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Vou começar direto ao ponto: o que é regime de competência? O regime de competência é um regime contábil no qual o registro ocorre na data do fato gerador. Sendo assim, receitas, despesas e custos devem ser registrados e contabilizados no momento em que o evento que explica o consumo ou geração de recursos ocorreu e não necessariamente no momento em que o dinheiro entrou ou saiu do caixa.
Esse conceito pode gerar muita confusão mesmo para empresários experientes que não tem muita afinidade com as áreas de finanças e de contabilidade e infelizmente essa confusão pode gerar danos muito mais sérios do que se imagina. Você pode ver dinheiro no caixa e achar que a situação de uma empresa está ótima, mesmo ela gerando prejuízos mês após mês e quando o caixa começar a apertar a situação já pode ser irreversível.
Além disso, no Brasil é considerado o regime de competência como sendo o oficial pela legislação para a declaração do imposto de renda. Dessa forma, toda indústria poderá optar por este regime. Em casos em que a indústria é considerada como uma grande empresa e não se encaixar nos requerimentos do regime de caixa, o regime de competência torna-se obrigatório.
Portanto, você acha que é importante se aprofundar nesse assunto? Sim ou sim?
Perceba que essa descrição inicial trata tanto da aplicação para cumprimento de questões fiscais quanto de aplicações gerenciais para a melhor tomada de decisão do gestor.
Agora que já passei o conceito geral do o que é regime de competência, vamos seguir para a explicação da importância deste regime.
Ainda que gestores tenham a agenda cheia e com o tempo escasso, a gestão financeira e fiscal precisa ser levada a sério, uma vez que são áreas de grande importância em qualquer empresa.
Com isso em mente, o objetivo deste texto é ajudar o aprendizado sobre o que é regime de competência e assim facilitar a gestão financeira da sua fábrica.
O regime de competência é importante porque é o modelo oficial da legislação brasileira para declaração de imposto de renda, é capaz de organizar as finanças de empresas de qualquer porte e é utilizado para prever o futuro financeiro da empresa. Isso porque independentemente das condições de pagamento ou recebimento, que vão impactar imediatamente o caixa da indústria, você pode estar consumindo mais recursos do que a sua geração. Ou seja, suas despesas são maiores do que as receitas. Sua empresa não corre o risco de gerar prejuízos consecutivos, uma vez que terá o demonstrativo de resultados do exercício (DRE) e saberá que algo está errado na gestão de suas operações.
Certa vez aprendi com um querido professor que os custos e despesas não são as causas dos problemas das empresas: eles são as consequências de suas operações Por isso, é importantíssimo monitorar de perto seus custos, despesas e suas receitas considerando o regime de competência.
Mas este não é o único regime contábil, existe também o regime de caixa, que escrevemos um artigo completo mas de qualquer forma ainda irei explicar mais no decorrer deste artigo. Continue lendo para entender as principais diferenças.
Para facilitar o entendimento, achei melhor listar de maneira prática 8 exemplos que ilustram o que é regime de competência e suas diferenças em relação ao caixa. Vou ser exaustivo aqui nos conceitos de consumo e geração de recursos, que explicam despesas, custos e receitas.
Sua indústria compra uma máquina hoje e parcela o pagamento em 5 anos, mas ela deprecia em 10 anos. Vamos supor que o valor é R$ 120.000, você pagará R$ 2.000 por mês, pelos 60 meses (5 anos), mas terá como custo ou despesa no regime de competência R$ 1000 por mês, pelos 120 meses.
Ou seja, você terá uma saída de caixa de R$ 2.000 por 60 meses, considerando o regime de caixa e uma despesa (ou custo) de R$ 1.000 por 120 meses. Pensando pela lógica de consumo de recursos, a máquina é um recurso e será consumida por 120 meses.
Normalmente o pagamento é feito até o quinto dia útil do mês corrente, referente à competência do mês anterior. Ou seja, o pagamento da folha de abril é feito em maio. Pelo regime de competência o mês é abril e pelo regime de caixa o mês é maio. Os recursos são as horas das pessoas que trabalharam e essas horas foram consumidas no mês de abril.
Alguns itens que normalmente geram uma certa polêmica aqui no que diz respeito a diferença entre regime de caixa e competência é o pagamento de 13º salário, férias e provisão para rescisões. O 13º, por exemplo é sempre pago nos meses de novembro e dezembro (caixa), porém para o regime de competência esse valor deve ser provisionado ao longo dos 12 meses do ano. Assim como o 13º, as férias devem divididas entre os 12 meses do ano.
