Rotinas contábeis que você pode agilizar no Simples Nacional

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As rotinas contábeis no Simples Nacional são pensadas para facilitar a vida do empreendedor, mas ainda têm sua complexidade.

Embora todos os impostos possam ser pagos em uma guia única mensal, a empresa precisa cumprir diversas obrigações acessórias, enviar declarações ao governo e manter seus documentos fiscais organizados.

Por isso, o contador é indispensável para manter a micro e pequena empresa em dia com a legislação — e melhor ainda se for um contador online

A seguir, você vai conhecer melhor as rotinas contábeis do Simples Nacional e entender como agilizar essas tarefas.

Continue lendo e fique por dentro da contabilidade do seu negócio.

Como são as rotinas contábeis no Simples Nacional

As rotinas contábeis do Simples Nacional são pensadas para reduzir a burocracia para as micro e pequenas empresas, mas ainda assim requerem atenção máxima do empreendedor e contador.

Embora o recolhimento de impostos seja feito em uma única guia mensal, os negócios optantes pelo Simples não estão dispensados das obrigações acessórias, que são informações comprobatórias essenciais ao Fisco.

No dia a dia, é preciso registrar todas as operações da empresa, e há várias declarações anuais e mensais que precisam ser enviadas dentro do prazo para evitar multas e penalidades. 

Além disso, é preciso ficar atento à emissão e arquivamento de notas fiscais, escrituração fiscal e contábil, guarda de documentos e outras tarefas fundamentais para deixar a contabilidade em dia.

Por isso, o contador é um profissional essencial para manter as empresas optantes pelo Simples regulares e garantir uma gestão eficiente. 

5 rotinas contábeis no Simples Nacional

As rotinas contábeis no Simples Nacional se aplicam a micro e pequenas empresas (ME e EPP) e devem ser direcionadas a um contador experiente.

Lembrando que o MEI (Microempreendedor Individual) possui seu próprio regime tributário dentro do Simples (SIMEI) e está dispensado da maioria das obrigações.

Veja como é o dia a dia dessas empresas.

1. Emissão de nota fiscal 

A principal rotina contábil de empresas optantes pelo Simples Nacional é a emissão de nota fiscal eletrônica a cada venda. 

No caso, existem três principais tipos de notas fiscais:

  • Nota fiscal eletrônica (NF-e): nota fiscal emitida por empresas do comércio que recolhem ICMS (competência estadual) para registrar a venda de produtos
  • Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): nota fiscal emitida por empresas prestadoras de serviços que recolhem ISS (competência municipal) para registrar cada venda
  • Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): nota fiscal emitida em lojas do varejo para registrar a venda direta de produtos e serviços ao consumidor (substituta do cupom fiscal).

Logo, é obrigação da empresa emitir a nota correspondente à operação e arquivar os documentos fiscais. 

Geralmente, o próprio gestor ou responsável pelo financeiro emite as notas fiscais por meio de um software emissor  e o contador utiliza os documentos para calcular impostos e emitir declarações. 

2. Escrituração fiscal e contábil

As empresas do Simples Nacional também devem manter o registro e controle de seu negócio através da escrituração fiscal e contábil, que é de responsabilidade do contador.

Veja os principais livros utilizados:

  • Livro Caixa: escrituração das movimentações financeiras e contábeis (caso não utilize o Livro Razão e Diário)
  • Livro Registro de Inventário: escrituração de movimentações do estoque
  • Livro Registro de Entradas: registro de entradas de bens, mercadorias, aquisições de serviços de transporte e comunicação, quando geram o ICMS
  • Livro de Serviços Prestados e Tomados: quando o município não adotar a Declaração Eletrônica de Serviços como uma das obrigações acessórias.

3. Emissão e pagamento do DAS 

Todo mês, as empresas do Simples Nacional devem emitir o DAS (Documento de Arrecadação Simplificada) e pagá-lo dentro do vencimento

Essa guia de recolhimento unifica todos os impostos devidos pela empresa, e deve ser apurada após o dia 10 e paga até o dia 20 do período.

Estes são os tributos incluídos no DAS, dependendo da atuação da empresa:

  • IRPJ – Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica
  • IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
  • CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
  • Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
  • Contribuição para o PIS/Pasep
  • CPP – Contribuição Patronal Previdenciária
  • ICMS – Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação
  • ISS – Imposto sobre Serviços.
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Simples Nacional

4. Envio de informações pelo eSocial

Mensalmente, faz parte das rotinas contábeis do Simples Nacional enviar as informações trabalhistas pelo eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

O sistema foi criado para simplificar a legislação trabalhista, e inclui as seguintes obrigações a serem enviadas pela empresa:

  • Folha de pagamento do mês
  • Comunicados de dispensa
  • Livro de registro de empregados (LRE)
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  • Guia de Recolhimento do FGTS
  • Carteira de trabalho e previdência social (CTPS)
  • Quadro de horários de trabalho (QHT)
  • Guia da Previdência Social (GPS)
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

Cada tipo de informação deve ser registrada por meio dos eventos disponíveis no sistema, para manter a empresa em dia com as leis da CLT.

5.  Envio de declarações mensais e anuais

Toda empresa optante pelo Simples deve enviar algumas declarações mensais e anuais sobre sua situação fiscal e financeira que constituem obrigações acessórias.

Veja alguns exemplos de declarações mensais:

  • DCTFWeb: documento de competência da União que reúne dados de contribuições ao INSS.
  • DES (Declaração eletrônica de serviços): declaração mensal referente aos serviços prestados ou tomados que substitui o livro de registro (obrigatória em alguns municípios).

E a seguir alguma declarações anuais:

  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): inclui diversos dados da empresa, como informações dos sócios, divisão do capital social, quantidade de colaboradores, valores retirados em razão do lucro e pró-labore, entre outras (deve ser enviada até o final de março de cada ano)
  • Declaração do Imposto de Renda (DIRF): informa as retenções do Imposto de Renda tanto das pessoas físicas quanto das jurídicas e deve ser enviada até o último dia de fevereiro.

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Para ter segurança e agilidade nas rotinas do Simples Nacional, você precisa de contadores qualificados e um sistema eficiente para gerenciar suas obrigações.

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Assim, você não perde tempo com burocracia e ganha uma parceria estratégica para apoiar sua tomada de decisão.

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Por: Jean Bitar é fundador e CEO da Contabilix, empresário no mercado de Tecnologia desde muito cedo, formado em Ciência da Computação e Ciências Contábeis, com MBA em Auditoria e Perícia Contábil.