Qual é a forma mais segura de trocar de contador

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Trocar de contador é seguro?

Muitas empresas, por muitos motivos, sentem a necessidade de trocar de contador e é preciso tomar alguns cuidados neste processo para que a transição ocorra de forma segura.

A troca em si é muito simples, o foco deve estar em manter a regularidade fiscal da empresa de forma organizada para evitar dores de cabeça com o fisco, por exemplo, e ainda organizar as atividades estratégicas do negócio com uma mentalidade de crescimento e lucratividade.

Afinal, por que ter um contador no ambiente empresarial?

Obrigatório em todas as empresas (exceto MEI), o contador e seu escritório são importantes para alinhar a gestão financeira, econômica, tributária e patrimonial no ambiente dos negócios. A rotina desse profissional envolve cálculos, demonstrativos de resultados e apuração de impostos.

Um escritório terceirizado, por exemplo, consegue auxiliar o gestor de uma empresa a ter uma visão mais direcionada às receitas e despesas do negócio e o que efetivamente está gerando lucro. Além disso, esse processo ajuda na avaliação de riscos, no desenvolvimento de estratégias para reduzir a carga tributária e ainda na escolha de decisões mais assertivas conforme a empresa e o mercado em que atua.

Posso ou não trocar de contador?

Segundo o Código de Defesa do Consumidor, todos os empresários têm o direito de escolher uma empresa que atenda às necessidades do seu negócio. Você, empresário, precisa se atentar na assinatura do contrato, quais são os serviços inclusos e se há multa por rescisão contratual antes do prazo acordado por ambas as partes.

Se houver multa, faça uma avaliação colocando ‘na ponta do lápis’ os valores e a troca,  e se preciso negocie com a nova empresa que vai assumir as atividades contábeis para que seu negócio consiga uma boa vantagem nesta troca.

Você pode sim mudar de contador de forma eficiente e prática.

Como trocar de contador?

Existem vários motivos que levam um empresário a trocar de contador e de empresa. Muitas podem ser as razões recorrentes, como uma falta de comunicação eficiente, como também atrasos nas entregas combinadas.

A motivação pode ser financeira também, afinal, muitas empresas podem não estar satisfeitas com o valor que pagam à contabilidade relacionada com os serviços prestados.

Após entender o motivo e fechar a questão, formalize o cancelamento dos serviços através de um e-mail ou documento assinado e digitalizado para a empresa. Existe o prazo de 30 dias de rescisão de contrato em que é possível organizar a documentação cadastral, fiscal e contábil da sua empresa para tudo esteja em suas mãos nesta finalização.

Se possível, solicite um relatório de qualquer situação de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, e também sobre parcelamentos de dívidas, para que o novo escritório de contabilidade tenha em mãos os processos e consiga seguir de forma eficiente a contabilidade do seu negócio.

Forma segura de trocar de contador

Para ter efetividade neste processo, você deve levar em consideração alguns pontos essenciais para escolher uma nova empresa.

Busque por empresas conhecidas no mercado, seja por amigos empresários, prestadores de serviços que você conhece, como até mesmo clientes que você confia na indicação. Atualmente as empresas de contabilidade online estão crescendo muito em função da praticidade, segurança e valores aplicados ao serviço. Além disso, se atende para:

  • Se o escritório conta com registro regular no CRC;
  • Se a oferta de serviços vai ao encontro  das necessidades do seu negócio;
  • Observe se a proposta inclui condições específicas como valores extras por serviços prestados ou multa de rescisão;
  • Informe-se sobre os processos e documentos para solicitação de guias para pagamentos de impostos ou informações gerenciais.

Passos essenciais para trocar de contador

Depois de escolher uma empresa de contabilidade que vá realizar os serviços do seu negócio, formalize a proposta por meio de um contrato em que fique descrito todas as entregas e necessidades da sua empresa, as responsabilidades e os valores acordados.

  1. Apresente o seu negócio para a empresa contratada para que conheça todos os processos empresariais e a equipe que faz parte dela. Dessa forma, fica mais fácil para que o contador compreenda as informações gerenciais relevantes da sua empresa e todos os processos necessários para sua efetividade.

Não esqueça de perguntar e saber qual a frequência que você poderá se comunicar com o contador, quais os modelos de relatórios e as entregas, se irão usar software de gestão contábil, se uma pessoa específica da empresa irá cuidar do seu negócio para ser um responsável técnico de todas as suas demandas ou você será atendido por um time de contadores, conectados e especialistas em cada ramos da contabilidade.

  1. Independente da atividade da sua empresa e do mercado em que atua, solicite proteção de informações, ou seja, sigilo sobre seus valores e todas as demandas do seu negócio. Se preciso, registre em contrato essas informações sobre: plano de negócios, preços e custos, fornecedores e clientes, informações verbais e escritas e tudo que você considera importante.

Se necessário, tenha ajuda de um advogado ou assessoria jurídica.

  1. Registre a troca do seu contador, fazendo um protocolo de transferência de toda a documentação da sua empresa como balancetes mensais do exercício corrente, processos em andamento, documentação contábil e fiscal arquivada e situação atualizada de débitos e parcelamentos.

Você pode solicitar ao novo escritório de contabilidade um termo de transferência de responsabilidade em 3 vias  (uma para sua empresa, uma para a empresa que está saindo e outra para a nova empresa contratada), informando o novo responsável técnico da empresa junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Esse documento garante que todas as funções foram cumpridas e que o contador anterior não será mais responsável pela sua empresa. Garante também que o novo contador será comunicado sobre sua nova responsabilidade diante do seu negócio e o bom desempenho de todas as funções acordadas.

  1. Regularidade fiscal é importante e não pode ser deixado de lado. Solicite um levantamento dessa regularidade de sua empresa dos últimos cinco anos para o novo contador.

Essa é uma forma de você garantir que a empresa anterior não deixou passar nenhuma obrigação fiscal da sua empresa e que todas as funções foram realizadas de acordo com o regime de tributação.

Qual o momento para realizar estes processos?

Esses são os principais procedimentos para você trocar de contabilidade de forma segura e eficiente sem atrapalhar a gestão da sua empresa e sem prejudicar o seu planejamento e evolução.

Se você quer realizar esses passos de forma objetiva e sem ‘dores de cabeça’, pode contar com a ajuda dos contadores da Contabilizei – deixando toda essa parte burocrática e complexa conosco.

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Fonte: Contabilizei