Se considerarmos que os recursos humanos são consumidos (sem nenhuma má interpretação da palavra aqui, por favor) durante 11 meses do ano se 1 mês o colaborador está em férias, para fins gerenciais podemos considerar que todos os salários e encargos deverão ser divididos por 11 meses e com isso você pode chegar a um valor de custo hora de sua mão de obra.
Esse exemplo é mais simples, mas achei importante listar aqui. Similar ao pagamento de salários e encargos, normalmente a apuração do consumo é feita após o fechamento do período, por exemplo, do dia 11 do mês atual até o dia 10 do mês seguinte e o pagamento é feito 15 dias após o fechamento, neste caso no dia 25, entretanto, a competência normalmente é considerada como o mês com o maior número de dias do período ou o mês em que o período de apuração é iniciado, neste caso o mês anterior.
Se formos levar ao pé da letra, ou melhor, ao pé do conceito, o recurso é consumido dia a dia e portanto a competência poderia ser considerada no momento do consumo. Vamos pensar em uma máquina que tem um medidor de consumo de energia em tempo real, com isso é possível saber o quanto de energia você está consumindo para fabricar um produto. Obviamente, o custo para se chegar a esse nível de precisão na apuração dos custos nem sempre compensa e esse exemplo tem como maior objetivo ilustrar o conceito da competência.
Primeiro exemplo de receita aqui e nesse caso a sua empresa não está consumindo o recurso e sim gerando recursos. Justamente essa relação de consumo e geração de recursos que leva a apuração de resultado: lucro ou prejuízo. Esse exemplo de venda de assinatura anual de um serviço eu vivo no dia a dia da Nomus, mas vejo algumas indústrias vendendo serviços dessa natureza, como por exemplo garantia estendida sobre o produto que foi vendido, por exemplo.
Nesses casos, normalmente o cliente pode pagar antecipadamente pela assinatura anual e vai usar o serviço ao longo de um ano inteiro. Para fins gerenciais, tanto para quem compra, como para quem vende, o valor da anuidade poderá ser distribuído igualmente ao longo dos 12 meses. Digamos que seja R$ 18000, o valor a ser apurado mensalmente como regime de competência seria de R$ 1500.
Dependendo do volume de vendas de anuidades e da sazonalidade dessas vendas, se você não distribuir essa receita de acordo com a sua competência, pode ser que no final do ano falte dinheiro para pagar suas contas. Por exemplo, se suas vendas de anuidade forem concentradas em alguns meses do ano, digamos que em março, abril e maio, você precisará deixar esse dinheiro reservado para poder pagar as despesas e custos que serão necessários para manter a prestação de serviços até fevereiro do ano seguinte.
Se você trabalhar somente com o regime de caixa, vai apurar um lucro (caixa positivo) enorme nesses 3 meses e prejuízos (caixa negativo) acumulados nos meses seguintes.
Assim como no caso da venda da assinatura anual, o valor desse projeto deve ser dividido por 6 e considerado na competência de cada mês. Para fins de regime de caixa, a entrada é no primeiro mês do projeto, mas para fins de competência a receita deve ser distribuída pelos 6 meses.
No caso de empresas que compram materiais para revenda, ou seja, empresas que tem como parte de sua atividade o comércio ou compra e venda de mercadorias, passa a ser necessária uma gestão de estoque. Os valores desses itens vão para estoque no momento da compra e só são considerados custo no momento em que são vendidos. Esse é o conceito do CMV, ou custo da mercadoria vendida que aparece no DRE de empresas com esse tipo de operação.
Ou seja, posso comprar e pagar pelas mercadorias em janeiro e vender 4 meses depois, em maio. O regime de caixa irá considerar janeiro e o regime de competência será em maio.
Nos casos de indústrias que tem um processo de transformação de matéria prima em produto acabado, a complexidade na gestão de estoque é muito maior do que em empresas de comércio. É similar a compra de materiais para revenda, mas com o detalhe de que os materiais são transformados antes de serem vendidos e por isso a competência ocorre no momento da venda também e esse é o conceito do CPV, ou custo do produto vendido.
Vamos supor que a sua indústria compra materiais ao longo de vários meses e esses materiais sejam apropriados pela produção. O estoque dos materiais é valorizado a cada compra e na medida em que as produções são concluídas, o estoque de produto acabado é valorizado com a soma dos custos dos materiais mais custos de mão de obra direta (MOD) e custos indiretos de fabricação (CIF).
Exemplo similar ao de compra de materiais para revenda, com a diferença de que o material não é vendido e sim consumido pela própria empresa. Se você comprar material de limpeza na promoção, por exemplo para ser consumido ao longo de 4 meses, você não vai ter prejuízo nesse mês por ter tido uma saída de caixa mais alta nesse período.
