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Manter a contabilidade de sua empresa em dia é uma obrigação. Claro, que você não é obrigado a entender sobre todas as obrigações legais. Para isso é preciso contar com a ajuda de um contador ou de um escritório de contabilidade.
O profissional irá lhe informar dos livros contábeis que são necessários para você ter em mãos sempre que for solicitado e que estão previstos no Código Comercial Brasileiro. Neles irão constar todas as informações sobre acontecimentos financeiros do empreendimento ao longo do ano.
Os livros contábeis são documentos onde estão registradas todas as informações de caráter econômico e financeiro de uma empresa. Através destas informações, é possível que o contador acompanhe a saúde financeira do empreendimento e, juntamente com o empresário, possam realizar um planejamento financeiro de médio a longo prazo.
Os principais livros utilizados pela Contabilidade são o Livro Diário, Livro Razão, Livro Prestação de Contas e Livro Caixa.
Quer saber um pouco mais sobre eles? Acompanhe a leitura.
O Diário é um livro obrigatório. Seu uso está previsto na Legislação Comercial. No Diário são lançados dia a dia todos os acontecimentos que ocorrem na empresa e que provocam modificações no Patrimônio, bem como aqueles que possam vir a modificar futuramente o Patrimônio.
Por ser obrigatório, o Diário está sujeito a algumas formalidades. Por exemplo, o livro Diário deve ser encadernado com folhas numeradas seguidamente. Deve conter, também, os Termos de Abertura e encerramento, ser submetido à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio; quando se tratar de empresa civil. No Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos.
Os Termos de abertura e de Encerramento devem ser transcritos, respectivamente, na primeira e na última página do livro Diário, na mesma data e antes de se iniciar a Escrituração.
Este livro também que ser será completo, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil, com individualização e clareza, ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens.
O livro Diário tradicional pode ser substituído por fichas (contínuas, em forma de sanfona, soltas ou avulsas), escriturado por processo manual, mecanizado ou por processamento eletrônico de dados (computador) No entanto, seja qual for o sistema de Escrituração adotado, a empresa deverá cumprir os requisitos intrínsecos, previstos na lei fiscal e comercial para o livro Diário.
O Livro Razão é um livro de grande utilidade para a contabilidade porque registra o movimento individualizado de todas as Contas. A Escrituração do livro Razão passou a ser obrigatória a partir de 1991 e é o mais importante para a Contabilidade, porque permite o controle do movimento de cada Conta, separadamente. O primeiro passo para escriturar este livro é abrir uma página para cada conta usada na Escrituração do livro Diário.
Para escriturar o Razão, partimos do Diário. Pegamos em cada lançamento as Contas envolvidas e lançamos no débito ou no crédito, conforme essas contas estejam debitadas ou creditadas no Diário.
O Livro Prestação de Contas é um livro auxiliar do livro Razão. È usado para controlar a movimentação das Contas que representam Direito e Obrigações. Para escriturá-lo, partimos também do livro Diário, e toda vez que registrarmos no Diário um Fato que envolva uma Conta pessoal (representativa de Direitos ou de Obrigação), devemos escriturar o referido Fato também no livro Contas-Correntes.
O Livro Caixa também é auxiliar. Nele são registrados todos os Fatos Administrativos que envolvam entradas e saídas de dinheiro. Como “entrada”, ou “debito” de Caixa, são registrados todos os recebimentos em dinheiro ou cheques. São escriturados, inclusive, os cheques emitidos pela própria empresa para transferência de depósito, de um banco para outro.
Como “saída”, ou “credito” de Caixa, são registrados todos os pagamentos, inclusive aqueles feitos com cheques emitidos pela própria empresa. São registrados, também, como saída, os depósitos (em dinheiro e cheques) feitos em Bancos.
O saldo do livro Caixa deve corresponder exatamente à existência física em poder do responsável pelo Caixa, e pode ser composto pelos seguintes valores:
Com o avanço da tecnologia, surge a Escrituração Contábil Digital (ECD) que é uma das obrigações acessórias das empresas brasileiras. Ela foi criada com a intenção de reunir os dados dos livros contábeis.
Desta forma, a ECD foi estabelecida para substituir a entrega das informações das empresas em papel pela versão digital. Ela reúne todas as movimentações financeiras e tributárias conhecidas pelos contadores, como por exemplo, o livro diário e seus auxiliares; o livro razão e seus auxiliares; além dos balancetes diários e fichas de lançamento.
A partir disso, os órgãos fiscalizadores podem verificar a regularidade da empresa. Por isso, esse documento se trata de um procedimento muito importante. Os livros contábeis devem ser assinados digitalmente, com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.
Sendo assim, a escrituração deve ser feita através do Programa Gerador de Escrituração (PGE), sob responsabilidade da Receita Federal. Sugerimos que você contrate um profissional de contabilidade para dar maiores orientações e ajudar na tarefa.
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