Relacionamento com o cliente é um forte diferencial para o Contador




Em um cenário em que os clientes têm a percepção de que todos os escritórios de contabilidade oferecem os mesmos serviços e da mesma maneira, o diferencial passa a ser o preço, esmagando a margem de lucro e acirrando a concorrência. Isso lhe parece familiar?

Roberto Dias Duarte (sócio da NTW Contabilidade e autor da série de livros “Big Brother Fiscal”), afirma que a diferenciação da oferta e do atendimento é o que faz um comprador pagar mais ao prestador de serviços.

Em pesquisa realizada no ano passado, 388 escritórios de todo o país falaram sobre “Os novos desafios das empresas contábeis” e Duarte contabilizou que apenas 56% dos escritórios acreditavam que a excelência no atendimento seria um aspecto competitivo na sua operação, versus 70% que apontaram o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias como grande diferencial.


Mas será que a entrega do serviço correto é percebido como um grande diferencial na visão do cliente? Se as MPEs buscam um profissional contábil que possa ajudá-las com o cumprimento das obrigações, o que elas esperam é que esse serviço seja executado com exatidão, não é mesmo? Independente da grande dificuldade que os profissionais da área enfrentam para acompanhar tantas mudanças que o governo impõe, na ponta, o cliente já espera por esse serviço.

Uma das formas de seu escritório fazer diferente e ir além do cumprimento das obrigações acessórias é entregar um atendimento de alta qualidade, mostrando real interesse pelos negócios do cliente, oferecendo esclarecimentos e estando disponível para ele. Certamente, a relação entre vocês alcançará um novo patamar, no qual a confiança impera e o preço deixa de ser um fator decisivo para a escolha do escritório contábil. Além disso, dedicar tempo para o relacionamento com o cliente também impacta diretamente no controle da inadimplência no seu escritório contábil.

Construir uma relação de confiança é o maior investimento que seu escritório de contabilidade pode fazer no longo prazo e a comunicação constante com os clientes é o combustível que alimenta essa relação. Quanto mais o contador participa do negócio do cliente e aconselha nos procedimentos rotineiros, por exemplo, menos erros acontecem e menor é o risco para os dois lados, principalmente depois da lei de Responsabilidade Solidária.

A comunicação constante e transparente com seus clientes reduz sensivelmente esse risco, pois você participa da gestão do negócio mais de perto e pode conferir as transações detalhadamente. Esta ação evita que seu cliente chegue a uma situação crítica de caixa ou mesmo se atrapalhe na execução de um processo fiscal, sem se dar conta das complicações que pode gerar.

Estabelecer uma rotina de comunicação permite que você esclareça dúvidas antes mesmo de elas existirem, agilizando o dia a dia de seus clientes e da sua equipe. Aqui vale uma dica fundamental: seja relevante em seu contato, tratando de forma bastante prática os assuntos abordados, dando dicas e exemplos para a comunicação ser bem clara. Se você sentir que o cliente ainda não captou a mensagem que você quer passar, repita a informação ilustrando-a com outro exemplo para fortalecer o entendimento.

Precisa de ajuda para dar o primeiro passo? Veja os assuntos relevantes que você pode tratar com seus clientes:

1. Esclarecimento sobre a legislação ou obrigações acessórias

Se para os contadores já é complicado manter-se atualizado e entender tantos detalhes e mudanças nas obrigações fiscais e legais, para os empresários é ainda pior, porque a prioridade destes executivos é dedicar mais tempo à estratégia do negócio. Então, pense sempre em como facilitar a vida do cliente para que ele possa sentir-se seguro e preparado para atender a todas as exigências previstas, deixando claro que ações ele deve tomar e quando. Dessa forma, você também passará a ser percebido para além da operação fiscal.

As MPEs, por exemplo, têm documentos específicos que precisam apresentar ao fisco, como a DAS, GFIP, Balanço Patrimonial e DRE a RAIS e o CAGED. No entanto, é bastante comum que seus clientes não conheçam os tributos, muito menos os prazos de entrega. Vale a pena preparar um e-mail apontando as obrigações e suas periodicidades, principalmente, para os clientes que acabam de chegar ou que estão começando um negócio.

Imagine ainda, que uma nova forma de tributação é divulgada para o micro e pequeno empresário. Antes que seus clientes sejam impactados por ela, você pode preparar um artigo no seu site, ou mesmo um vídeo (como esse da Sevilha Contabilidade sobre substituição tributária no ICMS), esclarecendo um assunto e padronizando as orientações que o escritório quer passar. Assim, você mostra que está atento, se antecipa às necessidades do mercado e ainda evita que vários clientes tenham que procurar seu escritório para tirar a mesma dúvida.

E atenção: quando o assunto for urgente, delicado, ou exigir ações imediatas, pegue o telefone e fale diretamente com o seu cliente. Esse canal, apesar de tradicional, ainda é uma ótima opção para esclarecimentos, quando não é possível esperar que seu cliente leia e responda seu e-mail.