No regime de competência, gerencialmente você deve estocar o material e requisitar sempre que for utilizado. Com isso, a competência a ser considerada é o dia em que o material foi consumido e não a data em que foi comprado.
Agora vamos ampliar seus conhecimentos sobre o que é regime de competência.
Ao escolher este regime, sua indústria precisa tomar alguns cuidados para não acabar com problemas fluxo de caixa ou fiscais.
Para começar, é preciso manter um controle rígido do seu fluxo de caixa, registrando tudo o que de fato entra e sai da sua empresa. Porque seu DRE pode estar indicado lucro em um período mas os pagamentos na prática estarem atrasados e sua empresa acabar ficando com o caixa negativo.
O regime de competência é utilizado para montar o DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício) e com ele sua equipe consegue saber se a estrutura financeira da sua indústria está conforme o esperado e se o atual modelo de negócio é viável. Sendo assim, o DRE é capaz de avaliar e determinar se é vantajoso continuar produzindo e comercializando os produtos da sua indústria e se seus custos e despesas são pagos pelo lucro gerado na venda. (Isso sem levar em consideração quando os pagamentos serão realizados pelos seus clientes).
Como falei acima, o DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício) não leva em consideração o que acontece de fato no caixa da sua indústria. Desta forma, é possível que a sua indústria acabe ficando com pouco ou nenhum dinheiro em caixa, o que pode levar a contrair dívidas desnecessárias. Isso normalmente ocorre se os prazos de recebimento dos seus clientes forem maiores do que os prazos de seu pagamento a fornecedores.
Legalmente, todas as empresas podem optar pelo regime de competência mas ele é obrigatório para grandes empresas. Micro e pequenas empresas e também as que utilizam o simples nacional e o lucro presumido podem optar pelo regime de caixa. Isso é claro, para questões fiscais. Caso o objetivo ser apenas o gerenciamento financeiro da indústria, ambos os modelos podem ser utilizados por qualquer empresa.
O regime de caixa é um regime contábil em que as receitas e despesas da empresa só são contabilizadas quando entram ou saem de fato do caixa da empresa e não quando os recursos são gerados ou consumidos. Dessa forma a empresa só é tributada pelos valores recebidos e não quando gera suas notas fiscais.
Ou seja, o regime de caixa segue o fluxo de caixa da empresa, já que só será contabilizado o dinheiro que foi de fato recebido e no momento em que foi recebido. Esse regime existe porque comprar e pagar são coisas diferentes. Você pode comprar um produto hoje e começar a pagá-lo só no próximo mês ou parcelá-lo em diversas vezes.
Assim como escrevi no outro artigo, minha recomendação é: os dois. Sua empresa irá se beneficiar muito mais se utilizar ambos os regimes para que eles se complementem e assim torne a sua gestão financeira muito mais precisa.
É claro que caso sua indústria ainda tiver uma estrutura muito enxuta, pode parecer um objetivo muito complexo. Entretanto, você deve pelo menos manter esse modelo completo como meta para o gerenciamento financeiro da sua organização. Usando os dois, você terá dois relatórios que deixaram suas finanças sob controle, veja a seguir:
O DRE é um relatório criado a partir do modelo de regime de competência e é um dos mais importantes relatórios contábeis para a gestão de uma indústria. Por ele é possível determinar se a sua indústria obteve lucro ou acabou ocorrendo prejuízo em um determinado período.
A desvantagem deste relatório é que não leva em conta a data real das entradas e saídas de caixa. Isso pode gerar uma bola de neve caso haja inadimplências, imprevistos ou, como mencionei anteriormente, diferenças substanciais entre os prazos de pagamento e recebimento.
O DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) lista todas as entradas e saídas de caixa da sua indústria e é desenvolvido a partir da lógica do regime de caixa. Por ele é possível saber como está a saúde financeira do caixa da sua indústria, ou seja, se você vai ter caixa para pagar todos os seus compromissos no mês atual.
Infelizmente, algumas empresas não prestam atenção aqui e acabam sofrendo quando os prazos das suas contas a receber (pagamentos de clientes) são maiores do que os prazos das suas contas a pagar (para fornecedores, colaboradores etc.) – com isso, uma empresa que trabalha somente com o DRE e é lucrativa, pode até quebrar se não observar do DFC que há esses descasamento entre pagamentos e recebimentos.
Para fechar, tanto o DFC quanto o DRE possuem objetivos diferentes e podem ser complementares. Vale ressaltar que cada um possui pontos fracos e fortes. Caso a sua indústria possua ambos bem estruturados, conseguirá o melhor cenário para tomar as decisões importantes.
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Conteúdo original Nomus
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