Regimes de contabilidade: Entenda como funciona o regime de caixa e de competência

Conhecer os regimes de contabilidade é fundamental para que a gestão do negócio seja feita de forma eficiente e estratégica. Para garantir essa vantagem, todos os profissionais que atuam no setor financeiro devem dominar os conceitos e entender sua aplicação prática.

Para ajudar você a aprimorar seus conhecimentos sobre o assunto, fizemos este artigo especial sobre regime de caixa e regime de competência. A seguir, você vai entender como funciona cada um dos regimes, sua importância, sua aplicação na rotina de uma empresa e seu impacto na gestão do negócio.

O que é regime de competência?

Trata-se do método pelo qual são feitos os registros de lançamentos contábeis. A expressão “regime de competência” significa que, independentemente da data do pagamento ou recebimento de um determinado valor (receita ou despesa), este será registrado exatamente na data e no mês em que a transação foi efetivada. 

Isso significa que, nesse regime, o registro do documento se dá na data em que o evento aconteceu, e não na data do pagamento propriamente dito. Por exemplo: se a empresa realizou uma despesa no mês de fevereiro para fazer o pagamento em março, o registro contábil sera feito em fevereiro, sendo este o mês de competência da referida despesa.

A regra do regime de competência pode ser aplicada em qualquer situação (custo, despesa ou venda). Os contadores definem esse regime como o registro do documento na data do fato gerador, ou seja, na data do documento, independentemente da data quando o mesmo será recebido ou pago.

As informações geradas pelo regime de competência são muito importantes sob o ponto de vista estratégico, uma vez que oferecem um panorama financeiro futuro (a curto prazo) do negócio.

O que é regime de caixa?

O regime de caixa é o oposto do regime de competência. Neste caso, a data considerada para registro é a data do efetivo recebimento ou pagamento, e não a data do fato gerador. Por esse motivo, o regime de caixa acaba sendo muito mais utilizado pelos gestores para avaliar a situação financeira da empresa, uma vez que está atrelado diretamente ao fluxo de caixa e ao dinheiro disponível.

Na análise do negócio, quando se observa exclusivamente a movimentação financeira, é o regime de caixa que está sendo considerado. As informações trazidas por ele permitem uma visualização mais concreta da realidade da empresa naquele momento e são extremamente relevantes sob o ponto de vista prático, uma vez que apresentam um panorama concreto sobre a realidade financeirada empresa naquele momento.

Quais são as diferenças entre eles?

Como você viu, a principal diferença entre esses regimes está no período em que é feito o registro: enquanto no regime de competência o registro é realizado na data do fato gerador, no regime de caixa o registro é feito com base na data do pagamento.

No regime de competência, o gestor também pode antecipar lançamentos, enquanto no regime de caixa ele encontra uma situação mais próxima da realidade financeira do negócio.

Na contabilidade e na legislação brasileira, o regime de competência é considerado o oficial. Todavia, no dia a dia e nas decisões práticas de gestão, o regime de caixa ocupa um papel importante. O que se deve ter em mente é que os dois são importantes e desempenham seu papel dentro do contexto contábil e estratégico do negócio. 

Como funcionam os regimes de contabilidade na prática?

A melhor forma de entender como funcionam esses dois regimes de contabilidade é ilustrando com um bom exemplo prático. Uma situação comum na nossa rotina é o uso do cartão de crédito, então iremos utilizá-lo como analogia a uma empresa e aos regimes de contabilidade.

Imagine que você usou o cartão de crédito para todas as suas compras durante um mês, recebendo ao final dele uma fatura de R$ 1.500,00. Considerando que a fatura do seu cartão vence no dia 15 do mês seguinte, a data do vencimento é considerada a data do regime de caixa, já que esta será a data na qual você fará o desembolso do valor para pagar a dívida.

Por outro lado, as datas em que você realizou cada compra no seu cartão no decorrer do mês são as datas do regime de competência, uma vez que foi durante as compras que ocorreu o fato gerador de cada uma das despesas.

É possível ir mais além neste exemplo. Vamos imaginar que a pessoa recebe um salário de R$ 2.500,00 a ser pago no dia 05 de cada mês. Nesse caso, se usarmos o salário como analogia aos lucros da empresa, é possível afirmar que a empresa teve um lucro de R$ 1.000,00 no período, uma vez que reduzimos o valor a ser pago na fatura do salário a ser recebido.

Por outro lado, se a pessoa receber seu salário só no dia 20, ela terá uma dívida por cinco dias, o que significa que a empresa tem uma deficiência no seu caixa.

Observando este exemplo sob o ponto de vista prático, o cenário ideal é aquele no qual o gestor tem uma visão completa dos dois conceitos. Dessa forma, ele terá condições de utilizá-los de forma conjunta, em posse de mais elementos para auxiliar no direcionamento do negócio e das suas decisões.

Tenha em mente que, mesmo que a empresa tenha boas vendas, é fundamental que ela receba os pagamentos dentro dos prazos para garantir a disponibilidade de dinheiro no caixa. Caso contrário, ela pode ter problemas financeiros mesmo tendo realizado muitas vendas.

Como os regimes influenciam a gestão do negócio?

Como mostramos acima, os dois regimes são importantes. Enquanto o regime de competência é relevante sob o ponto de vista legal, o regime de caixa é necessário sob o ponto de vista financeiro.

Entender cada um deles e saber como se dá a integração de ambos é fundamental, uma vez que o gestor financeiro não pode contar com valores que ainda não foram recebidos, nem ignorar valores como o da depreciação, que não estão previstos no regime de caixa mas geram impactos no resultado da empresa.

Podemos concluir, então, que o regime de competência e de caixa tem o mesmo grau de importância, uma vez que, quando trabalhados de forma conjunta, permitem atingir melhores resultados.

A compreensão acerca dos regimes de contabilidade é um modo de entender como conduzir o negócio de forma organizada e como alcançar objetivos com mais segurança e solidez.

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