2. Alerta sobre o vencimento de prazo para entrega de documentos

Que escritório não fica um bom tempo do dia em função de cobrar o envio dos registros financeiros e contábeis pelos clientes? Esse é um problema muito comum e que pode ser combatido pela comunicação estruturada.

Nas MPEs muitas vezes um único funcionário faz o trabalho de áreas inteiras, então, o envio dos documentos pode “ficar para depois”, ou cair no esquecimento frente a tantas tarefas, comprometendo o prazo de entrega e sobrecarregando sua equipe no último dia de prazo. Facilite a vida do seu cliente enviando lembretes para que ele consiga se organizar e preparar as informações.

Essa atividade pode ser feita automaticamente pela solução gratuita da ContaAzul para Contadores. Nela, você pode configurar o disparo diretamente pelo sistema, na nova funcionalidade: “Lembrete de Rotinas Contábeis” e deixar tudo bem organizado tanto para sua equipe como para os seus clientes. Outra possibilidade é enviar mensagens via SMS ou mesmo o Whatsapp para fazer essa chamada, lembrando que é possível pré-agendar o disparo das mensagens para datas especificas.

Por exemplo: uma vez ao ano, geralmente em Abril, deve ser enviado à Receita Federal o DASN (Declaração Anual do Simples Nacional), caso o documento não seja entregue a tempo, seu cliente pode ficar inadimplente com o fisco, pagar multas e juros, além de ser excluído do Simples Nacional. Assim, no início de março você já pode enviar uma mensagem confirmando a data de entrega da obrigação e o prazo que seu escritório precisa receber os dados, alertando sobre as penalidades cabíveis.

A tecnologia pode ser sua maior aliada para evitar esquecimentos e reduzir o tempo com a digitação dos lançamentos contábeis. Existem soluções que permitem agilizar essa rotina em um processo de integração contábil. Como muitos clientes já fazem os lançamentos de recebimento, pagamento e a conciliação dentro de um sistema de gestão, você pode acessar esses dados e exportá-los diretamente para o seu sistema contábil ganhando um tempo incrível. O ContaAzul para Contadores é um exemplo de sistema gratuito que realiza a integração contábil. Quer testar o disparo dos lembretes e a integração contábil? Solicite seu acesso gratuito aqui!

3. Orientações e dicas sobre procedimentos

Muitos empreendedores são novatos na função e podem encontrar dificuldades em ações que para você são básicas. Ou então, mesmo conhecendo melhor os processos, ele pode precisar treinar um novo funcionário, por isso, contar com orientações detalhadas, vai ajudá-lo demais nessa tarefa.

A sugestão aqui é fornecer informações claras e práticas sobre procedimentos, ressaltando a máxima de que “o básico deve ser repetido para não ser esquecido”, não é mesmo?

Você pode por exemplo, compartilhar os materiais da ContaAzul, que explicam todas as rotinas fiscais, por exemplo: como organizar os documentos fiscais e os impostos, novidades da legislação, guias que orientam sobre procedimentos de nota fiscal, inscrição municipal, cálculo de alíquotas, entre outros. Tudo explicado em detalhes para os empresários se familiarizarem com as rotinas e com os termos utilizados também.

Outra sugestão que garante ótimos resultados é marcar uma reunião (presencial ou on-line) para acompanhar seu cliente na realização de uma tarefa: mostrar qual é o documento hábil necessário para realizar cada lançamento fiscal e como ele deve fazer essa atividade de maneira correta. Fazer um lançamento junto com o cliente ao menos uma vez, tirando as dúvidas, vai dar a segurança que ele precisa e valorizar o seu trabalho.

Investir tempo para que os processos sejam compreendidos e realizados corretamente, garante que os documentos chegarão de forma adequada ao seu escritório e isso fará com que sua equipe ganhe tempo na execução dos procedimentos burocráticos.

Além disso, você pode (e deve!) usar as redes sociais para divulgar informações relevantes para seus clientes e potenciais clientes. Essa exposição gera uma imagem positiva do seu escritório contábil no mercado, consolida seu nome como autoridade no assunto e ainda pode ajudar a ampliar sua carteira, já que sua audiência vai ganhando empatia e segurança com base no seu conteúdo.

Você viu nesse artigo que existem muitas formas de comunicação para demonstrar interesse e proximidade, aumentando as chances de sucesso dos clientes e afastando os riscos do seu escritório. Ferramentas de comunicação, soluções tecnológicas e as dicas de como utilizar todos esses recursos farão diferença daqui para frente. Queremos que você seja diferenciado! Conte com a ContaAzul para isso.

Vinicius Roveda
Matéria: https://contaazul.com/contabilidade/blog/relacionamento-com-o-cliente-e-um-forte-diferencial-para-o-contador/

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