragem podem ser usados como prova pelo funcionário em um possível processo trabalhista. 

Portanto, caso a sua empresa tenha funcionários externos, é importante se atentar para não ser pega de surpresa, ou adotar um controle de jornada compatível com a atividade externa. 

Agora que já vimos quais são as obrigatoriedades do controle de jornada, vamos ver como funcionam as portarias que falamos mais acima. 

Lei ponto eletrônico

Você com certeza já deve ter ouvido falar sobre a lei do ponto eletrônico, assim que ficou conhecida a portaria 1510 do MTE, publicada em 2009. 

Essa portaria surgiu com o intuito de regulamentar os relógios de ponto eletrônico, utilizados pelas empresas.

Naquela época, era comum um relógio de ponto ter diferentes tipos de configurações de empresa para empresa, sendo assim fácil burlar ou adulterar os registros. 

Por isso, o intuito da nova portaria era padronizar o ponto eletrônico para que fosse mais fácil a fiscalização do trabalho e mais seguro para empresas e funcionários. 

Contudo, com a nova portaria, se tornou necessário que os Registradores Eletrônico de Ponto – REP, seguissem uma série de especificações para que sua utilização fosse válida. 

De forma breve, para que um REP possa funcionar em uma empresa de acordo com a portaria é necessário que ele:

  • Possua relógio interno de tempo real com precisão mínima de 1 minuto por ano, com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de 1040 horas na ausência de energia elétrica;
  • Seja capaz de emitir o comprovante de ponto a cada marcação feita pelo colaborador, com durabilidade de cinco anos;
  • Possua um mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
  • Ter como finalidade exclusiva a marcação do ponto;
  • Possua forma de armazenamento permanente, em que os dados não possam ser alterados ou apagados;
  • Possua meio de armazenamento, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
  • Não dependa de qualquer conexão com outro equipamento externo para a função de marcação de ponto;
  • Possua porta padrão USB externa, captura dos dados armazenados pelo Auditor- Fiscal do Trabalho.

Além disso, para o tratamento das informações, é preciso que o REP tenha um sistema complementar chamado de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP. 

Para esse sistema de tratamento a portaria também coloca algumas exigências, é vedado ao sistema: 

Após alguns anos da publicação da portaria 1510, outros sistemas de controle de jornada começaram a se popularizar no mercado empresarial, e houve a necessidade de uma nova portaria, a 373, também expedida pelo MTE.

Essa portaria surgiu para regulamentar o uso do ponto eletrônico alternativo nas empresas.

Ela é um pouco mais curta do que a portaria 1510, e possui algumas exigências em comum, como ser vedado aos sistemas que façam marcações de ponto automáticas ou tenham restrições a marcação de ponto. 

Uma outra exigência dessa portaria é que, para a adoção do sistema alternativo de ponto, é necessário uma autorização por convenção coletiva ou acordo coletivo. 

É importante ressaltar que uma portaria não extingue a outra, muitas pessoas confundem esse quesito, mas as portarias se complementam e representam mais possibilidades para a empresa controlar a jornada dos funcionários.

Até aqui vimos como funciona a lei sobre o controle de jornada, mas, além de entender como funciona, é preciso que você conheça bem cada modalidade de controle de jornada para escolher o melhor. 

Por isso, vamos te explicar como funcionam os principais meios de controle de jornada.

Foto: Agência Brasília
Foto: Agência Brasília

Quais são as principais formas de controle de jornada de trabalho?

Hoje em dia temos 4 meios de controle de jornada disponíveis e aceitos pela legislação trabalhista, são eles:

  • Ponto cartográfico ou mecânico;
  • Manual;
  • Ponto eletrônico;
  • Ponto alternativo.

Cada um desses tem suas particularidades e funcionalidades diferentes, vamos começar por um dos modelos mais antigos de controle de jornada, o ponto mecânico. 

Ponto cartográfico ou mecânico

Você sabe o que a empresa reconhecida internacionalmente como IBM tem haver com o relógio de ponto cartográfico

A norte-americana Bundy Manufacturing Company, foi a empresa responsável pela criação do primeiro relógio de ponto cartográfico do mundo. 

A criação aconteceu em 1988 e, naquela época, o equipamento se tornou uma revolução no controle de jornada, já que antes as empresas precisavam ter uma pessoa na entrada da companhia apenas para anotar as entradas e saídas dos funcionários.

Esse equipamento fez tanto sucesso que após alguns anos a empresa não parou de crescer e em 1924 se tornou a IBM, empresa de informática conhecida internacionalmente. 

O ponto cartográfico passou a ser o meio principal de controle de jornada nas empresas.

Nesse tipo de controle de ponto, era utilizado um sistema de marcação mecânico, que registrava a hora exata da entrada, pausa ou fim de expediente do funcionário.

Tudo isso, utilizando uma ficha de papel, conhecida como cartão de ponto. 

A marcação acontecia quando o funcionário inseria essa ficha no relógio, para carimbar seu horário.

E, a cada término de ciclo, era necessário que a empresa recolhesse os cartões dos funcionários e fizesse os apontamentos do cartão de ponto.

O ponto cartográfico foi por muito tempo a principal escolha das empresas, sendo o primeiro relógio a chegar no Brasil, com a necessidade de controle de jornada trazida pela CLT.  

Hoje em dia esse sistema se tornou mais moderno, contudo, ainda não pode ser definido como uma boa escolha, já que, ao final do ciclo, gera um grande volume de informações a serem organizadas dentro de um prazo limitado para as equipes de RH fecharem a folha. 

