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Retenção de impostos na nota fiscal de produtos e serviços: Entenda como funciona

Retenção de impostos na nota fiscal de produtos e serviços: Entenda como funciona

18/10/2019 às 08h45 Atualizada em 18/10/2019 às 11h45
Por: Ricardo
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Os recolhimentos de impostos e tributos é mais uma entre as muitas obrigações às quais os empresários brasileiros devem sempre ficar atentos. Embora não se trate de um processo complexo, compreender como funciona a retenção de impostos na nota fiscal ajuda a não cometer erros.

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A partir do momento que conhecemos a regras, torna-se mais fácil aplicá-las. Sendo assim, é fundamental compreender dois conceitos: o de retenção de impostos e o de substituição tributária. Vamos entender o significado de cada um deles.

Retenção de impostos: como funciona?

O mecanismo de retenção de impostos, que é aplicado sobre as notas fiscais de prestação de serviços, tem como objetivo garantir à Receita Federal que as empresas recolherão seus impostos. Trata-se de uma forma eficiente de antecipar os recebimentos e evitar que as empresas cometam crimes de sonegação.

Note que a retenção de impostos se aplica apenas às notas fiscais de prestação de serviços. Nesses casos, de acordo com o tipo de serviço prestado, sobre o valor pago pelo cliente é preciso aplicar um desconto relativo ao imposto devido. Esse percentual varia de acordo com o tributo e sua respectiva alíquota.

Entre as retenções podemos citar valores a título de Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF), como PISCofins e CSLL, Imposto de Renda (IR), INSS e Imposto Sobre Serviços (ISS), esse último direcionado aos municípios.

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Em outras palavras, isso significa que do valor total recebido pela empresa será preciso aplicar um desconto relacionado aos impostos em questão. Contudo, a responsabilidade sobre o recolhimento dos impostos, ou seja, a quitação dos valores junto à Receita Federal é sempre da pessoa jurídica.

Vale lembrar que essa retenção não ocorre quando a empresa em questão é Microempreendedor Individual (MEI). Também não há retenção para Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional. Nesse caso, a regra se aplica às companhias que se enquadram nos regimes de Lucro Real ou Lucro Presumido.

Em que momento o imposto retido é recolhido?

Tudo vai depender do tributo em questão, pois a retenção ocorre em momentos distintos. No Imposto de Renda, o fato gerador é o crédito ou o pagamento à pessoa jurídica prestadora (o que ocorrer primeiro). No caso das CSRF é o pagamento à pessoa jurídica beneficiária.

Ambos os impostos são recolhidos por meio de um DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)  que deve ser quitado até o último dia útil do mês subsequente ao mês em que tiverem sido feitos os pagamentos.

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Substituição tributária: como funciona?

Já no caso das empresas que trabalham com a venda de produtos, a retenção que se aplica é chamada de substituição tributária. Trata-se de uma forma de antecipação do ICMS atribuído a um contribuinte que seja diferente do mesmo que gerou a venda. Nesse caso, leva-se em consideração um valor presumido, pois os tributos são referentes a fatos geradores que ainda vão ocorrer.

Isso ocorre porque em toda a cadeia produtiva apenas uma empresa é a responsável por fazer o recolhimento do imposto. Para que as demais não paguem uma tributação já recolhida (dupla tributação), opta-se então por um mecanismo de substituição.

É por esse motivo que importadores e indústrias, em geral as empresas originárias do produto, é que assumem esse papel. Porém, nesse caso, é de suma importância conversar com um profissional de contabilidade para compreender quais são as regras que se aplicam no estado de registro da sua empresa.

Como é sabido, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) é de responsabilidade dos estados e, por essa razão, há regras específicas em cada uma das unidades da federação. Nas transações interestaduais a situação se torna ainda mais complexa, pois é preciso respeitar as regras do estado de origem e do estado de destino.

Em que momento o ICMS é recolhido na substituição tributária?

As regras que tratam sobre esse assunto podem ser conferidas no Convênio no 142/2018 (conforme listado abaixo). Todavia, os estados podem definir novos prazos, o que faz com que não exista uma padronização. Portanto, fique atento às regras do seu estado. Sem disposições em contrário, o que a legislação prevê é o seguinte:

  • Até o dia 9 do mês subsequente ao da saída da mercadoria, em se tratando de sujeito passivo por substituição inscrito no cadastro de contribuinte do ICMS da unidade federada de destino;
  • Na saída da mercadoria do estabelecimento remetente, em se tratando de sujeito passivo por substituição não inscrito no cadastro de contribuinte do ICMS da unidade federada de destino;
  • Até o dia 2 do segundo mês subsequente ao da saída da mercadoria, na hipótese de responsabilidade por substituição tributária atribuída a optante pelo Simples Nacional, inscrito na unidade federada de destino.

Tributação “presumida” prejudica pequenas empresas

Nenhum modelo tributário é perfeito, mas quando se trata do modelo brasileiro há muitas críticas por parte dos empresários. Além de os tributos serem considerados altos, a falta de padronização entre eles dificulta o trabalho das pequenas empresas, que nem sempre têm uma estrutura contábil completa à disposição.

O caso do setor de bebidas ilustra bem essa disparidade. Suponha que uma empresa comercializa um vinho importado para supermercados e hotéis. A importadora vende esse produto para os estabelecimentos por R$ 20. Se o supermercado revendê-lo por R$ 30 e o hotel por R$ 80, ambos recolherão o mesmo valor de imposto, pois o custo é determinado a partir de um preço médio.

Em outras palavras, torna-se um bom negócio para aquele que vende mais caro, mas não um negócio não tão interessante para quem vende por menos. Essa forma de tributação foi adotada visando diminuir o número de estabelecimentos a serem fiscalizados, pois é mais fácil atender dezenas de indústrias do que milhares de bares e supermercados.



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