Rotinas contábeis que as empresas devem adotar no Simples Nacional

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Trabalhar em um escritório de contabilidade envolve muitas informações, documentos, papéis, listas entre outros Cada cliente possui  suas peculiaridades e é preciso estar preparado para gerar relatórios para cada um deles. 

Desta forma, conclui-se que é preciso ter uma rotina contábil minimamente organizada, senão coisas importantes podem se perder e corre-se o risco até de perder o cliente ou este ficar insatisfeito com o trabalho.

A rotina contábil envolve todas as análises financeiras e abrange a realização de balanços, demonstração de resultados, controle de caixa e análise de lucros e prejuízos. Ou seja, envolve tudo o que é importante para o bom funcionamento de uma empresa e está muito relacionada às tomadas de decisão dos responsáveis pela gestão. Não importa de qual porte seja a empresa.

Para explicar quais são as rotinas básicas que uma empresa inscrita no Simples Nacional precisa ter, acompanhe conosco a leitura a seguir.

Como são as rotinas contábeis no Simples Nacional?

As rotinas contábeis do Simples Nacional são pensadas para diminuir as burocracias para as micro e pequenas empresas, mas mesmo com isso, elas requerem bastante atenção do empreendedor e do contador.

Ainda que o recolhimento de impostos seja feito em uma única guia mensal, os negócios que optaram pelo Simples Nacional não estão dispensados de suas obrigações acessórias, que são informações comprobatórias essenciais ao Fisco.

Diariamente é preciso registrar todas as operações da empresa e há muitas declarações mensais e anuais que precisam ser enviadas dentro do prazo para não gerar o recebimento de multas e penalidades.

Além do mais, é preciso estar atento à emissão e arquivamento de notas fiscais, escrituração fiscal e contábil, guarda de documentos e outras tarefas fundamentais para que o seu negócio esteja com a contabilidade em dia.

Rotinas contábeis no Simples Nacional

As rotinas contábeis no Simples são aplicadas para micro e pequenas empresas (ME e EPP) e precisam ser direcionadas a um contador experiente. mas atente para o detalhe que o MEI (Microempreendedor Individual) possui seu próprio regime tributário dentro do Simples (SIMEI) e está dispensado da maioria das obrigações. As obrigações diárias são:

1. Emissão de nota fiscal

A principal rotina contábil de empresas optantes pelo Simples Nacional é a emissão de nota fiscal eletrônica a cada venda. Nesse caso, existem três tipos principais de notas fiscais:

  • Nota fiscal eletrônica (NF-e): nota fiscal emitida por empresas do comércio que recolhem ICMS (competência estadual) para registrar a venda de produtos;
  • Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): nota fiscal emitida por empresas prestadoras de serviços que recolhem ISS (competência municipal) para registrar cada venda;
  • Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): nota fiscal emitida em lojas do varejo para registrar a venda direta de produtos e serviços ao consumidor (substituta do cupom fiscal).

Ou seja, é obrigação da empresa emitir a nota correspondente à operação e arquivar os documentos fiscais. Geralmente, o próprio gestor ou responsável pelo financeiro emite as notas fiscais por meio de um software emissor e o contador utiliza os documentos para calcular impostos e emitir declarações.

2. Escrituração fiscal e contábil

As empresas do Simples também devem manter o registro e controle de seu negócio através da escrituração fiscal e contábil, que é de responsabilidade do contador. Isto é feito através dos Livros a seguir:

  • Livro Caixa: escrituração das movimentações financeiras e contábeis (caso não utilize o Livro Razão e Diário);
  • Livro Registro de Inventário: escrituração de movimentações do estoque;
  • Livro Registro de Entradas: registro de entradas de bens, mercadorias, aquisições de serviços de transporte e comunicação, quando geram o ICMS;
  • Livro de Serviços Prestados e Tomados: quando o município não adotar a Declaração Eletrônica de Serviços como uma das obrigações acessórias.

3. Emissão e pagamento do DAS 

Todo mês, as empresas do Simples Nacional precisam emitir o DAS (Documento de Arrecadação Simplificada) e pagá-lo dentro do vencimento. Essa guia de recolhimento unifica todos os impostos devidos pela empresa, e deve ser apurada após o dia 10 e paga até o dia 20 do período.

Estes são os tributos incluídos no DAS, dependendo da atuação da empresa:

  • IRPJ – Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica
  • IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
  • CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
  • Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
  • Contribuição para o PIS/Pasep
  • CPP – Contribuição Patronal Previdenciária
  • ICMS – Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação
  • ISS – Imposto sobre Serviços.

4. Envio de informações pelo eSocial

Faz parte das rotinas contábeis do Simples Nacional enviar mensalmente as informações trabalhistas pelo eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

O sistema foi criado para simplificar a legislação trabalhista, e inclui as seguintes obrigações a serem enviadas pela empresa:

  • Folha de pagamento do mês
  • Comunicados de dispensa
  • Livro de registro de empregados (LRE)
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  • Guia de Recolhimento do FGTS
  • Carteira de trabalho e previdência social (CTPS)
  • Quadro de horários de trabalho (QHT)
  • Guia da Previdência Social (GPS)
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

Cada tipo de informação deve ser registrada por meio dos eventos disponíveis no sistema, para manter a empresa em dia com as leis da CLT.

5. Envio de declarações mensais e anuais

Toda empresa que opta pelo Simples Nacional tem o dever de enviar algumas declarações mensais e anuais sobre a sua situação financeira e fiscal que constituem obrigações acessórias.

Alguns exemplos de declarações mensais são:

  • DCTFWeb: documento de competência da União que reúne dados de contribuições ao INSS.
  • DES (Declaração eletrônica de serviços): declaração mensal referente aos serviços prestados ou tomados que substituem o livro de registro (obrigatória em alguns municípios).

Algumas declarações anuais são:

  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): inclui diversos dados da empresa, como informações dos sócios, divisão do capital social, quantidade de colaboradores, valores retirados em razão do lucro e pró-labore, entre outras (deve ser enviada até o final de março de cada ano)
  • Declaração do Imposto de Renda (DIRF): informa as retenções do Imposto de Renda tanto das pessoas físicas quanto das jurídicas e deve ser enviada até o último dia de fevereiro.

Conclusão

A manutenção de uma rotina contábil correta e eficiente já é meio caminho andado para que as obrigações sejam cumpridas com o mínimo de falhas. O que não pode acontecer é todas as etapas acabarem se tornando algo rotineiro, que recebe menos atenção pelo fato de se repetirem.

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