Faltando menos de um mês para o final do ano, os escritórios de contabilidade começam a se organizar para apoiar os seus clientes em obrigações fiscais importantes como balanço patrimonial, fechamento de caixa e décimo terceiro, entre outros, e também a se prepararem para a temporada do Imposto de Renda.

E é justamente nessa época que o fluxo de documentos e informações aumentam consideravelmente. Por isso, manter tudo a salvo e organizado é fundamental para garantir a continuidade dos negócios – do seu escritório e dos seus clientes.

Pensando nisso, a Sage, empresa líder de mercado em soluções de gestão na nuvem, listou algumas dicas de gestão de dados e segurança da informação especialmente para os escritórios de contabilidade. Veja abaixo:

1. Faça backup
A sua empresa faz backups regularmente? Se sim, ótimo. Caso contrário, estabelecer uma rotina para copiar arquivos é uma tarefa para ontem, ok? Segundo especialistas, a metodologia de 3-2-1 é a mais recomendada. Ela consiste em ter três backups em dois tipos de mídia diferentes, sendo que uma dessas cópias esteja em outro ambiente – fora da rede e se possível, em um local fisicamente longe do escritório. Caso ocorra algum incidente, é possível recuperar tudo facilmente. As companhias também devem contar com soluções que já fazem o backup automaticamente.

2. Organize pastas e documentos
Ao longo dos anos, as empresas vão acumulando documentos e com o passar do tempo, encontrá-los na rede passa ser uma tarefa demorada. Adote uma metodologia para organizar as pastas e conscientize a sua equipe sobre a importância de manter a disciplina na hora de salvar os materiais. É uma medida simples e sem custos que otimizará a rotina do seu escritório.

Business Corporate Protection Safety Security Concept

3. Estabeleça uma política de segurança da informação
Profissionais contábeis lidam com informações sensíveis de diversas empresas. Ter uma política de segurança bem definida garante a tranquilidade do seu cliente e a sua também. Ela tem o objetivo de preservar a integridade dos dados, apontar como eles podem ser utilizados e determinar quais sãos os controles de proteção requeridos para cada tipo de conteúdo, além de estabelecer níveis de acesso e compartilhamentos de rede. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), prevista para entrar em vigor em 2020, essa iniciativa garante que o seu escritório cumpra a legislação.

4. Capacite a sua equipe
Capacitar os seus colaboradores é extremamente importante. O ideal é criar uma rotina de treinamentos para ensiná-los quais são os cuidados necessários, como proceder em casos de e-mail suspeito e dicas de boas práticas para navegar na Internet. Aplicar essa dinâmica de conscientização diminui consideravelmente a chance sofrer um ataque cibernético já que muitos hackers utilizam técnicas baseadas em engenharia social, ou seja, criam conteúdos atrativos para que o usuário baixe e instale o vírus.

5. Mantenha tudo atualizado
Manter as licenças de uso e atualizações de software em dia também é uma prática que evita perder dados e ou estar vulnerável a invasões. Certifique-se de que todos estão utilizando a versão mais recente das ferramentas. Vale ressaltar que isso inclui as soluções de antivírus também.

A Sage é a líder global em tecnologia que ajuda pequenas e médias empresas a terem a melhor performance.

Fonte: Sage Brasil