RAIS: O que é esta declaração e como deve ser entregue?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) consiste em uma ferramenta responsável pela coleta de dados referentes às atividades trabalhistas. 

Criada pelo Governo Federal no ano de 1975, a RAIS se consolidou como uma das principais fontes de dados e estatísticas trabalhistas presente no mercado brasileiro.

Isso porque, através desta relação é possível conferir o número atualizado de empregos formais existentes no Brasil, além de também reunir dados correspondentes às demissões, novas atividades e empregos criados. 

Todas as informações atribuídas à RAIS são distribuídas nas seguintes categorias: município, faixa etária, classe econômica, ocupação, grau de instrução, tempo de trabalho e rendimento.

Qual o objetivo da RAIS?

Os principais objetivos da RAIS são:

• Controlar os níveis de nacionalização do trabalho, os registros do FGTS e benefícios previdenciários;
• Organizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais);
• Identificar o trabalhador que tem direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Quem deve declarar a RAIS?

A RAIS é uma obrigação voltada para a maior parte das empresas, e segundo o Ministério do Trabalho (MT), devem entregar esta declaração:

• Inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
• Todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
• Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
• Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
• Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
• Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
• Condomínios e sociedades civis;
• Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
• Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.

Portanto, se a empresa se enquadrar em algum dos requisitos mencionados acima, torna-se obrigatória a emissão da RAIS.

Quais profissionais estão ligados à RAIS?

Além dos requisitos mencionados anteriormente, também há uma breve lista de profissionais obrigados a declarar a RAIS, que são:

• Empregados contratados por pessoa física ou jurídica, sob regime da CLT;
• Servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
• Trabalhadores avulsos;
• Trabalhadores temporários;
• Trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
• Aprendizes;
• Servidores e trabalhadores licenciados;
• Dirigentes sindicais, etc.

Quais informações devem constar na RAIS?

O empregador deve mencionar na RAIS, todos os dados relacionados às contribuições sindicais patronais referentes ao ano-calendário, além de fornecer os dados sobre todos os trabalhadores contratados. 

Entre as principais informações obrigatórias, estão:

• A data de admissão;
• Os dados do trabalhador;
• A data e motivo da rescisão de contrato;
• Os valores relativos às verbas rescisórias;
• Os valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, etc. 

Como deve ser o envio da RAIS?

A RAIS deve ser enviada pelas empresas ao órgão fiscalizador por meio do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). 

No entanto, esta obrigação é dividida entre as seguintes empresas:

• Grupo 1 (faturamento superior a R$ 78 milhões) 
• Grupo 2 (faturamento inferior a R$ 78 milhões, exceto Simples Nacional), 

No caso das demais empresas, a forma de envio permanece como de costume, ou seja, através do portal da RAIS.

São elas:

• Grupo 3: ME (Microempresa) e EPP (Empresa de Pequeno Porte) optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoas físicas (exceto domésticos), entidades sem fins lucrativos;
• Grupo 4: entes públicos de âmbito federal e as organizações internacionais;
• Grupo 5: entes públicos de âmbito estadual e o Distrito Federal;
• Grupo 6: entes públicos de âmbito municipal, as comissões polinacionais e os consórcios públicos.

O que é a RAIS Negativa?

A RAIS Negativa deve ser declarada pela empresa que não precisou contratar nenhum funcionário durante o ano-base ou que se manteve inativa pelo mesmo período. 

Entretanto, no caso do Microempreendedor Individual (MEI) que também não empregou nenhum funcionário durante o ano-base, este fica isento da declaração. 

Conforme disposto na Portaria do Ministério do Trabalho e do Emprego (MTE) de número 5:

1º - O estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS – RAIS NEGATIVA – preenchendo apenas os dados a ele pertinentes.

2º - A exigência de apresentação da RAIS NEGATIVA a que se refere o § 1º deste artigo não se aplica ao Microempreendedor Individual de que trata o art. 18-A, § 1º da Lei Complementar nº 123/2006.

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Por Laura Alvarenga