Manual

ponto manual ainda é mais antigo do que o ponto mecânico, porém ainda é bastante utilizado por diversas empresas. 

Funciona de forma semelhante ao mecânico, mas aqui as anotações são feitas pelo próprio funcionário em um livro ou folha de ponto. 

Assim como o modelo anterior, ao final do ciclo é necessário que a equipe de RH/DP recolha o livro ou as folhas, e envie manualmente as informações para a planilha ou sistema de cálculo de horas. 

Este modelo se mostra menos seguro do que os outros, já que as informações aqui são anotadas podem ser passíveis de fraude ou de erros operacionais ao pegar as informações do ponto. 

Além disso, o gasto de tempo com recolhimento de folhas e cálculos costuma atrasar bastante as rotinas do departamento, por isso, podemos dizer que o ponto manual não é uma das melhores ferramentas para as empresas. 

Ponto eletrônico

ponto eletrônico foi o primeiro avanço obtido no controle de jornada, com ele, o controle pode ser feito por meio de um equipamento eletrônico que torna a marcação mais segura. 

Hoje em dia é possível encontrar diversos tipos de relógios de ponto eletrônico, que funcionam por meio de senha, cartão de ponto ou impressão digital. 

Todos eles, como vimos um pouco acima, precisam conter todas as configurações exigidas pela portaria 1510 para que seja válido, e ainda contar com um sistema auxiliar para o tratamento das informações do ponto. 

Apesar de ser mais seguro e mais rápido do que os modelos anteriores, os sistemas de registro de ponto eletrônico tendem a ter um alto custo para as empresas.

Afinal, para funcionar é necessário a compra do aparelho, insumos da máquina e estar sempre preparado para os gastos com a manutenção.

Ponto alternativo 

ponto alternativo é o mais recente método de controle de jornada, e também é conhecido como ponto online. 

Isso porque, os sistemas de controle de ponto alternativos funcionam por meio de um sistema em nuvem e para que sejam feitas as marcações basta um aparelho de celular, tablet ou computador.

Essa é uma das formas mais “livres” de marcação de ponto, já que o funcionário pode bater o ponto de qualquer lugar e não precisa de um aparelho fixo. 

Uma das principais diferenças deste modelo para o relógio de ponto é a sua mobilidade, que acabou ganhando a preferência de várias empresas durante o período de isolamento social por conta da pandemia de covid-19. 

Com um simples aplicativo de ponto eletrônico, as empresas conseguiram manter o controle de jornada mesmo durante o home office

Essa foi uma forma das companhias se aproximarem dos colaboradores e manter um pouco da normalidade mesmo à distância.

Diferente do relógio de ponto que somente permite a marcação no local em que está instalado.

Uma outra diferença entre os modelos é que o relógio de ponto eletrônico necessita de um sistema complementar para funcionar, já o ponto alternativo funciona através de um único sistema, o que permite acessos em diferentes computadores sem precisar instalar nenhum programa. 

Alguns sistemas de ponto alternativo, como o PontoTel, possuem um aplicativo de gestão, que permite aos gestores acompanharem a jornada ou fazerem alterações diretamente do celular em tempo real, uma solução bastante inteligente para o controle de jornada. 

Qual o melhor modelo de controle de jornada?

 Depois de descobrir como funcionam os principais modelos de controle de jornada, deu para perceber que eles são bem diferentes, mas qual será a melhor opção?

Vamos descobrir. 

De todos os modelos citados acima, a melhor opção é o controle de jornada alternativo, mas para te ajudar a escolher vamos usar uma situação. 

Para escolher o sistema de ponto ideal para você, é importante levar em consideração uma série de fatores e necessidades da sua empresa, contudo, podemos dizer que existem dois principais fatores para ajudar na sua escolha:

  • O número de funcionários que sua empresa possui; 
  • Quais são os objetivos de se implantar o sistema de controle de ponto. 

Por que esses são os principais? 

Bem, esses dois quesitos diferenciam o tipo de produto que você está procurando. Imagine uma empresa de 50 colaboradores, que funciona com o ponto manual. 

Todo mês, os funcionários responsáveis por fazer esse controle recolhem as informações das folhas, colocam em uma planilha e fazem os apontamentos e cálculos para a folha de pagamento. 

Contudo, a empresa está passando por uma reestruturação para expandir o seu quadro de colaboradores e melhorar sua gestão. 

Aquele controle de jornada já não é mais o suficiente, pois o seu objetivo não é mais apenas fazer as anotações.

Agora,  a empresa  quer otimizar as rotinas,  controlar melhor as horas extras, administrar o absenteísmo e tornar mais eficiente a gestão de pessoas, para então expandir o quadro de funcionários.

Será que um sistema de controle manual possui essas possibilidades?

Podemos dizer que não, pois para obter tais informações é necessário que o sistema seja inteligente, e possua capacidade de entregar relatórios completos com todas essas especificações. 

Por mais que a empresa consiga com muito esforço e dedicação de tempo, fazer o controle básico de horas pelo ponto manual, quando ela quer mudar sua gestão e expandir, ele já não serve mais. 

O mesmo você pode aplicar para seu negócio, se a sua empresa deseja ir além no controle de jornada, o melhor é investir em um ponto alternativo.

Qual a importância de controlar a jornada de trabalho?

Depois de entender mais sobre o que diz a lei, e conhecer os principais tipos de controle de jornada, você com certeza já se deu conta do quanto é importante esse processo. 

Controlar a jornada traz diversos benefícios para sua empresa e colaboradores, e torna a sua empresa muito mais estratégica e ainda te ajuda a reduzir custos e tempo. 

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Fonte: Ponto Tel