Retificação dos arquivos da ECF: Entenda como é feita

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Desde 2014, quase todas as empresas estão obrigadas a apresentar Escrituração Contábil Fiscal (ECF) de forma centralizada pela matriz. Essa escrituração deve ser transmitida anualmente, até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

Considerando o volume de informações, sempre é possível que seja necessária a retificação de dados constantes da ECF que já foi enviada. Se você tem dúvidas sobre esse assunto, continue a leitura. Você vai entender como funciona a retificação desse arquivo!

Como é feita a retificação da ECF?

A retificação de uma ECF já enviada às autoridades fiscais ocorre por meio da apresentação de uma nova ECF, independentemente de autorização da autoridade administrativa.

Uma vez enviada a nova ECF (a retificadora), esta terá a mesma natureza da escrituração retificada, substituindo-a integralmente para todos os fins e direitos. Além disso, a ECF retificadora é que ficará ativa na base de dados do SPED.

Vedação da retificação de ECF

A legislação tributária só veda a retificação da ECF quando esta tiver por objetivo alterar o regime de tributação adotado pela empresa, salvo para fins de adoção do lucro arbitrado, nos casos determinados legalmente.

Quando a retificação de arquivos da ECF é obrigatória?

É preciso apresentar a retificação quando uma ECD substituta for apresentada, causando modificações nas contas ou nos saldos contábeis registrados na ECF anterior.

A retificação também se faz necessária quando algum lançamento futuro — feito na ECD — mudar a base de cálculo do IRPJ ou da CSLL, registrados em ECF de anos anteriores. Nessa situação, a entrega de uma ECF retificada deve ser feita para os anos em questão.

Essa retificação precisa conter informações sobre alterações no lucro líquido, mesmo nos casos em que a ECD não tenha sofrido qualquer modificação.

Além disso, caso a ECF retificadora altere os saldos das contas da parte B do e-Lalus ou do e-Lacs, a empresa deve verificar a necessidade de retificar as ECF dos anos-calendário posteriores.

Como realizar a retificação da ECF?

A entrega da retificação do ECF consiste em alguns procedimentos simples. São eles:

  • faça a exportação do arquivo original do ECF;
  • abra o arquivo que foi exportado em um programa semelhante ao “bloco de notas”, capaz de suportar sua extensão;
  • caso o arquivo a ser retificado esteja assinado, apague a assinatura: ela consiste em caracteres incomuns que surgem logo após o registro 9999;
  • mude o campo 12 de registro 0000 para a letra “S” (ECF retificadora);
  • faça a importação do arquivo ECF que foi retificado;
  • corrija os dados que precisam ser alterados no programa da ECF;
  • valide, assine e envie os arquivos da ECF retificadora.

Para evitar multas e problemas com a Receita Federal, é importante que gestores e empresários fiquem atentos às práticas solicitadas pelo SPED. Entre elas, podemos citar a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e a própria ECF, de modo que sua elaboração precisa ser feita com cuidado, respeitando as regras que a regulamentam.

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Conteúdo original Taxcel